אחריות כוללת על תכנון, ארגון וליווי ביקורים של משלחות אקדמיות ממוסדות להשכלה גבוהה ומארגונים בינלאומיים, דיפלומטים, אנשי ציבור בכירים, משלחות שיווק וגיוס, משתתפי תוכניות קצרות ומבקרים נוספים מהארץ ומחו"ל. בנוסף, אחריות על תיאום משלחות היוצאות לחו"ל מטעם לשכת סגנית הנשיא ובית הספר הבינלאומי ותמיכה בארגון אירועים, כנסים וירידים של בית הספר הבינלאומי.
תיאור התפקיד:
- אחריות על תכנון, תיאום וביצוע ביקורים באוניברסיטה בהתאם להנחיות הנהלת האוניברסיטה, לרבות ביקורים שאינם קשורים ישירות לבית הספר הבינלאומי.
- אחראיות מטעם בית הספר הבינלאומי לקשר עם מנהלי תוכניות הקצרות.
- היערכות לוגיסטית ואדמיניסטרטיבית לקראת הביקורים ומשלחות.
- התאמת תוכן הביקור לאופי המשלחת, לתחומי העניין ולתחומי המחקר הרלוונטיים למוסד או לארגון המבקר.
- בניית תוכניות ביקור ולוחות זמנים, ותיאום מול גורמים אקדמיים ומנהליים באוניברסיטה.
- ליווי משלחות, אורחים ומבקרים במהלך שהותם בקמפוס.
- אחריות על ביקורי אח"מים ואורחים בכירים, תוך הקפדה על נהלי הפרוטוקול של האוניברסיטה וליווי הנהלת האוניברסיטה במהלך הביקורים.
- ביצוע מעקב שוטף לאחר הביקורים מול המבקרים והמארחים, לצורך קידום שיתופי פעולה וקשרים אקדמיים.
- הכנת דוחות מסכמים, הפקת לקחים וגיבוש המלצות להמשך פעילות.
- פיתוח, טיפוח ושימור קשרי עבודה עם משרד החוץ, שגרירויות וקונסוליות זרות, נציגויות דיפלומטיות בישראל ונציגים ישראלים בחו"ל.
- הובלת מסורת כנס "פורום השגרירים" וייזום אירועים, כנסים ומפגשים בינלאומיים נוספים.
- תיעוד, ריכוז ושמירת מידע ונתונים אודות ביקורי משלחות ואורחים.
- סיוע בארגון אירועים, כנסים וירידים מטעם בית הספר הבינלאומי.
- ביצוע פרויקטים ומשימות נוספות בהתאם לצרכי העבודה ודרישות הממונים
דרישות:
- תואר ראשון ממוסד אקדמי מוכר, תואר שני - יתרון.
- ניסיון מוכח של לפחות 3 שנים בתכנון, ארגון וליווי משלחות ואח"מים, רצוי במוסד אקדמי או בארגון בינלאומי.
- שליטה מלאה באנגלית, בכתב ובעל פה; שפות נוספות - יתרון.
- יכולת ארגון, תיאום וניהול משימות ברמה גבוהה.
- יוזמה, אחריות ויכולת עבודה עצמאית לצד עבודת צוות.
- יחסי אנוש מצוינים ויכולת עבודה מול מגוון רחב של גורמים בארץ ובחו"ל.
- יכולת עבודה בתנאי לחץ ונכונות לעבודה בשעות לא שגרתיות בהתאם לצורך.
- נכונות לעבודה היברידית, בהתאם למדיניות האוניברסיטה ולהנחיות הממונים.
- ידע וניסיון בשימוש בבינה מלאכותית (AI)- יתרון
- מחויבות ואפשרות לעבוד מהבית בהתאם להחלטת הממונים.
- התאמה לאופייה המיוחד של האוניברסיטה, לערכיה ולמטרותיה.
הערה - המשרה הינה בחוזה מיוחד
***האוניברסיטה מעודדת גיוון תעסוקתי ומזמינה אוכלוסיות שונות בחברה הישראלית ומועמדים עם מוגבלויות להגיש מועמדות.
***האוניברסיטה רשאית להפנות מועמדים למבחני התאמה חיצוניים על פי שיקוליה.
עד תאריך 11.8.26
* המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.