לחברה בכפר עזה דרוש/ה מנהל /ת לשכה
היקף משרה 100%
תיאור תפקיד כללי:
מנהל /ת הלשכה מהווה זרוע תפעולית ותומכת להנהלת החברה. אחראי/ת לריכוז פעילות המשרד ולשירות אדמיניסטרטיבי ותיאומי רחב להנהלה המקומית הנהלת הקבוצה והדירקטוריון.
התפקיד כולל ניהול יומנים, תיאומים, הפקת מסמכים, תמיכה ולעיתים הובלה של פרויקטים רוחביים וניהול קשרי פנים וחוץ ארגוניים בדגש על דיסקרטיות, יוזמה, יכולת תיעדוף גבוהה וראייה הוליסטית של צרכי הלשכה.
תחומי אחריות עיקריים:
ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף:
o ניהול יומנים של היו"ר, מנכ"ל והנהלה בכירה (מטה הקבוצה והנהלה מקומית)
o תיאום פגישות פנים וחוץ ארגוניות
o ניהול לו"ז ביקורי הנהלה / ספקים / לקוחות
o טיפול בהזמנות רכש וחשבוניות שוטפות במערכת Priority
o טיפול בהזמנות ציוד משרדי, ריהוט משרדי, כיבוד ואירוח
o עבודה שוטפת מול עו"ד / ספקים אחרים לחתימות והתקשרויות
o סידור והכנת חדרי הישיבות
o ארגון ימי עיון, ביקורים, כנסים, אירועים ונסיעות עסקיות
o הזמנת טיסות לחו"ל, בתי מלון, רכבים / מוניות, ביטוח והלוגיסטיקה השוטפת
אחריות על נושאים רוחביים בחברה
o אחריות על נושא התרומות בחברה והובלת פעילות תרומה לקהילה
o תיאום וגיבוי הדדי עם מזכירת הקבלה
o שותפות והוצאה לפועל של נושאי תרבות ורווחה בחברה: לרבות מתנות לחגים, אירועי חברה, מתנות לעובדים וכו'.
o תמיכה בתחום מימוש תכנית ההדרכה על פי הצורך.
o ניהול הקשר עם חברת הסלולר ואחריות על מכשירי הסלולר של החברה
o תמיכה בתחזוקה וניהול תוכן אתר החברה והרשתות החברתיות
דרישות:
ניסיון קודם כמנהל/ת לשכה / עוזר/ת הנהלה בכירה חובה
ניסיון בסביבה גלובלית יתרון משמעותי
שליטה מלאה בעברית ובאנגלית (קריאה, כתיבה, דיבור)
שליטה בתוכנות Office בדגש על Outlook, PowerPoint, Excel, CANVA
שירותיות גבוהה ויחסי אנוש מצוינים
יוזמה, עצמאות, ראייה מערכתית וראש גדול
דיסקרטיות
סדר וארגון ברמה גבוהה מאוד המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.