דרושים רפאל בע"מ

‏תיאור תפקיד כללי:
ביצוע בריכוז, בקרה ומעקב אחר ביצוע החלטות, משימות ותהליכים ארגוניים חוצי חברה, בהתאם להנחיות מנכ"ל החברה, הנהלת החברה והמיקודים הניהוליים המשתנים מעת לעת.
התפקיד מהווה גורם מתכלל האחראי על קידום ובקרה של משימות מול גורמי הניהול השונים בחברה, ריכוז תמונת מצב עדכנית והצגת סטטוס שוטף להנהלה.

תחומי אחריות ומשימות עיקריות:
1. ריכוז החלטות, משימות והנחיות העולות מישיבות מנכ"ל, הנהלה, פורומים וועדות.
2. בניית מנגנוני בקרה ומעקב אחר ביצוע החלטות ותוכניות עבודה.
3. קידום משימות מול מנהלים ובעלי תפקידים בארגון בהתאם ללוחות זמנים ויעדים.
4. ביצוע בקרה שוטפת על סטטוס טיפול במשימות ובנושאים שבאחריות היחידות השונות.
5. איתור פערים, חסמים ועיכובים והצפתם לגורמים הרלוונטיים.
6. הכנת דוחות בקרה, מצגות וחומרי סטטוס עבור מנכ"ל החברה.
7. ריכוז תמונת מצב ארגונית והצגת סטטוס דו שבועי למנכ"ל.
8. מעקב אחר יישום החלטות רוחביות ופרויקטים אסטרטגיים.
9. הפקת נתונים, ניתוח מגמות וגיבוש תובנות ניהוליות.
10. עבודה שוטפת מול כלל המנהלים והאגפים בחברה.
11. ביצוע כל משימה או הנחייה רלוונטית לתפקיד, אשר תינתן באמצעות המנהל הישיר ו/או העקיף

מטרת התפקיד
ניהול מקצועי, יעיל ודיסקרטי של לשכת המנכ"ל, תמיכה שוטפת בעבודת המנכ"ל והבטחת תיאום, בקרה ומעקב אחר החלטות ומשימות מול גורמי פנים וחוץ.
תחומי אחריות מרכזיים
ניהול לשכת המנכ"ל וסדר היום, לרבות תיאום ותיעדוף פגישות, ישיבות ומחויבויות.
מעקב ובקרה אחר משימות, החלטות ובקשות של המנכ"ל ומעקב אחר ביצוע.
היערכות לפגישות ולדיונים עם גורמי פנים וחוץ: ריכוז נושאים, הכנת חומרי רקע, מצעים לדיון ומצגות.
ריכוז עבודת הוועד המנהל ויו"ר העמותה: תיאום ישיבות, גיבוש סדרי יום, הפצת חומרים, כתיבת פרוטוקולים ומעקב אחר החלטות.
הכנת ישיבות, לרבות תיאום משתתפים, חומרים נלווים וסידורים תפעוליים.
כתיבת סיכומי ישיבות, הפצתם ומעקב אחר יישום ההחלטות.
ניהול מידע, מסמכים ותכתובות הקשורים לפעילות המנכ"ל, תוך שמירה על סדר, זמינות ודיסקרטיות.
טיפול בפניות המגיעות ללשכה ולארגון, ניסוח מענה, ניתוב לגורם המתאים ומעקב אחר הטיפול.
תיאום ביקורים, פגישות ואירועים משמעותיים הקשורים לפעילות

דרוש/ה מנהל /ת משרד לתפקיד מרכזי, דינמי ורב- ממשקים, המשלב ניהול משרד שוטף, תמיכה אדמיניסטרטיבית ואופרטיבית להנהלה וטיפול במשימות אישיות ועסקיות ברמת אמינות ודיסקרטיות גבוהה.
התפקיד מהווה נקודת ממשק מרכזית בארגון ודורש יכולת ניהול עצמאית של משימות ותהליכים, תעדוף משימות בסביבה דינמית, עבודה מול גורמים בכירים ושמירה על סדר, ארגון ודיוק ברמה גבוהה.
ניהול יומן ולוחות זמנים: ניהול יומן המנכ"ל, תיאום פגישות וישיבות, תכנון סדר יום וניהול לוחות זמנים מורכבים.
ניהול תקשורת והתכתבויות: טיפול במיילים, ניסוח מכתבים והתכתבויות רשמיות בעברית ברמה גבוהה, ומעקב אחר פניות ומשימות.
ניהול ותפעול המשרד: אחריות על הפעילות השוטפת של המשרד, הזמנת ציוד, רכש משרדי, עבודה מול ספקים ונותני שירות.
תמיכה בהנהלה: הכנת חומרים ומצגות לישיבות, כתיבת פרוטוקולים, תיעוד החלטות ומעקב אחר ביצוע משימות.
ניהול ממשקים מקצועיים: עבודה שוטפת מול מנהלים ועובדים בארגון, רואי חשבון, עורכי דין ויועצים חיצוניים.

ניהול יומנים מורכבים ותיאום פגישות מרובות משתתפים בארץ ובחו"ל.
תיאום, ארגון ותפעול ביקורים של אורחים, לקוחות, ספקים ומשלחות מהארץ ומחו"ל.
ניהול ותפעול חדרי הישיבות, לרבות הזמנות, ציוד, כיבוד והיערכות לישיבות ולאירועים.
אחריות תפעולית מטעם הלשכה מול גורמים שונים בארגון, לרבות טיפול בתקלות, הזמנות, ספקים וממשקי שירות.
ניהול מלאי וציוד משרדי, ביצוע הזמנות רכש, מעקב אחר אספקות ועבודה מול ספקים.
בקרה, מעקב ותיעוד אחר משימות הנהלה והכנת תזכורות בהתאם לצורך.
קליטה, אירוח וליווי של אורחים בכירים, לרבות תיאום לוגיסטי מלא.
תיאום נסיעות בארץ ובחו"ל, לרבות הזמנת טיסות, מלונות ורכבים ובניית לוחות זמנים.
עבודה שוטפת מול הנהלה בכירה, ממשקים פנים-ארגוניים וגורמים חיצוניים, תוך שמירה על דיסקרטיות מלאה.
אחריות כנאמנ.ת ביטחון בלשכה בשיתוף הקב"ט, לרבות ניהול הרשאות, אישורי כניסה, ליווי ביקורים ביטחוניים ויישום נהלי ביטחון מידע ואבטחה.

לחברה ביטחונית וטכנולוגית מובילה דרוש/ה מנהל /ת לשכה לתפקיד משמעותי ודינמי בלשכת סמנכ"לית התקשורת ודוברת החברה.

התפקיד כולל:

תיאום וניהול כלל הפעילות השוטפת של סמנכ"לית התקשורת ודוברת החברה
ניהול יומן מורכב ותיאום פגישות וישיבות מרובות משתתפים
ריכוז והכנת חומרים לפגישות, ישיבות הנהלה ודיונים מקצועיים
מעקב אחר משימות, החלטות ולוחות זמנים של מחלקת התקשורת
עבודה שוטפת מול לשכת מנכ"ל החברה והנהלה בכירה
תיאום פעילות מול גורמי תקשורת, יועצים ושותפים מקצועיים
תיאום ביקורים, אירוח משלחות ומפגשים עם גורמי חוץ
אחריות על פעילות אדמיניסטרטיבית שוטפת, לרבות הזמנות רכש, נסיעות לחו"ל ועבודה במערכות ארגוניות
תיאום ועדכון מול גורמי ביטחון בהתאם לצורכי המחלקה
סיוע בפרויקטים ובפעילויות של מחלקת התקשורת