דרושים » אדמיניסטרציה » דרוש /ה רכז /ת אדמיניסטרציה לארגון מדעי מוביל!

הזדמנות להשתלב בתפקיד מגוון, דינמי ורב- ממשקים, המשלב ניהול אדמיניסטרטיבי, תפעול והובלת תהליכים ופרויקטים!

תיאור התפקיד:

אחריות על הניהול האדמיניסטרטיבי והתפעולי השוטף של הפעילות הארגונית.

תכנון, תיאום וניהול לוגיסטי של הכשרות, סדנאות, כנסים ואירועים מקצועיים.

עבודה שוטפת מול מנהלי מחלקות, גורמים פנים-ארגוניים וספקים חיצוניים.

ריכוז, תיאום ומעקב אחר פרויקטים ותהליכים חוצי ארגון.

ניהול לוחות זמנים, תיאום משימות ובקרה על ביצוען.

מתן מענה לצרכים תפעוליים משתנים, פתרון בעיות ושיפור תהליכי עבודה.

הזדמנות להשתלב בחברת תיירות דינמית ומתפתחת, בתפקיד מרכזי ומגוון המשלב ניהול אדמיניסטרטיבי, תפעול שוטף ועבודה מול ממשקים רבים!

תיאור התפקיד:

- אחריות על הניהול האדמיניסטרטיבי והתפעולי השוטף של המשרד.

- ניהול יומנים, תיאום פגישות, טיפול בהתכתבויות ומעקב אחר משימות.

- עבודה שוטפת מול הנהלת החברה, עובדים, ספקים וגורמים חיצוניים.

- טיפול בהזמנות רכש, חשבוניות, תשלומים והתקשרויות עם ספקים.

- ריכוז ותיאום תהליכים תפעוליים ומתן מענה לצרכים השוטפים של החברה.

- סיוע בקידום פרויקטים ארגוניים ושיפור תהליכי עבודה.

לארגון בירושלים דרוש.ה מנהל.ת לשכת מנכל לניהול סדר היום, תיאום מול גורמי פנים וחוץ ומעקב אחר החלטות ומשימות. התפקיד משלב אחריות אדמיניסטרטיבית רחבה ועבודה צמודה להנהלה.

התפקיד כולל:
- ניהול לשכת המנכל/ית וסדר היום, לרבות תיאום ותיעדוף פגישות, ישיבות ומחויבויות.
-היערכות לפגישות ולדיונים עם גורמי פנים וחוץ.
-הכנת ישיבות, לרבות תיאום משתתפים, חומרים נלווים וסידורים תפעוליים.
-כתיבת סיכומי ישיבות, הפצתם ומעקב אחר יישום ההחלטות.
-טיפול בפניות המגיעות ללשכה ולארגון, ניסוח מענה, ניתוב לגורם המתאים ומעקב אחר הטיפול.
-תיאום ביקורים, פגישות ואירועים משמעותיים הקשורים לפעילות המנכל/ית והעמותה, לרבות אירוח וקבלת פנים.
-הכנת מצגות ומסמכים מקצועיים ומעוצבים בהתאם לצורך.
-אחריות על היבטים אדמיניסטרטיביים ותפעוליים הנדרשים לפעילות השוטפת של העמותה.

*עבודה במשרה מלאה/חלקית ימים א-ה בשעות 8-17*
**שכר- גבוה**

הזדמנות מצוינת להשתלב בתפקיד דינמי ורב- ממשקים, המשלב קידום תהליכים ארגוניים, ריכוז פרויקטים ועבודה צמודה למנהל תחום. תפקיד המאפשר חשיפה לעולמות ניהול הפרויקטים, התפעול והפיתוח הארגוני!

** אופציה למשרת סטודנט.

תיאור התפקיד:

- ליווי שוטף של מנהל התחום בקידום תהליכים, משימות ופרויקטים.

- ריכוז, תיאום ומעקב אחר פרויקטים ותהליכים חוצי ארגון.

- עבודה מול ממשקים פנים וחוץ-ארגוניים, תיאום בין גורמים מקצועיים והנעת משימות.

- ריכוז וליווי תהליכי מכרזים והתקשרויות.

- סיוע בגיבוש תוכניות עבודה, מעקב אחר ביצוען ועמידה בלוחות זמנים.

- זיהוי צרכים תפעוליים, קידום שיפורים וייעול תהליכי עבודה.

- הכנת דוחות, ריכוז נתונים ומעקב אחר סטטוס משימות ופרויקטים.

