לוח משרות דרושים אדמיניסטרציה עבודה ציבורית / ממשלתית

דרושה מזכירה למשרה מלאה (40 ש"ש) למרכז ברמת גן.
העבודה כוללת:
* קבלת קהל
* עבודה מול קופות חולים
* עבודה בצוות רב מקצועי.

- ריכוז וניהול ההיבטים האדמיניסטרטיביים והתפעוליים של פעילות החטיבה
- ניהול תכניות עבודה וסדר היום של החטיבה וקביעת תכניות פעילות שנתית
- תכנון האמצעים וכח האדם הנדרש לפעילות החטיבה
- ניהול ישיר של צוות עובדים
- ניהול ממשק תפעולי מול גורמי חוץ ומול יתר חטיבות מסר
- אחריות על הכנת כלל החומרים הנדרשים לימי הפעילות
- מתן שירות ועבודה מול קהל הבוחנים והנבחנים
- עבודה דינמית המשלבת בין עבודת משרד לעבודה ברחבי מסר

משרה מלאה

תיאור התפקיד:
- מתן מענה טלפוני ופרונטלי למטופלים הפונים למרפאה.
- מתן מענה במיילים ועבודה עם מערכות מידע פנים ארגוניות.
- אחריות על חיוב וגביית תשלומים.
- סיוע לרופאים ואחיות במשימות אדמיניסטרטיביות.

היקף משרה- 55%.
מיקום משרה- חיפה.

דרוש/ה מנהל /ת אדמינסטרטיבי/ת לבית הספר השש שנתי ע''ש "רוגוזין".
היקף המשרה: 100% משרה.
תיאור התפקיד:
א. מפעיל/ה את העובדים בביה"ס ומפקח/ת על נוכחותם ותפקודם בעבודה.
ב. קובע/ת את שטחי פעולתם וחלוקת תפקידיהם של העובדים ודואג/ת למשמעת וסדר בעבודתם.
ג. יוזם/ת שיטות עבודה ומעבד הנחיות וקווי עבודה.
ד. מסייע/ת בהכנת תקציב שנתי ומעקב תקציבי שוטף בתיאום עם מנהל /ת ביה"ס.
ה. מנהל /ת מו"מ עם ספקים וגורמי חוץ לרכישת ציוד לימודי, ריהוט וחומרים, הרכישה בפועל תעשה באישור מנהלת ביה"ס.
ו. מנהל /ת את המשק הכספי של ביה"ס, מפקח/ת על הנהלת החשבונות ומקיים/ת קשר בנדון עם רשות החינוך המקומית.
ז. אחראי/ת להגשת דוחות נוכחות של כל העובדים.
ח. אחראי/ת עם ועד ההורים המוסדי לסידור וגביית תשלומי הורים.
ט. מפקח/ת על מלאי ומצאי, ציוד וריהוט של בית הספר.
י. מטפל/ת בבעיות מנהליות ואישיות של העובדים, ומקיים/ת קשר בנדון עם אגף משאבי אנוש ברשות בכפוף לממונה הישיר ( מנהל /ת ביה"ס).
יא. דואג/ת לתיאום משקי של כל פלגי ביה"ס.
יב. עוקב/ת ואחראי/ת לסידורים הדרושים לתשלום תשלומי החובה של ביה"ס.
יג. ביצוע כל מטלה מקצועית בהתאם להנחיית מנהלת בית הספר.
יד. אחראי על תחזוקה תקינה ושוטפת של ביה"ס, אחראי לתיקון כל הליקויים במבנה/ובחצרות, ואחראי על כל נושא הבטיחות של ביה"ס.
תאריך הגשת המועמדות: 20.07.2025 12:00.

