דרושים האוניברסיטה העברית בירושלים

ניהול תהליך גיוס מקצה לקצה לגיוס עובדים מנהליים במגוון רחב של תחומים ליחידות האוניברסיטה השונות:
איפיון משרות וניסוח תיאורי ודרישות תפקיד.
פרסום המשרות באתר האוניברסיטה, אתרי דרושים, רשתות חברתיות עם דגש על LinkedIn, כולל סורסינג.
הגדלת מקורות הגיוס כולל איתור קבוצות ב- facebook וב- WhatsApp והצטרפות אליהן.
מיון קורות חיים, ביצוע ראיונות טלפוניים ופרונטליים וראיונות ממליצים.
תאום והכנת וועדות בחירה והשתתפות בהן.
העברת סימולציות שכר/ חוזים למועמדים שהתקבלו.
טיפול בסגירת משרות והוצאת מכתבי קבלה ודחייה.
מתן מידע למתעניינים על משרות פנויות באוניברסיטה.
עבודה שוטפת מול מנהלי יחידות ומנהלי כ"א באוניברסיטה.
השתתפות בפרויקטים כגון חבר מביא חבר, מיתוג מעסיק ועוד.
משימות נוספות בהתאם לדרישות הממונה.

טיפול בתלמידי המכינה: קליטה, בדיקת זכאות לתואר, סגירת תארים ורישום לקורסים.
קבלת קהל, מתן מידע וייעוץ בענייני נהלי לימודים.
מתן מידע למתעניינים, מעקב אחר רישום ולידים.
בדיקת זכאות לתעודת גמר, יתרת חובות וסגירת תעודות לסטודנטים.
אחריות על הבחינות: הקצאת אולמות ומשגיחים, דיווח ציונים וטיפול בערעורים.
ריכוז הוועדה הפדגוגית - כתיבת סיכומי החלטות ואחריות על יישומן.
טיפול בהפסקות לימודים וביטולי לימודים, ועדכון דוחות נושרים.
טיפול בהקצאת מעונות לתלמידי המכינה.
אחריות על מעטפת התמיכה לתלמידים מאוכלוסיות מיוחדות וריכוז נושא החונכויות לכלל תלמידי המכינה.
סיוע לרכזת תחום הוראה ותלמידים במשימות הקשורות למזכירות תלמידים.
סיוע למורים ואחריות על מערכת המודל.
מעקב אחר תקינות ציוד המחלקה, מחשוב וניקיון.
סיוע בהכנת טקסי סיום ופרסים.

מתן שירותים לסטודנטים, סגל אקדמי ולסגל המנהלי בנושא הוראה ותלמידים.
מתן מידע למתעניינים ולמועמדים לגבי תוכניות לתואר בוגר בביה"ס, מתן מענה לפניות טלפוניות ובדוא"ל.
תמיכה במערכת רישום לקורסים לתלמידי החוג.
טיפול בתכנית המצטיינים "אמירים - מחשבים" הכולל קבלה לתוכנית ובדיקת תנאי מעבר משנה לשנה, ליווי הסטודנטים בתכנית. אחריות על אירועי החוג, עדכון האתר ועוד.
ייעוץ ובדיקת זכאויות אפיקי מעבר לחוגי ביה"ס, טיפול בפטורים וזיכויים.
הנפקת אישורים ושליחתם לסטודנטים ולבוגרים, סגירת תארי בוגר לסטודנטים הלומדים מדעי המחשב.
ניהול יומן מזכירות תלמידים ובכלל זה קביעת תאריכים לוועדות הוראה, ישיבות מורים תלמידים, פגישות חוגיות, פגישות אישיות של ראשי חוגים.
טיפול ובקרה במערכת הסילבוסים, שליחת תזכורות למרצים ו מעקב שוטף אחר ביצוע העדכון.
אחראיות על ניהול מערך קורסי הקיץ בביה"ס
סיוע בארגון ימים פתוחים, ימי אוריינטציה וטקסי ביה"ס.
סיוע לראש תחום הוראה ולימודים ולרכזות החוגים.

תכנון וביצוע ביקורי אורחים ומשלחות מחו"ל באוניברסיטה העברית.
הכנה, אירוח וליווי ביקורי משלחות בקמפוסים השונים של האוניברסיטה.
תכנון וביצוע כלל התיאומים הלוגיסטיים והאדמיניסטרטיביים לביקורים, לרבות מעקב ותיעוד, ארגון ותיאום פגישות בין מבקרים לסגל אקדמי.
תאום וארגון נסיעות הסגל האקדמי לחו"ל לבקשת שוחרי האוניברסיטה לצרכי גיוס כספים ותיעודם.
עבודה מול הדסקים השונים.
עבודה מול גורמים חוץ אוניברסיטאיים כמו משרד החוץ, אוניברסיטאות בחו"ל, שוחרי האוניברסיטה בחו"ל וכו'.
תיכנון וביצוע וובינרים.
טיפול בתוכנית סטודנטים שגרירים הכולל איתור והפעלת סטודנטים מצטיינים בעלי כישורי הצגה וייצוג, לשם השתתפות באירועים וביקורים באוניברסיטה ובחו"ל, בשיתוף עם יחידת המגוון.
עבודה מול יחידות האוניברסיטה השונות, לרבות הסגל האקדמי.
עבודה שוטפת עם ראש מדור הביקורים.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

