התפקיד כולל מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת למנהלים בכירים בספרייה; לרבות תיאום ותיעדוף משימות, עמידה בנהלי עבודה מסודרים, קשר רציף עם ממשקים מגוונים ועוד. העבודה מתבצעת בהתאם לסדרי עדיפויות ולתיאום מוגדר מראש.
תחומי אחריות
תיאום וקביעות פגישות ביומנים, כולל ניהול זימונים, עדכונים ושינויים מול גורמים שונים.
ביצוע follow up שוטף על פגישות, בקשות ומשימות.
ריכוז פניות ומעקב.
מעקב אחר משימות, פניות נכנסות מגורמים שונים ועדכון גורמים רלוונטיים.
עבודה שוטפת מול אגפים וממשקים בארגון.
סיוע בהכנת מסמכים ותמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת.
תיאור התפקיד:
ריכוז מידע ותיאום בין עבודת הצוותים השונים בתחום ומול תחומים ואגפים נוספים בספרייה
ארגון וניהול ארכיון פרסומים, צילומי תיעוד ופרסום טיפול בהסכמים עם ספקים ואומנים, הכנת חומרים לוועדות, מעקב אחר חשבוניות ותשלומים, הוצאת דוחות נתונים, כתיבת חומרים להצגת תכנים בפני גורמים שונים והכנת מצגות
מענה לפניות
סיוע מנהלי בהפקת אירועים גדולים
דרישות:
ניסיון של 3 שנים לפחות בתפקיד אדמיניסטרטיבי- חובה
שליטה ביישומי OFFICE בדגש על Outlook - חובה
ניסיון בעבודה עם מספר גורמים במקביל- יתרון משמעותי
ניסיון בעבודה עם הנהלה בכירה- יתרון משמעותי
יכולת מעקב גבוה וביצוע תיעדוף תוך דיוק, סדר וארגון
יכולת עבודה בסביבה מרובת משימות וממשקים
כישורי ניסוח ברמה גבוהה
תודעת שירות ויחסי אנוש טובים
המשרה ממוקמת בירושלים | היקף משרה מלאה
המשרה מיועדת לגברים ולנשים כאחד | רק פניות מתאימות תיענינה המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.