דרושים » מכירות » עוזר /ת דיקן-בית הספר להנדסה ולמדעי המחשב

מתן מידע למתעניינים בלימודים בחוג, קבלת קהל ומענה לפניות.
טיפול בהליך מיון וקבלה ללימודים ביה"ס הכולל - שיווק התוכנית, מתן מידע, ריכוז ועדות קבלה, זימון מועמדים ומראיינים, הכנת תיקי ראיונות, דיווח קבלה.
סיוע בהכנת תכנית לימודים עם יו"ר אקדמי, שיבוץ קורסים ומרצים, תיאום כיתות הוראה במערכות השונות וטיפול בהקצאות קורסים.
טיפול בסטודנטים ובכלל זה ניהול מידע אישי, מתן מענה לפניות, רישום לקורסים, מתן פטורים, התאמות והקלות, מניעת נשירה, הנפקת אישורים וטיפול במלגות.
סיוע בטיפול בבוגרים המתגוררים בחו"ל, הנפקת אישורים למוסדות לימודים בינלאומיים וכו'.
אחריות וטיפול על דיווח ציונים.
אחריות על הגשת תזות ומבחני גמר.
סגירת תארים, הנפקת תעודות סיום.
ארגון אירועים, טקסים וסמינרים ובפרט ימי אוריינטציה, ימים פתוחים ועוד.
סיוע בריכוז וועדות בית הספר, הכנת חומרי רקע ודוחות, כתיבת פרוטוקולים והכנת חומרים לאקרדיטציה וניטור.
אחריות לעדכון אתר אינטרנט של בית הספר ופרסום במדיה החברת

מכרז פנימי+חיצוני
שם המשרה: עוזר/ת בלשכה המשפטית
כפיפות: יועץ משפטי
תחום דרגות: 8-10 (בדירוג המח"ר/המהנדסים) 38-40 (בדרוג המנהלי)
מספר משרה: 184179/726

הגדרת תפקיד:
יעוד התפקיד: התפקיד מתמקד במחקר משפטי באגפים התביעות ובאגף המנהלי, במגוון היבטים הקשורים בליווי של תיקים ו/או נושאים המונחים בפני אגף התביעות הפליליות ובפני האגף המנהלי הכולל היבטים פרוצדוראליים/משפטיים. כמו כן, אמון/ה על הפעלת אגף התביעות הפליליות והאגף המנהלי וסיוע אדמיניסטרטיבי לתובעים הפליליים ולמנהלת האגף המנהלי.

תיאור התפקיד:
1. כתיבת מענים משפטיים קצרים וכתבי טענות ממוקדים לאגפים התביעות והמנהלי.
2. ניהול האתר המשפטי של אגף התביעות.
3. סיוע לתובעים החיצוניים בקבלת מידע משפטי וחומרים משפטיים רלוונטיים.
4. סיוע בהליכים הכרוכים בחקיקה (ראשית ומשנה) כולל הכנה, ניסוח ועריכה, לאגפים התביעות והמנהלי.
5. סיוע בהכנת נהלים ומסמכי מדיניות של הלשכה המשפטית או בליוויה, לאגפים התביעות והמנהלי.
6. הפעלת תוכנות מקצועיות משפטיות רלוונטיות באגף התביעות והמנהלי ביניהם נט המשפט.
7. אגף התביעות הפליליות:
א. ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף.
ב. מעקב ובקרה שוטפת אחר משימות.
ג. ניהול יומן ומערך התיקים בבתי המשפט השונים אצל כלל התובעים.
ד. עריכת סיכומי ישיבות והפצתן.
ה. קיום ממשקים עם גורמי פנים וחוץ כגון משרדי ממשלה, הנהלת בתי המשפט וגורמי אכיפה שונים ובכלל זה קבלת חומרים, מעקב אחר בירורים, קבלה ותיאום מועדי דיונים, עדכונים על התיקים ומתן מענה מקצועי כנדרש.
ו. מתן סיוע שוטף לביצוע כלל משימות האגף.
ז. תאום פעילות האגף הפלילי מול גורמים חיצוניים.
8. האגף המנהלי:
א. ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף.
ב. מעקב ובקרה שוטפים אחר משימות.
ג. סיוע למנהלת האגף בטיפול בהסמכות ובכלל זה ריכוז כל החומרים הדרושים לצורך טיפול בהסמכות, הכנת רשימה הכוללת את פרטי הפקחים, משלוח תזכורות, מעקב אחר מועדי ההסמכות ומתן התראה ליחידות הרלבנטיות ולמנהלת האגף לפני פקיעתן וכיו"ב.
ד. סיוע למנהלת האגף בטיפול בצווים מנהליים ובכלל זה ריכוז החומרים הרלבנטיים, השלמת מסמכים חסרים, מעקב אחר צווי הריסה, עמידה בקשר עם התובעים המטפלים בהליכים המשפטיים הנוגעים להוצאת צווי הריסה, מעקב אחר ההסמכות של התובעים, ניהול יומן של הדיונים המתקיימים בבתי המשפט בקשר לצווים וכיו"ב.
ה. סיוע למנהלת האגף בטיפול בענייני נגישות.
ו. הכנת החומרים הדרושים לפני ישיבות ולפני דיונים המתקיימים בבתי המשפט ובפני גופים אחרים.
ז. עריכת סיכומי ישיבות והפצתן.
ח. ריכוז נתונים וחומרים על פי בקשת מנהלת האגף.
ט. תאום פעילות האגף המנהלי מול גורמים חיצוניים.
י. מתן סיוע שוטף לביצוע כלל משימות האגף.
9. ביצוע דרישות ומטלות נוספות הקשורות לאופי התפקיד ולתחומי התפקיד בהתאם להוראות מנהלת האגף המנהלי והתובעים.

