דרושים » מכירות » דרוש /ה עוזרת רכזת הרשות למחקר ופיתוח במרכז הרפואי שערי צדק

טיפול אדמיניסטרטיבי שוטף בתכנית ובכלל זה:
טיפול בכנסים בינלאומיים של התוכנית, תוכניות לימוד והשתלמויות של התוכנית.
טיפול בשילוב חוקרים בתוכנית (דוקטורט, פוסט-דוקטורט וחוקרים מחו"ל).
סיוע מנהלי לחוקרים, עובדים ואורחי התוכנית.
אחריות מנהלית על הסטודנטים העובדים בתוכנית.
סיוע בהכנת דו"חות פעילות למממנים וגופי פיקוח בארץ ובחו"ל ומעקב אחר הגשתם.
קשר שוטף עם יחידות אקדמיות ומנהליות אחרות באוניברסיטה ועם מוסדות אקדמיים בארץ ובחו"ל.
אחריות על תחזוקת משרדי התוכנית.
עבודה משרדית שוטפת: תיאום פגישות וניהול יומן התוכנית.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים

ניהול משרד הנהלת המכון וטיפול אדמיניסטרטיבי של צרכי היחידה, אחריות לוגיסטית על ארגון אירועי מכון המחקר וסיוע בנושא מלגות ומענקי מחקר. התפקיד כולל ביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה.
תחומי אחריות: ריכוז ועדות המכון: זימון חברי הוועדות לישיבות, הכנת חומרים לישיבה והפצתם. סיוע בכתיבת פרוטוקולים תיאום לוגיסטי של נסיעות עבודה לחו"ל של חוקרים ותלמידי מחקר, כולל אחריות על מערכת ניהול הטיסות ('קומביטס') של עובדי המכון. טיפול ואחריות כוללת על קבלת ויזות לחוקרים מחו"ל, כולל תיאום מול משרד הפנים טיפול אדמיניסטרטיבי בתחום המלגות והמענקים הזמנת ציוד וכיבוד/סיוע במערכת התקציבית אלמוג עבודות מזכירות שוטפות (מענה טלפוני ובמייל, ניהול יומנים, דברי דואר, תיוק ועוד), אחריות על מערכת ה- CRM, ניתוב ומענה לפניות המגיעות למכון המחקר עדכון רשימות תפוצה ממוחשבות של מכון המחקר, והפצת מידע על אירועים ופעילויות המכון באמצעים האלקטרונים תיאום ותפעול לוגיסטי של כלל אירועי המכון (כנסים, ימי עיון, סמינרים וכד'), כולל אחריות מלאה על ארגון אירועים פרונטליים ומקוונים; קשר עם ספקים לקבלת הצעות מחיר לשירותים שונים, פתיחת הזמנה באלמוג ועוד הכנת חומרים נלווים לאירועים כולל הזמנות, מצגות, חוברות תקצירים וביוגרפיות, מהלכי טקס ועוד, ע"פ הצורך סיוע לוגיסטי בקליטת עמיתי המחקר

ניהול ובקרה כספית של כלל פעילות מסלול צמרת ומרכז המחקר לרפואה צבאית:
סיוע בתכנון התקציב השנתי, מעקב שוטף אחר ההוצאות והמימוש בפועל, בהתאם לדרישות המסלול ובתיאום מול הנהלת הפקולטה.
מעקב אחר הוצאות בפועל אל מול התקציב המאושר, הכנה וריכוז דוחות כספיים וסיוע בניהול ובקרה של התקציבים.
ניהול תהליכי רכש והתקשרויות מול ספקים, מעקב אחר התחייבויות, פיקוח על הספקים ועמידתם בדרישות המזמין.
ריכוז וטיפול בתקציבי מרכז המחקר לרפואה צבאית, במלגות ובחוקרים, סיוע לראש המרכז בריכוז נתונים, עריכת דוח כספי שנתי ותוכנית עבודה והצגתה לוועדה האקדמית.
שותפות בהובלה וליווי פרויקטים אסטרטגיים משלב הגדרת הצורך ועד שלב היישום בשטח.
הכנה והצגת מסמכים מקצועיים, מצגות ויישומים תומכי פרויקט.
מטלות נוספות בהתאם להנחיות הממונים.

מתן מידע למתעניינים בלימודים בחוג, קבלת קהל ומענה לפניות.
טיפול בהליך מיון וקבלה ללימודים ביה"ס הכולל - שיווק התוכנית, מתן מידע, ריכוז ועדות קבלה, זימון מועמדים ומראיינים, הכנת תיקי ראיונות, דיווח קבלה.
סיוע בהכנת תכנית לימודים עם יו"ר אקדמי, שיבוץ קורסים ומרצים, תיאום כיתות הוראה במערכות השונות וטיפול בהקצאות קורסים.
טיפול בסטודנטים ובכלל זה ניהול מידע אישי, מתן מענה לפניות, רישום לקורסים, מתן פטורים, התאמות והקלות, מניעת נשירה, הנפקת אישורים וטיפול במלגות.
סיוע בטיפול בבוגרים המתגוררים בחו"ל, הנפקת אישורים למוסדות לימודים בינלאומיים וכו'.
אחריות וטיפול על דיווח ציונים.
אחריות על הגשת תזות ומבחני גמר.
סגירת תארים, הנפקת תעודות סיום.
ארגון אירועים, טקסים וסמינרים ובפרט ימי אוריינטציה, ימים פתוחים ועוד.
סיוע בריכוז וועדות בית הספר, הכנת חומרי רקע ודוחות, כתיבת פרוטוקולים והכנת חומרים לאקרדיטציה וניטור.
אחריות לעדכון אתר אינטרנט של בית הספר ופרסום במדיה.

מתן מידע למתעניינים בלימודים בחוג, קבלת קהל ומענה לפניות.
טיפול בהליך מיון וקבלה ללימודים ביה"ס הכולל - שיווק התוכנית, מתן מידע, ריכוז ועדות קבלה, זימון מועמדים ומראיינים, הכנת תיקי ראיונות, דיווח קבלה.
סיוע בהכנת תכנית לימודים עם יו"ר אקדמי, שיבוץ קורסים ומרצים, תיאום כיתות הוראה במערכות השונות וטיפול בהקצאות קורסים.
טיפול בסטודנטים ובכלל זה ניהול מידע אישי, מתן מענה לפניות, רישום לקורסים, מתן פטורים, התאמות והקלות, מניעת נשירה, הנפקת אישורים וטיפול במלגות.
סיוע בטיפול בבוגרים המתגוררים בחו"ל, הנפקת אישורים למוסדות לימודים בינלאומיים וכו'.
אחריות וטיפול על דיווח ציונים.
אחריות על הגשת תזות ומבחני גמר.
סגירת תארים, הנפקת תעודות סיום.
ארגון אירועים, טקסים וסמינרים ובפרט ימי אוריינטציה, ימים פתוחים ועוד.
סיוע בריכוז וועדות בית הספר, הכנת חומרי רקע ודוחות, כתיבת פרוטוקולים והכנת חומרים לאקרדיטציה וניטור.
אחריות לעדכון אתר אינטרנט של בית הספר ופרסום במדיה החברת