אחריות לתפעול שוטף וניהול משרדי הנהלת ביה"ס ובכלל זה:
שרותי מזכירות וניהול יומן למנהל ביה"ס ולמנהל האדמיניסטרטיבי.
ארגון, תיעוד, סיכום ומעקב אחר ביצוע החלטות של ההנהלה, אספות מועצת המורים וועדות בית הספר.
תיאום והכנת חומר לישיבות מנהלי בית הספר וועדות ביה"ס.
הפקת הזמנות במערכת הכספית ומעקב אחר תשלומים לספקים.
אחריות על מלאי הציוד המשרדי ואספקה.
סיוע בארגון טקסים, כנסים, סמינרים ואירועים של ביה"ס.
מענה לפניות סגל בית הספר וסטודנטים.
תיאום וליווי ביקורים של אורחים ותורמים ושמירת קשר עם בעלי תפקידים.
סיוע בטיפול באחזקה שוטפת של בנין רוקחות
מטלות נוספות לפי הוראות הממונים.

טיפול בהסכמים של חילופי סטודנטים עם מוסדות בחו"ל, בדיקת זכאות של המועמדים לצאת לחילופים וריכוז הטיפול בהיבטים האקדמיים של יציאה לחילופים מול הרשות לבינלאומיות.
הכנת קולות קוראים לתוכניות חילופי סטודנטים ברמת מחלקה ופקולטה והפצתם לסטודנטים.
מתן מענה שוטף לשאלות המועמדים והנבחרים לחילופים, גם במהלך שהייתם בחו"ל.
ליווי וסיוע לסטודנטים בנושאים מנהלתיים לפני יציאתם לחילופים ולאחר חזרתם, כולל מתן אישורים אקדמיים ללימודים בחו"ל, הכרה בקורסים, רישום חריג ועוד.
עדכון נתוני היוצאים לחילופים במערכות הממוחשבות.
אחריות על עדכון המידע באתר האינטרנט ובאמצעי המדיה החברתית במידע הנוגע לחילופי סטודנטים.
מתן ייעוץ והכוונה למחלקות ותלמידי הפקולטה בנושאי חילופי סטודנטים.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

סיוע מנהלי לרכזת כנסים ובתי ספר של המכון ובכלל זה:
הזמנת מרצים ומעקב אחר אישורי השתתפות, הזמנות לינה, מצגות ועוד.
טיפול בתהליך ההרשמה והקבלה של המשתתפים, לינה, סיוע בויזות ושליחת מידע.
סיוע למארגנים האקדמיים של הכנס בעדכון על הנרשמים והכנת חומרים לוועדות הקבלה.
עבודה מול ספקים הכוללת הזמנת קייטרינג, הסעות, מדריכים, קבלת הצעות מחיר וטיפול בהוצאת הזמנות רכש וקבלת חשבוניות.
סיוע בארגון הכנס, הכנת תגים, הרשמה, ונוכחות במהלך הכנס.
שליחת משובים למשתתפים וטיפול בהחזרי הוצאות.
משימות נוספות בהתאם להנחיות הממונים.

מנהל /ת היחידה אמון על הובלת פעילות היחידה לתכנון אסטרטגי ולקידום תהליכים מרכזיים בארגון. במסגרת התפקיד, המנהל/ת ישמש/תשמש גורם מפתח בתמיכה בתהליכי קבלת החלטות של הנהלת האוניברסיטה, בליווי וייעוץ אסטרטגי ובהובלת יישום תוכניות האוניברסיטה בשיתוף פעולה עם היחידות השונות.
שותפות עם הנהלת האוניברסיטה בגיבוש עמדות, הכנת תוכניות אסטרטגיות, ובהתוויית תוכניות עבודה להוצאתן לפועל.
מעקב שוטף אחר יישום התוכנית האסטרטגית של האוניברסיטה.
הנעת תהליכים מול היחידות למימוש התוכניות האסטרטגיות.
ניתוח מגמות והשוואת נתונים בין האוניברסיטה העברית לאוניברסיטאות אחרות בארץ ובעולם בפרמטרים הרלוונטיים להשכלה הגבוהה.
עיבוד נתונים כלכליים/סטטיסטיים והפקת דו"חות.
מעקב, ניתוח וטיוב מאגרי המידע המועברים לוועדה לתכנון ותקצוב (ות"ת).
ביצוע מעקב שוטף אחר החלטות מל"ג/ות"ת ניתוח המידע והשלכותיו והמלצה על דרכי פעולה.
תכנון ופיקוח על בניית כלים לקבלת החלטות מבוססות נתונים.
ניהול צוות היחידה.