לארגון אקדמי מוביל דרוש/ה עוזר/ת מקצועי/ת לתפקיד המשלב: ריכוז וניהול פרויקטים בתחום התפעול, לרבות קבלה וריכוז של פניות, מעקב אחר ביצוע משימות ומתן מענה, מעקב אחר ביצוע פרויקטים מול צוותי התפעול והמחשוב, אחריות על השכרת חללים באקדמיה אל מול גורמי חוץ, ניהול יומן סמנכל התפעול ותיאום פגישות וישיבות, ניהול יומן כלל אקדמי לריכוז ותיאום משימות תפעול ואירועי האקדמיה, מתן מענה בכתב ובעל פה לגורמים פנימיים וחיצוניים, השתתפות בוועדות ובישיבות, כתיבה ועריכה של פרוטוקולים ומתן סיוע שוטף לסמנכל התפעול, ריכוז העבודה האדמיניסטרטיבית השוטפת במשרד סמנכל התפעול ועוד..
**המשרה ממוקמת בירושלים**

מטרת התפקיד
ניהול מקצועי, יעיל ודיסקרטי של לשכת המנכ"ל, תמיכה שוטפת בעבודת המנכ"ל והבטחת תיאום, בקרה ומעקב אחר החלטות ומשימות מול גורמי פנים וחוץ.
תחומי אחריות מרכזיים
ניהול לשכת המנכ"ל וסדר היום, לרבות תיאום ותיעדוף פגישות, ישיבות ומחויבויות.
מעקב ובקרה אחר משימות, החלטות ובקשות של המנכ"ל ומעקב אחר ביצוע.
היערכות לפגישות ולדיונים עם גורמי פנים וחוץ: ריכוז נושאים, הכנת חומרי רקע, מצעים לדיון ומצגות.
ריכוז עבודת הוועד המנהל ויו"ר העמותה: תיאום ישיבות, גיבוש סדרי יום, הפצת חומרים, כתיבת פרוטוקולים ומעקב אחר החלטות.
הכנת ישיבות, לרבות תיאום משתתפים, חומרים נלווים וסידורים תפעוליים.
כתיבת סיכומי ישיבות, הפצתם ומעקב אחר יישום ההחלטות.
ניהול מידע, מסמכים ותכתובות הקשורים לפעילות המנכ"ל, תוך שמירה על סדר, זמינות ודיסקרטיות.
טיפול בפניות המגיעות ללשכה ולארגון, ניסוח מענה, ניתוב לגורם המתאים ומעקב אחר הטיפול.
תיאום ביקורים, פגישות ואירועים משמעותיים הקשורים לפעילות

התפקיד כולל אחריות על ניהול שוטף של המשרד ומתן תמיכה אדמיניסטרטיבית לעובדי החברה ולהנהלה.
במסגרת התפקיד נדרש/ת המועמד/ת לתת מענה טלפוני ופרונטלי, לנהל יומנים ולתאם פגישות, לטפל בדואר נכנס ויוצא, להכין מסמכים, דוחות ומצגות, לנהל תיוק פיזי וממוחשב ולעדכן נתונים במערכות השונות.
בנוסף, התפקיד כולל עבודה מול ספקים וגורמים פנים וחוץ ארגוניים, הזמנת ציוד משרדי, מעקב אחר משימות וביצוען, סיוע בתיאום פעילויות משרדיות ומתן מענה אדמיניסטרטיבי שוטף בהתאם לצורכי הארגון.
התפקיד דורש יכולת עבודה עצמאית, סדר וארגון, תעדוף משימות ועבודה בסביבה דינמית ומרובת ממשקים.

לחברת נדל"ן מבוססת דרוש/ה מנהל /ת משרד ומזכיר/ה אישית לתפקיד מגוון, עצמאי ודיסקרטי:

ניהול שוטף ומלא של המשרד.

ניהול יומן מורכב ותיאום פגישות מרובות משתתפים.

תמיכה אדמיניסטרטיבית ולוגיסטית צמודה למנכ"לית, כולל מעקב אחר משימות מקצה לקצה.

ניהול תכתובות ומיילים מול ממשקים בארץ ובחו"ל.

ארגון נסיעות, כנסים ואירועים.

טיפול במשימות משרד שוטפות, ניהול פגישות בזום וקבלת אורחים.

דרישות התפקיד:

ניסיון קודם כאיש אדמיניסטרציה / ניהול משרד ממשרדי עורכי דין או רואי חשבון - חובה.

עברית ברמת שפת אם, כולל ניסוח ברמה גבוהה מאוד - חובה.

אנגלית ברמה טובה (התכתבויות ותיאומים).

שליטה מלאה יישומי Office.

סדר וארגון ברמה גבוהה, דיסקרטיות מלאה, יחסי אנוש מצוינים ויכולת עבודה עצמאית בסביבה תובענית.

היקף המשרה: ימים א'-ה', 09:00-15:30 (אפשרות למשרה מלאה/גמישה).

ניהול יומן, הכנת חומרי רקע, סיכום ישיבות ומעקב אחר ביצוע משימות.
ניסוח מכתבים בשפה העברית והאנגלית.
טיפול בנסיעות לחו"ל של ראש המרכז.
איסוף, ריכוז והכנת חומרים לצורך דוחות אקדמיים, לרבות מעקב אחר פעילות ומחקרים.
ריכוז, ליווי ותיאום תהליכי מינוי וקידום של חברי סגל אקדמי, לרבות עבודה מול גורמים פנים-אוניברסיטאיים וחיצוניים.
הכנת חומרים והגשת מועמדויות לפרסים אקדמיים.
ארגון פגישות פקולטה וועדות.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.