דרושים » כללי וללא ניסיון » לחברת תיירות דרוש /ה רכז /ת תפעול משלחות

ניהול שוטף של המשרד, ניהול יומן ופגישות, מענה לטלפונים ומיילים, תיאום מול עובדים וגורמים מקצועיים, מעקב וקידום משימות עד להשלמתן, טיפול בנושאים אדמיניסטרטיביים ועסקיים וסיוע בניהול הפעילות השוטפת של החברה.

רישום וגיוס לומדים: ליווי מתעניינים משלב הפנייה הראשונית ועד להשלמת ההרשמה והקליטה לתכנית, לרבות גבייה ובדיקת זכאויות.
תפעול שוטף של תכניות וקורסים ומעקב אחר התקדמותם.
קשר שוטף ומתן שירות ללומדים, למרצים, לרכזי תכניות ולגורמים באוניברסיטה ומחוצה לה.
ניהול רשימות לומדים, מעקב אחר תשלומים, הפקת אישורים ותעודות ועדכון מערכות מידע.
טיפול בהיבטים התפעוליים והלוגיסטיים הנדרשים לקיום הקורסים והפעילויות.
שותפות בהוצאה לפועל של תכניות ויוזמות חדשות ובפיתוח ושיפור תהליכי העבודה במחלקה.

ריכוז עבודתו השוטפת של חבר הנאמנים של האוניברסיטה ובכלל זה: עבודת הכנה וסיוע לנשיא לקראת אירועי חבר הנאמנים מדי שנה ובשיתוף פעולה מלא עם אגף קשרי חוץ, מינוי ועדות, מעקב אחר משימות, הפצת חומרים ועוד.
קשר רציף עם יו"ר חבר הנאמנים, הכנת ביקוריו בארץ ו/או בחו"ל.
ריכוז עבודת הוועד הפועל וועדות חבר הנאמנים: קשר רציף עם יושבי הראש של הוועדות השונות, הכנת סדר יום וחומרי רקע לישיבות.
טיפול במינויים והעלאות באישור הנשיא.
סיוע אדמיניסטרטיבי לנגיד האוניברסיטה ולעוזר/ת בכיר/ה לנשיא, טיפול בנסיעות וקביעת פגישות בהתאם לצורך.
עבודה שוטפת מול גורמים שונים באוניברסיטה ומחוצה לה ובכלל זה ניסוח והפצת מכתבים.
ניהול משרד ותפעול עבודת לשכת הנשיא ובכלל זה: מענה לטלפונים ודוא"ל, תיעוד, סיוע בהכנת מצגות ומסמכים לנשיא באנגלית ובעברית.
טיפול בפניות ללשכת הנשיא הכולל איתור חומר רלוונטי, בדיקת הפנייה וניסוח תשובה בהתאם.
סיוע בארגון אירועים וכנסים.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

ייעוד התפקיד סיוע למנהל המתקן בניהול השוטף של המדרשה, תיאום ובקרה על מערכי התפעול והשירות, יישום תוכניות העבודה והבטחת רציפות הפעילות בשגרה ובחירום. מילוי מקום מנהל המתקן בהיעדרו. תחומי אחריות עיקריים 1. סיוע בניהול השוטף ומילוי תפקיד מנהל המתקן בהעדרו 2. יישום ומעקב אחר תוכניות העבודה, משימות ויעדים. 3. תכנון ותיאום פעילות שוטפת - התנהלות מתוך גרף הפעילות הצבאית, טיפול בהזמנות אירוח ותיאום מול הגורמים הצבאיים ובית ספר שדה. 4. תפעול ושירות - ניהול, בקרה ופיקוח על מערכי המטבח, האחזקה והניקיון, תוך הקפדה על איכות השירות ועמידה בנהלים 5. רכש וספקים - ביצוע הזמנות רכש, קבלת הצעות מחיר, עבודה מול ספקים ומעקב אחר אספקות. 6. רפרנט משאבי אנוש - ריכוז תחום כוח האדם במתקן, לרבות מעקב נוכחות, קליטת עובדים, ריכוז נתונים וטיפול בצורכי כוח אדם. 7. רפרנט שירות - אחריות על תחום השירות 8. דיווח ובקרה - הפקת דוחות ניהוליים, סיכומים תקופתיים ומעקב אחר ביצוע משימות. 9. ריכוז ועדכון נתונים שוטפים, זיהוי והצפת פערים ומתן תמונת מצב למנהל המתקן. 10. רציפות תפקודית - מתן מענה תפעולי בשגרה ובחירום, טיפול באירועים חריגים ומילוי מקום מנהל המתקן בהיעדרו. 11. ביצוע משימות נוספות בהתאם לצורכי המתקן ולהנחיות הממונים. 12. כפיפות למנהל המדרשה