דרוש/ה מנהלנ/ית בית ספר.
תאור התפקיד:
ייעוד:
תפעול מערך הכספים של בית הספר.
תחומי אחריות:
1. תפעול חשבונות בית הספר.
2. גביית כספים.
3. בקרה ודיווח על הנתונים הכספיים של בית הספר.
פירוט הביצועים והמשימות העיקריות, הנגזרים מתחומי האחריות:
1. תפעול חשבונות בית הספר
א. קבלת הצעות מחיר לצורך רכישת ציוד ושירותים לבית הספר.
ב. ריכוז הזמנות מספקים.
ג. ביצוע התקשרות מול ספקים וחתימה על חשבוניות.
ד. ייעוץ למנהל בית הספר בתכנון התקציב לשנה הבאה.
ה. ריכוז בקשות לועדת הנחות בבית הספר ותיעוד דיוני הוועדה.
ו. פנייה לרשות המקומית לקבלת שירותים.
ז. תשלום חשבונות בית הספר מחשבון בית הספר או חשבון הורים.
2. גביית כספים
א. גבייה ורישום תשלומי הורים.
ב. גבייה ווידוא קבלת תשלומים מלקוחות חיצוניים, הפועלים בשטח בית הספר או מקבלים שירות ממנו.
ג. הנפקת קבלות ואישור תשלומים.
3. בקרה ודיווח על הנתונים הכספיים של בית הספר
א. ריכוז ווידוא רצף לכל דפי החשבון המתקבלים מהבנק ביחס לחשבון בית הספר וחשבון הורים.
ב. תיעוד כל פעולות הכספים הנעשית בבית הספר.
ג. הנפקת דוחות בקרה תקופתיים למנהל בית הספר ולרשות המקומית.
ד. מילוי דוחות הנוגעים לתחום הכספים, על פי דרישת מנהל בית הספר.
ה. הפקת דו"ח שנתי להורי התלמידים אודות הכנסות והוצאות בית הספר בשנה הקודמת וצפי עתידי.
 תאריך הגשת המועמדות: 20.07.2025 10:00.

דרוש/ה אחראית תאום מערך ההיסעים במחלקת חינוך.
תחום היסעים
תיאור התפקיד:פיקוח וניהול מעקב ובקרה על מערך ההיסעים בישוב ומחוצה לו ועל תפקוד מלווים להיסעים קשר רצוף יום יומי עם חברות ההיסעים, מלווים, הורים, תלמידים וגורמים שונים במועצה ומחוצה לה.
הכנת חומרים למכרז, הוצאת הזמנות עבודה, קליטת חשבוניות, דיווח למשרד החינוך ובקרה על כספים שמתוקצבים ע"י משרד החינוך.
עיקרי התפקיד:
טיפול בהסעות של החינוך הרגיל והחינוך המיוחד.
זמינות מעבר לשעות העבודה ועד סיום מערך ההיסעים היומי.
תפקוד מלא בתפקיד בשעת חירום.
עבודה מול קבלני השרות ומתן מענה לשינויים במערך ה הסעות באופן שוטף.
מתן מענה בשטח לפתרון בעיות המתעוררות בהסעות.
מעקב ואישור חשבונות של קבלני הסעות.
מתן מענה באמצעות הסעות מזדמנות.
בקרות ואכיפה על קבלני ההסעות.
היקף משרה: 50%.
כפיפות: מנהלת מחלקת חינוך.
תנאי שכר:
דירוג המשרה: מנהלי, דרגה,7-9או מח"ר 37-39.
תאריך הגשת המועמדות: 17.07.2025 10:00.

דרוש/ה אחראי/ת תחום האדמיניסטרציה במחלקת חינוך.
תיאור התפקיד: סיוע למנהלת המחלקה ב נושאי הרישום והדיווח במחלקת חינוך, שיבוץ בגני ילדים,סיוע וטיפול במערך מילוי מקום,דיווח על היעדרויות.
ריכוז אדמיניסטרטיבי ואיסוף נתונים לדיווח -תחום מערך קייטנות הקיץ,מילוי מקום סייעות,דוחות נוכחות לעובדי המחלקה בצהרונים,מילוי מקום -למחלקת משאבי אנוש.
סיוע ברכש והצטיידות לגנים -טיפול מול מחלקת רכש בקבלת הצעות מחיר והתקשרות עם ספקים, בתיאום עם מנהל מחלקת החינוך.
סיוע בביצוע מעקב ובקרה של נוכחות גננות וסייעות בגני הילדים והופעתן הסדירה-בהתאם לשעות פעילות הגן.
סיוע ברישום השתלמויות לטיפוח הצוות המקצועי בגני הילדים (סייעות).
עזרה בגיוס, מיון ושיבוץ סייעות במילוי מקום במהלך השנה, קייטנות ובחודשי הקיץ, בתיאום עם אגף משאבי אנוש.
היקף משרה: 50%.
כפיפות: מנהלת מחלקת חינוך.
תנאי שכר:
דירוג המשרה: מנהלי, דרגה,7-9או מח"ר 37-39.
תאריך הגשת המועמדות: 17.07.2025 10:00.

