דרושים מכון וינגייט

*מתן מענה טלפוני ופרונטאלי ללקוחות המרכז והכוונתם לשירותים השונים הניתנים במרכז.
*תאום תורים למטפלים השונים, ביצוע תזכורות ווידוא הגעה של מטופלים.
*טיפול אדמיניסטרטיבי שוטף, בתוך כך: תיוק בארכיון, סריקת מסמכים ותיוק בתיקים רפואיים, טיפול בדואר נכנס/יוצא ועוד.
*עבודה על בסיס שעתי בימים א'-ה', בשעות משתנות לפי צורך

*מתן שירות טלפוני, אינטרנטי ופרונטאלי לתלמידים ולצוות בית הספר.
*טיפול אדמיניסטרטיבי שוטף של פעילות מדור בחינות והסמכות ומנהל תלמידים כגון: הכנת חומרים למבחנים, קליטת ציונים, בקרה במהלך מבחנים, וטיפול בכל דרישות וצרכי מנהל התלמידים.
*ממשקי עבודה מול גורמים שונים בארגון.

*אחריות כוללת על תחזוקה ותקינות כלל המערכות במכון, ביצוע עבודות תחזוקה במבנים ותשתיות.
*גיבוש והוצאה לפועל של תוכניות אחזקה שנתית למבנים, מערכות חשמל, מיזוג אוויר, אינסטלציה ועוד.
* ניהול ישיר של צוות עובדי אחזקה.
* ניהול ופיקוח על קבלני שירות חיצוניים וחוזי אחזקה.
*אחריות על עמידה ביעדי תקציב ואחזקה, ניהול מלאי טכני.
*עבודה מול ממשקים פנימיים וספקים חיצוניים.
*הבטחת עמידה בכל תקני הבטיחות.
?*כפיפות למנהל אגף בינוי והנדסה.

כ-30 שעות שבועיות, בימים א'-ה', בין השעות 08:00-16:30
נדרשת נכונות לעבודה בימי ו', לפי צורך.
*טיפול וניהול מלאי ממוחשב, ביצוע עדכוני מלאי.
?*תיעוד ורישום ניפוקי ציוד במחשב.
?*מעקב אחרי חשבוניות ספקים, זיכויים, תעודות משלוח ותעודות החלפה.
*ריכוז הדרישות לציוד מהמחלקות השונות במכון, הכנת הזמנות.
*פתיחת מק"טים ועדכונם, הנפקת בר קודים.
*מתן מענה טלפוני, פרונטאלי ובמיילים לפונים למחסן.
*הכנה לספירת מלאי וביצוע ספירת מלאי בפועל.
*ביצוע מטלות נוספות בהתאם לצורך ולפי דרישות הממונה.

הגדרות התפקיד ותחומי אחריות:
-ניהול מקצועי של צוות המרכז המטפל ומלווה את הסגלים האולימפיים.
-אחריות כוללת וניהול מקצועי ואדמיניסטרטיבי של מערך הרפואה וצוות רופאי המרכז לרפואת ספורט ולמחקר במכון וינגייט.
-תכנון אסטרטגי של מערך הרפואה במכון וינגייט, ובכלל זה גיבוש תוכניות העבודה קצרות הטווח וארוכות הטווח.
-בנייה והסדרת נהלי עבודה מקצועיים בתחום אחריותו/ה.
-ניהול מקצועי ואדמיניסטרטיבי של צוות הטכנאיות הרפואיות של המרכז לרפואת ספורט ולמחקר.
-תכלול השירותים המקצועיים במרכז, הרחבת מגוון השירותים ושדרוג השירותים הקיימים.

* שותפות אסטרטגית בניהול והובלת מחלקת משאבי האנוש במכון. התפקיד כולל גיבוש מדיניות HR, הובלת פרויקטים
ארגוניים חוצי-מכון, ניהול ישיר של צוות עובדים ואחריות על מצוינות תפעולית ומקצועית בכל מחזור חיי העובד.
* ניהול והובלת צוות: אחריות ישירה על ניהול, חניכה והנעת צוות עובדי המחלקה לעמידה ביעדים.
* ניהול פרויקטים רוחביים: הובלת פרויקטים אסטרטגיים כגון: הטמעת מערכות טכנולוגיות, שינויים ארגוניים, תוכניות
התייעלות ושיפור תהליכי עבודה.
* אסטרטגיית גיוס וקליטה: ניהול מערך הגיוס מקצה לקצה, עבודה מול ההנהלה, מיתוג מעסיק ושיפור חוויית המועמד
והעובד.
* הובלת תחום הפרט והרווחה: בנייה והוצאה לפועל של תוכנית רווחה שנתית, טיפול בפרט, וחיזוק המחוברות הארגונית.
* פיתוח הון אנושי: זיהוי צרכי הדרכה, בניית מסלולי קידום ופיתוח מנהלים, וניהול תהליכי משוב והערכת ביצועים.
* בקרת שכר ונתונים: פיקוח על ממשקי השכר, ניתוח דוחות נוכחות לקבלת החלטות מבוססות נתונים.

