הובלת תחומי התכנון הארגוניים ובהם פיתוח והטמעת תוכניות עבודה, מדידה, מעקב ובקרה; וכן הובלת תהליכי תכנון רוחביים ומורכבים. במסגרת התפקיד נדרשים ריכוז ותיאום צוותי עבודה חוצי-ארגון בנושאי תוכן שונים ובחינה וקידום רוחבי של עבודות מטה ביד ושם. התפקיד דורש יכולת עבודה מול כלל דרגי העבודה ביד ושם. התפקיד כולל ביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה.
תחומי אחריות: הובלת תוכניות העבודה, תהליכי תכנון וריכוז עבודת מטה הובלה ויישום של מתודולוגיית התכנון הארגונית לרבות היערכות וגיבוש תוכניות עבודה, בהתאם למתודולוגיה הציבורית ולתפיסה הנהוגה ביד ושם. ובכלל זה תהליך הערכת מצב, עדכון מטרות ויעדים, גיבוש משימות, קביעת מדדים, מדידה שוטפת ומנגנוני בקרה. מעקב בקרה, ניתוח, גיבוש המלצות והצגה מושכלת של תוכניות העבודה השנתיות והרב-שנתיות, כולל איסוף נתונים, בחינת עמידה ביעדים ובמדדים וניתוח חסמי ביצוע הנחייה מקצועית וייעוץ לדרגי הניהול, ביחס לקידום תוכניות העבודה שתחת אחריותם תוך הסתכלות רוחבית ומניעת כפילויות ותהליכי כשל תפקודי - פנים ארגוני. עבודה שוטפת עם אגף הכספים להטמעת תהליכי תכנון-תקצוב. קידום שיתופי פעולה מקצועיים פנים וחוץ ארגוניים; סיוע למנהלת האגף בריכוז עבודות מטה מגוונות.
תכלול צוותי עבודה חוצי ארגון בנושאי תוכן שונים הובלה וריכוז צוותי עבודה ביד ושם העוסקים בתחומי עיסוק שונים לרבות תחומי תוכן ממוקדים שיוגדרו. ריכוז והובלת תוכניות העבודה השנתיות של צוותי העבודה בתחומי תוכן שיוגדרו באופן ממוקד. ליווי, מעקב, בקרה וסיוע לחברי הצוותים בקידום הסוגיות השונות. גיבוש דוחות ביצוע, מסקנות ותיאום עם גורמים רלוונטיים בתוך הארגון ובעת הצורך גם מחוצה לו. עדכון וסנכרון שוטף מול צוותי העבודה

תיאור
סיוע לדיקן של בית הספר במגוון נושאים ובכלל זה:
ניהול הלשכה, ארגון יומן ותיאום ישיבות ופגישות.
הכנת חומרים רלבנטיים וסיוע באיסוף וריכוז נתונים שונים לבקשת הדיקן.
תאום פעילות הדיקן, ריכוז פניות וקשר שוטף מול כלל גורמי הפנים והחוץ.
טיפול במלגות, ריכוז ישיבות וועדת פיתוח והשתתפות בוועדות נוספות.
אחראיות על תאום, פרסום וארגון מועצת הפקולטה.
מעקב אחר ביצוע החלטות הדיקן וכתיבת מזכרים וסיכומים בהתאם להנחייתו.
טיפול וסיוע לחברי סגל, סטודנטים ומרצים בנושאים אקדמיים ומנהליים המופנים לדיקן.
אחריות וטיפול בביקורי משלחות, תורמים ואורחים מהארץ ומחו"ל.
טיפול ואחריות על תחום הבינלאומיות.
סיוע שוטף להנהלת ביה"ס בנושא קשרי חוץ ותורמים.
סיוע בארגון כנסים ואירועים.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

טיפול אדמיניסטרטיבי בכל צרכי האגף. התפקיד כולל ביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה.
תחומי אחריות: טיפול אדמיניסטרטיבי בצרכי היחידה - ניהול יומני פגישות מענה טלפוני ופרונטלי לגורמי פנים וחוץ טיפול בהזמנות רכש, תקציב ובספקים - כולל טיפול בחשבוניות הזמנת ציוד משרדי וציוד מטבח ניהול מלאי ואספקה של טונרים לכלל הארגון טיפול שוטף בצרכי האגף האדמיניסטרטיביים והלוגיסטיים טיפול ומעקב ביצוע החלטות מול עובדי האגף; התנהלות ותפעול קבוצת הוואטסאפ האגפית עבודה במערכות ממוחשבות, הזנת נתונים, עיבוד נתונים וכו' סיוע לאגפי החברה בהטמעת מערכות טכנולוגיות שפותחו ע"י האגף

ריכוז וטיפול בפניות תלמידי בוגר ובכלל זה: סיוע ברישום לקורסים, מתן מידע על תכנית הלימודים, הנפקת אישורים לראיונות ולהתמחות ועוד.
קבלת קהל ומתן מידע לסטודנטים בנושאי הוראה ותלמידים.
טיפול והכנסת שאלוני בחינות למערכת מודל בחינות.
אישור ציוני קורסי בחירה וסמינרים במערכת האורביט, כולל ניהול בקשות להארכת זמן וטיפול בערעורים.
מעקב אחר התקדמות הסטודנטים בהתאם לדרישות התואר
ריכוז פניות ותמיכה במערכת האורביט מול גורמים אחרים במזכירויות החוגים של משפטים וקרימינולוגיה
עבודה משרדית שוטפת במזכירות תלמידים: מענה לפניות טלפוניות ופניות בדוא"ל ממרצים וסטודנטים והפקת דוחות נתונים.
סיוע בארגון טקסים ואירועים של הפקולטה.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

מתן מידע לסטודנטים בנושאים של נהלי לימודים, תוכניות לימוד והפניית סטודנטים לגורמים מוסמכים.
קבלת קהל וטיפול שוטף בתלמידי החוג לפיסיקה ובכלל זה: רישום ללימודים וקורסים, הנפקת אישורים ותיווך בין הסטודנטים ליחידות אחרות באוניברסיטה.
ריכוז הבקשות לתואר מוסמך ודוקטורט ותיאום ועדת קבלה.
תיאום וריכוז נושא הבחינות בחוג וכן סיוע בבניה ותכנון של לוח הבחינות.
אחריות על תהליכי סגירת תואר בוגר ותואר מוסמך עבור תלמידי החוג.
ריכוז, מעקב והפצה של קולות קוראים ומלגות לסטודנטים בחוג.
מתן סיוע לסגל האקדמי בנושא הוראה ותלמידים.
עזרה בהכנת טקסים וימים פתוחים.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.