מכרז לתפקיד:
רכז/ת רישוי לתכנון ובניה ב- 100% משרה.
תיאור התפקיד:
סיוע וריכוז עבודת מחלקת רישוי ברשות המקומית או בוועדה המקומית לתו"ב וקידום מעקב
ובקרה לתהליכי הרישוי ופרויקטים שונים, אשר תחומי האחריות הינם:
1. טיפול בפניות ציבור והעברתם לגורמים המקצועיים.
2. בדיקת תנאי סף לבקשות המתקבלות לתהליכי הרישוי טרם העברתם לטיפול עובדי הוועדה
המקומית לתכנון ובניה או יחידת ההנדסה ברשות המקומית.
3. מעקב ובקרה לתהליכי הרישוי.
4. הפקת טפסים וריכוז נתונים.
5. הליכי התקשרות מול יועצים / רכישות לתפקוד המחלקה.
6. ריכוז תחום לוגיסטי במחלקה.
7. אחראי ועדת תמרור.
תאריך הגשת המועמדות: 20.07.2025 00:00.

דרוש/ה מזכיר/ת מחלקת פרט.
היקף משרה: 100%.
תיאור התפקיד:
ניהול משרד אגף פרט ואחריות להפעלתו בתחום האדמיניסטרטיבי, הלוגיסטי והבינאישי.
תכלול מיטבי של עבודת האגף בתחומים שונים עליו הוא מופקד, חינוך מיוחד, תלמידים בסיכון ותלמידים ממשפחות המוכרות ברווחה.
מענה אישי לבקשות ומעקב אחר פניות.
ניהול מסמכים, ריכוז פרויקטים, הכנת מצגות, איסוף חומרים והכנתם לישיבות ולוועדות, רשום והקלדת פרוטוקולים, ארגון מידע בטבלאות אקסל ותיוק מסמכים חסויים.
טפול בדואר רגיל ואלקטרוני, קליטה ומיון של דואר, ניסוח מכתבים והדפסתם עפ"י הנחיית הממונה.
מענה טלפוני ורישום הודעות טלפוניות, ניתוב וטיפול בפניות, בירורים טלפוניים או אינטרנטיים שבתחום עיסוק האגף.
קבלת קהל פרונטלית, סיוע מקצועי עפ"י הנחיות הממונה.
מתן שירותי מזכירות לכלל האגף.
רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית הממונה, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
ניהול יומן תיאום פגישות ופעילויות עם גורמי חוץ - עובדי משרד החינוך, אגפי העירייה וגורמים נלווים נוספים, תאום טלפוני של פעולות ופגישות, משלוח תזכורות, ככל הנדרש.
אחריות ניתוב שיחות בין העובדים לפי הצורך ומתן סיוע בהתאם לצרכי האגף עפ"י לוחות הזמנים של הועדות השונות.
ריכוז פעילות רווחה וגיבוש של האגף.
ביצוע כל מטלה המנותבת ע"י הממונה הישיר.
תאריך הגשת המועמדות: 17.07.2025 12:00.