ניהול לוח זמנים ויומן פגישות של המנכ"ל ועוזרי המנכ"ל, ליווי המנכ"ל בסדר יומו.
הכנה וריכוז של חומרים ומצגות לישיבות בהשתתפות המנכ"ל, סיכום הדיונים ומעקב אחר ביצוע משימות.
הכנת מסמכי עבודה, עריכת חומרים מקצועיים, כתיבת דברי ברכה, נאומים וכדומה.
ניסוח מכתבים לגורמי חוץ, ומעקב אחר מענים.
מתן מענה לפניות המתקבלות בלשכה במגוון אמצעי התקשורת, תוך מתן שירות אדיב ומקצועי.
כתיבת פרוטוקולים על פי הנדרש וריכוז ישיבות או ועדות.
ריכוז פרויקטים עבור המנכ"ל תוך מעקב ובקרה על עמידה בלוחות זמנים ויעדים.
קבלת אורחים ותיאום ביקורים בלשכה תוך טיפול במוזמנים.
ביצוע עבודות מזכירות שונות וסיוע בכלל משימות הלשכה בשיתוף עם הצוות.
ביצוע משימות נוספות על פי הנחיית הממונים.

ריכוז ותפעול כלל היבטי הפעילות של היחידה ללימודי שפות, בהתאם להנחיות ממונה אקדמי ומנהלי. התפקיד כולל:
מתן מענה שוטף לסטודנטים ולסגל היחידה (פרונטלי, טלפוני ובדוא"ל), ומתן מידע למתעניינים.
אחריות על רישום סטודנטים מכלל התארים לקורסי השפה, כולל תיאום מבדקי רמות ופטורים.
סיוע בבניית תוכנית הלימודים השנתית ושיבוץ הקורסים בתיאום עם הגורמים הרלוונטיים בפקולטה ובאוניברסיטה.
ניהול מערך הבחינות, פיקוח על הזנת ציונים וטיפול בערעורים.
ניהול מערך ספרי הלימוד (מול יבואנים), מעקב רכישות וחלוקה.
ארגון לוגיסטי של אירועים והשתלמויות יחידתיות.
אחריות על מתקני היחידה, מעקב ציוד, ניקיון ותחזוקה שוטפת של החדרים.
ביצוע מטלות נוספות בהתאם להנחיות הממונים.

העסקה במעמד יומי

הגדרת התפקיד:
כללי: אחראי/ת לניהול יומן מנהל האגף וראשי התחומים, זימון ותיאום פגישות, זימון חדרי ישיבות, זימון מוזמנים פנימיים וחיצוניים, הדפסת סיכומים ומסמכי האגף, תיוקים, הכנת מצגות, צילומים והכנת חומרים לדיונים, מעקב אחר המטלות השונות של האגף, מענה טלפוני לכל פנייה פנימית וחיצונית לאגף רכש ותחזוקה.

תיאור התפקיד:
1. מדים- אחריות על חלוקה שנתית, הכנת רשימות, חלוקה, החלפות, עבודה מול הספק, ובנוסף מדים לעובדים חדשים במהלך השנה.
2. חניה- אחריות וריכוז כל נושא החניה בחניון הבניין ובחניון שופרסל, מתן אישורי חניה, הנפקת כרטיסים ובקרת תשלומים.
3. שילוח פנים ארצי- טיפול בנושא הזמנות ומשלוחים ע" חברת שליחויות הרלוונטית בכל אזורי הארץ, לאתרים ולחברות חיצוניות, מעקב אחר חשבוניות לתשלום ויצירת קשר רציף מול החברה.
4. הום סנטר- מעקב ובקרה אחר הרכישות והחשבוניות החודשיות.
5. קרביץ- הזמנת ציוד ותפעול שוטף מול הספק, חלוקת ציוד במטה י-ם.
6. גיבוי רכז הקטלוגים והרכש ורכז מכרזי החטיבה, מנהל מחלקת מלאי ואמצעים בזמן העדרם-
7. ועדת רכוש - ריכוז כל נושא הועדה, הכנת דוחות, הזמנת משתתפים, הוצאת סיכומים והכנת חומרים לקראת הוועדה.
8. גיבוי - אחריות על קליטה ופיזור הדואר (דואר יוצא ונכנס)
9. ביצוע כל מטלה נוספת בהתאם לאופי התפקיד ועל פי דרישת הממונה.