*אחריות כוללת על תחום השכר בארגון, לרבות הכנת משכורות חודשיות לעובדים מכלל הסקטורים.
* ניהול, בקרה ופיקוח על תהליכי שכר, נוכחות, זכויות סוציאליות והפרשות.
*טיפול בשכר עובדים קבועים, זמניים, שעתיים, מרצים ונותני שירותים.
*יישום והטמעה של הסכמי שכר, הסכמים קיבוציים, חוזים אישיים וחוקי עבודה.
*עבודה שוטפת מול גופים חיצוניים: מס הכנסה, ביטוח לאומי, קרנות פנסיה, קופות גמל וחברות ביטוח.
*הכנת דוחות שכר, בקרה תקציבית ודוחות ניהוליים.
*טיפול בביקורות שכר פנימיות וחיצוניות.
*מתן מענה מקצועי לעובדים ולמנהלים בנושאי שכר וזכויות.
*עבודה שוטפת מול אגף משאבי אנוש, כספים וגורמים ממשלתיים.
* אחריות על עדכון נתונים במערכות המידע ושיפור תהליכי עבודה.
*טיפול בסיומי העסקה של עובדים, כולל הכנת טפסי 161.
*העבודה בכפיפות לחשב המכון.

משרה בהיקף 100%, בימים א'-ה'
*טיפול בקופות פנסיה, קרנות השתלמות והיזונים חוזרים.
*עדכון פרטי עובדים חדשים וביצוע עדכונים שוטפים במערכת.
* בקרת תלושים, בדיקת טפסי 101, הכנת טפסי 161 חדשים.
*בקרת נוכחות וסיומי העסקה.
*מענה לפניות עובדים וסיוע לחשבת השכר בעבודה השוטפת.

פיתוח וניהול אקדמי:
-עריכת תוכן וחומרי לימוד: פיתוח, עדכון ועריכת תכנים קיימים. יצירת חומרי לימוד חדשניים, תוך התאמה לשינויים בתחום.
-פיתוח קורסים חדשים: איתור צרכים עדכניים בשוק, תכנון ופיתוח קורסים חדשים במטרה להרחיב את היצע הלימודים בבית הספר.
-הכנת מערכות לימודים: בניית סילבוס, הכנת לוחות זמנים והתאמתם לצורכי המערכת והמרצים.
-ניהול מערכת הלמידה מרחוק: שימוש והטמעה של מערכת הלמידה מרחוק של בית הספר בניהול הקורסים. אחריות על העלאת תכנים, ניהול מטלות, שליחת הודעות לסטודנטים וכו'.

ניהול סגל וסטודנטים:
-שיבוץ וניהול מרצים: איתור, גיוס ושיבוץ מרצים מתאימים לקורסים השונים. מתן תמיכה   מקצועית שוטפת לצוות המרצים, מעקב אחר ביצועיהם וקיום מפגשי צוות מקצועיים.
-בקרה על צוות המרצים: מעקב אחר איכות ההוראה, יישום תוכניות הלימודים ועמידה ביעדים.
-ניהול שוטף ובקרה על סטודנטים: מעקב אחר התקדמות הסטודנטים, מתן מענה לפניות   ובעיות, סיוע בהיבטים אקדמיים ותפעוליים.
-ניהול ועדות קבלה: קיום והובלת ועדות קבלה למועמדים חדשים, כולל ראיונות אישיים   והערכת התאמה לתחום הלימודים.

תפעול ושיווק:
-סיוע בשיווק התחום: שיתוף פעולה עם מחלקת השיווק של בית הספר, השתתפות בימים   פתוחים, כתיבת תוכן שיווקי וקידום התחום בפורומים רלוונטיים.
-היערכות לשנת לימודים חדשה: תכנון מקצועי לקראת פתיחת שנת הלימודים, הכנת חומרים   נדרשים, תיאום עם גורמים פנים וחוץ ארגוניים והבטחת פתיחה חלקה של שנת הלימודים.
-דיווחים שוטפים: דיווח קבוע למנהל/ת המחלקה על מצב התחום, התקדמות הסטודנטים,   ביצועי המרצים וכל נושא רלוונטי אחר.

אחריות על טיפול בתהליכים חשבונאיים שוטפים, קליטת נתונים, מעקב אחר חשבוניות והפקת דוחות, תוך שמירה על סדר, דיוק ועמידה בלוחות זמנים.

תחומי אחריות:
?* קבלת שקים ומזומנים מהמחלקות, כולל הפקדת שקים לבנק (סריקתם) וביצוע הפקדות מזומנים בסניף הבנק.
?* הוצאת זיכויים ללקוחות וביצוע החזרים בכרטיס האשראי וכן טיפול בדוחות הוצאות ובכרטיס אשראי.
?* פתיחת לקוחות, הפקת חשבוניות ללקוחות ומעקב אחר גבייה. התאמות חשבונות ללקוחות.
?* חלוקת קופה קטנה והוצאות נסיעה לחו"ל.
?* חלוקת דואר פנימי במחלקה.
?* מתן מענה לשאלות ללקוחות
?* ביצוע משימות נוספות בהתאם לצורך ולפי דרישות הממונה.