דרוש/ה מזכיר/ת בית ספר.
כפיפות: מנהל /ת בית הספר
היקף העסקה: ישנם מספר תקנים באחוזי משרות שונים 50% - 100%
תחילת עבודה: 01/08/2025.
תיאור התפקיד:
ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת בית הספר ובהתאם להנחיות מנהל בית הספר.
תחומי אחריות:
ניהול תיקי עובדי בית הספר
עדכון מצבת המורים בתוך מערכת בית הספר.
איסוף מסמכים רלוונטיים)תעודות השכלה, השתלמות וכדומה(ותיוקם בתיק העובד.
דיווח שעות נוכחות והיעדרויות של עובדי בית הספר למנהל בית הספר ולאחר אישורו, לרשות המקומית.
עדכון תנאי העסקה ושכר במערכת בית הספר.
מעקב אחר ביצוע תקין של השתלמויות העובדים בבית הספר)הפצת מידע בנוגע להשתלמויות, רישום משתתפים בהשתלמויות וכו'(.
בדיקת התאמה בין נתוני תלושי השכר לנתוני הדיווח, איתור שגיאות והזנת תיקונים למערכת המידע.
קיום בירורי שכר אל מול הרשות המקומית במקרים של חוסר התאמה בין השכר המגיע לעובד לבין השכר שקיבל בפועל.
עדכון והקלדת דווחי שכר שוטפים לעו"ה במערכת מדב"ס/אופקית ועדכון שיבוצי עו"ה וזכאויות בסביבת מערכת משכית בהתאם להנחיות המנהל.
עדכון ובקרה של מערכת השעות בבית הספר במערכת ניהול בתי ספר
מילוי נתונים ועדכון שינויים במערכת השעות.
הכנסת שיבוצים של הצוות החינוכי בתוך המערכת ועדכון שינויים בהנחיית מנהל בית הספר.
ביצוע מעקב אחר ניצול מכסת שעות מילוי מקום, שעות שהייה ושעות פרטניות של המורים ודיווח למנהל על חריגות.
רישום תלמידים
הקלדה ועדכון פרטי התלמידים החדשים במערכת הממוחשבת.
שיבוץ תלמידים לכיתות.
סיוע להורים בהגשת בקשות שיבוץ.
קליטת בקשות לשינוי רישום ועדכונם במערכת.
הכנת תעודות לתלמידי בית הספר
בחירת הגלופה לתעודות.
מעקב ובקרה אחר הכנת התעודות מול בית הדפוס
פילוח רשימת התלמידים לקבוצות לימוד ומורות.
הקלדת הנתונים לתעודות והבאתן לאישור וחתימת מנהל בית הספר.
ניהול מסמכים ודואר בית הספר
הקלדת מסמכים, באמצעות תוכנת מעבד תמלילים, הדפסתם והפצתם.
ביצוע הגהה למסמכים.
אחסון וגיבוי קבצים במחשב.
צילום, שכפול, כריכה של מסמכים.
תיוק מסמכים באופן המבטיח את זמינותם.
הנפקת מסמכים ואישורים דוגמת אישורי למידה, רשימת תלמידים וכדומה.
קליטה ומיון של דואר(רגיל ואלקטרוני(.
הכנה ומשלוח דואר עבור בית הספר.
מתן מענה לפניות הקשורות לבית הספר
מתן מענה לטלפונים ופניות תלמידים, הורים, לקוחות או גורמים אחרים.
טיפול בפניות או ניתובן לגורמים רלוונטיים.
בקרה אחר מצב הפניות ועדכון הגורמים הרלוונטיים.
ניהול הפעילות של מנהל /ת בית הספר
מיון וניתוב הפניות המגיעות למנהל בית הספר.
תיאום פגישות למנהל בית הספר.
מתן מענה לגורמים שונים בנוגע לנושאים מקצועיים הקשורים לעבודת מנהל בית הספר.
משלוח תזכורות שונות למנהל בית הספר, לגבי פעילויות ופגישות בענייני בית הספר.
השתתפות בפעילויות קהילתיות של בית הספר וסיוע לתפעולן.
השתתפות באירועי בית הספר הנערכים מחוץ לשעות הפעילות שלו בהתאם להנחיות מנהל בית הספר.
תפעול פרויקטים מנהלתיים ייחודיים
תכנון והכנת התשתית ל פרויקטים מנהלתיים ייחודיים המתקיימים בבית הספר כגון מפעל הזנה או השאלת ספרים.
הוצאה לפועל של הפרויקט במישרין או באמצעות הפעלת המורים והעלי תפקיד רלוונטיים.
מעקב ובקרה על יישום הפרויקט.

תאריך הגשת המועמדות: 20/7/2025 עד השעה 12:00.

דרוש.ה עוזר.ת לנושאים מינהליים.
כמות משרות: 1.
אחוז העסקה: 100%.
1. ריכוז וטיפול בנושאים המנהליים הקשורים לפעילות היחידה לפי המדיניות העירונית, הדין והנחיות הממונים.
2. הכנת תוכניות הדרכה והשתלמות, ארגון כנסים, קורסים, לכידות חברתיות וכדומה.
3. סיוע בתאום ובקביעת ישיבות למנהל היחידה, ריכוז והכנת חומר רלוונטי לפגישות, השתתפות בדיונים, עריכת סיכומי דיון ופיקוח ובקרה אחר יישום ההחלטות.
4. ריכוז ובקרה אחר מימוש תקציב היחידה, ניצול המשאבים ועמידה במסגרות התקציב השונות.
5. ריכוז וליווי הטיפול המנהלי במכרזים ובהתקשרויות עם ספקים ונותני שירות ליחידה משלב הייזום ועד לחתימה ופיקוח ובקרה על תקינות התהליך המנהלי.
6. ניהול מערך המצאי של היחידה, עדכון וניהול הנתונים במערכת המצאי העירונית בהתאם לנוהלי העירייה.
7. ריכוז צרכים בתחום הרכש והלוגיסטיקה, הזמנת רכש, ריכוז וטיפול בתשלומי ספקים במערך הלוגיסטי וביצוע מעקב תקציבי על המלאי וההצטיידות.
8. ריכוז וטיפול בפניות מגורמי חוץ המחייבות התערבות של מנהל היחידה, איסוף, עיבוד וריכוז נתונים למענה לפניות.
9. ריכוז וניתוח נתונים בהיבטים שונים הנוגעים ליחידה, עריכת דוחות סטטיסטיים רלוונטיים לפעילות, הפקת תובנות והצגתן להנהלה.
10. קיום קשרי עבודה פנים עירוניים ועם גופים מחוץ לעירייה.
11. ביצוע משימות נוספות במסגרת התפקיד, לפי הנחיית הממונה.
תאריך הגשת המועמדות: 17.07.2025 00:00.

דרוש/ה מזכיר.ה ראשי.ת מנהל קהילה, תרבות וספורט - אגף מרכז. כמות משרות: 4.
אחוז העסקה: 100%.
1.אחריות לניהול ולתפעול המשרד וצוות המזכירות במרכז הקהילתי בהתאם למדיניות העירונית, הדין והנחיות הממונים.
2.אחריות לניהול, לפקוח ולהנחיה מקצועית של צוות המזכירות, בקרה על עמידה בלוחות זמנים ותקציב, על איכות הבצוע וקביעת סדרי עדיפויות.
3.ביצוע בקרה שוטפת וטיפול בהכנסות ובהוצאות המרכז הקהילתי לפי הנהלים.
4.בקרה ובדיקת חשבונות קבלנים וספקים, טיפול בתשלומים ובדיקת התאמתם למפרטים, להסכמים, להתקשרויות ולחוזים.
5.הכנה והפקת דוחות מידע כספיים.
6.ריכוז וטיפול בנושאי משאבי אנוש ושכר.
7.מתן מענה שירותי ללקוחות, לספקים ולפניות המגיעות למרכז הקהילתי בערוצי הקשר השונים.
8.קיום קשרי עבודה פנים עירוניים ועם גופים מחוץ לעירייה
9.ביצוע משימות נוספות במסגרת התפקיד, לפי הנחיית הממונה.
תאריך הגשת המועמדות: 17.07.2025 00:00.

דרוש/ה מזכיר/ה ברשות המקומית באגף החינוך מחלקת חינוך יסודי.
ייעוד:
ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת מדור הרישום, לפי הנחיות הממונה.
תחומי אחריות:
1. ניהול והקלדה של מסמכים.
2. טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני).
3. מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור.
4. ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה.
פירוט הביצועים והמשימות העיקריות, כנגזר מתחומי האחריות:
1. ניהול והקלדה של מסמכים
א. הקלדת מסמכים באמצעות תוכנת מעבד תמלילים.
ב. הדפסה ומשלוח של מסמכים.
ג. תיקון מסמכים לאחר הגהה.
ד. אחסון וגיבוי קבצים במחשב.
ה. הקלדה ועיצוב של מצגות.
ו. צילום, שכפול, כריכה של מסמכים ועוד.
ז. קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים ברשות.
ח. תיוק מסמכים, באופן המבטיח את זמינותם.
ט. מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון.
י. סליקת מסמכים, על פי הנחיית הממונה.
יא. איסוף חומרים והכנתם לישיבות בהן משתתף הממונה.
יב. רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית הממונה, והפצתו לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
2. טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני)
א. קליטה ומיון של דואר.
ב. ניתוב דואר על פי הנחיית הממונה.
ג. הכנה ומשלוח של דואר עבור הממונה.
3. מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור
א. מענה טלפוני במשרד ורישום הודעות טלפוניות.
ב. ניתוב פניות תושבים המגיעות למנהל היחידה.
ג. סינון וניתוב שיחות למנהלת היחידה.
4. ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה
א. תיאום טלפוני של פעולות ופגישות עבור הממונה.
ב. משלוח תזכורות שונות (אירועים, פגישות וכיוצ"ב.)
תאריך הגשת המועמדות: 23.07.2025 00:00.

דרוש/ה מזכיר/ת אגף החינוך.
היקף העסקה: 100%.
תיאור התפקיד:
1. ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לאגף החינוך:
1.1 ניהול לוח זמנים ופגישות של בעלי התפקידים באגף החינוך וקריית החינוך.
1.2 אחריות אדמיניסטרטיבית על כלל תחומי פעילות האגף, לרבות תחומי הקב"סות, הצרכים המיוחדים והגיל הרך.
1.3 ניהול התיאום של מנהלת תקומה מול מסגרות החינוך ואגף החינוך.
1.4 הכנת חומר לישיבות.
1.5 הקלדת והפצת מסמכים ומיילים, לרבות כתיבת פרוטוקולים ומעקב לביצוע החלטות מישיבות האגף.
1.6 מענה טלפוני ומענה לפניות תושבים.
1.7 הכנת מצגות בהתאם לצורך.
1.8 תיוק.
1.9 דיווח נוכחות כ"א.
1.10 הזמנת ציוד משרדי וכיבוד קל לישיבות ולמשרד.
1.11 טיפול בתחום החינוך המיוחד טיפול באגרות חוץ מול הרשויות השונות, הסדרת הזכאות לליווי תלמיד בחינוך המיוחד מול משרד החינוך.
1.12 דיווחים ורישומים פרסום ורישום לגנים, כיתות א' ו -ז' מול ההורים ומול הישובים, רישום לפעילויות שיוזם משרד החינוך בחופשות.
2. דיווח הסעות תלמידים למשרד החינוך הן בחינוך הרגיל והן בחינוך המיוחד:
2.1 ריכוז נתונים מבתי הספר וממחלקת התחבורה.
2.2 מילוי טפסים ועבודה במערכת "הסעות נט" ו"הסעות מסלולים".
2.3 דיווחים למשרד החינוך (גנים ובתי הספר), נתוני כוח אדם בחינוך (תומכות חינוך), מעקב ודוחות שוטף.
2.4 ביטוח תלמידים בחינוך הפורמאלי מול מחלקת הרכש.
2.5 ארגון ועדות השמה וועדות שיבוץ.
2.6 ילדי חוץ הנפקת אישורים, ביטול רישום תלמידים.
2.7 רישום ילדים לגנים.
2.8 דיווחי נתוני סייעות בגנים וסייעות רפואיות במערכות משרד החינוך.
2.9 ניהול יומן אירועי קריית החינוך מכללה ובתי ספר.
2.10 הכנת ועדכון תיק חינוך כולל החירום שנתי.
3. כל נושא אחר בתחומי עיסוק המזכירות של אגף החינוך אשר המעסיק יחליט שהינו
בתחום אחריות המשרה.

תאריך הגשת המועמדות: 17/7/2025 עד השעה 12:00.