לוח משרות דרושים מנהל אדמיניסטרטיבי בירושלים וסביבתה

מרכז/ת תיאום מעקב ובקרה.
ביצוע מכלול הפעולות הקשורות להנעת ותיאום פעולות הבקרה והמעקב בין הממונה לבין היחידות בתחום הניהול, להגברת האפקטיביות הניהולית.
מטלות מרכזיות:
ביצוע מעקב אחר מגוון משימות ומטלות רוחביות בתיאום מול גורמים שונים ביחידה.
ביצוע מעקב ובקרה שוטף אחר יישום החלטות הנחיות והוראות הממונה.
ביצוע משימות אדמיניסטרטיביות במסגרת היחידה, תיאום פגישות ומענה טלפוני.
תכלול ממשקים ותיאום עם גורמי חוץ ופנים בנושאים הנוגעים לפעילות היחידה.
תיעוד המידע ומעקב באמצעות מערכות הממוחשבות.
ריכוז וועדות ופורומים באחריות היחידה, ככול שנידרש.
הכנה וריכוז מצגות, טבלאות נתונים, דו"חות וסיכומים, תיקי דיון, חומרים נוספים לקראת דיונים וישיבות בכל נושאי המעקב והבקרה בתיאום עם הממונה, וריכוז המלצות ודגשים לשיפורים ולשינויים מתחייבים בפעולות אלו.
מתן מענה לפניות בתיאום הגורמים המקצועיים, ובאישור הממונה.
ביצוע פעולות נוספות בהתאם להנחיות הממונה.
היקף המשרה 100%
תאריך הגשת המועמדות: 11.12.2024 00:00:00

דרוש/ה: רכז קולות קוראים ומיצוי משאבים.
אחוז משרה: 100%.
סיוע לראש הרשות ולגורמי המקצוע במיצוי והרחבת הפוטנציאל הכלכלי של הרשות, וחיזוק יכולותיה למיצוי משאבים, הגדלת הכנסות, והניהול אפקטיבי ויעיל של ההוצאות לצד קידום מהלכים לפיתוח מנועי צמיחה של הרשות.
ניהול מערך הגשות ומענים של המועצה במסגרת קולות קוראים שמתפרסמים ממשרדי ממשלה וגופים אחרים.
ניהול מעקב שוטף אחר מיצוי וביצוע של כלל ההכנסות שמגיעות לרשות ממשרדי הממשלה והגופים השונים.
תחומי אחריות:
מעקב ובקרה אחר כלל הבקשות והקולות קוראים שמוגשים על ידי עובדי הרשות ויחידות הסמך השונות
מעקב ובקרה אחר הכנסות ביצוע דיווחים שוטפים של עובדי הרשות ויחידות הסמך השונות למשרדי ממשלה וגופים אחרים.
מעקב ובקרה על הכנסות הרשות הנגזרות מהגשות ודיווחים אלו.
קידום וייעול פעילות הרשות המקומית בתחום הפיתוח הכלכלי ומיצוי משאבים.
קידום וייעול של תהליכי איגום משאבים לטובת הוצאה לפועל של פרוייקטים גדולים בתחומי הבינוי. והפיתוח.
פירוט המשימות העיקריות כנגזרת מתחומי האחריות:
איתור, סינון ומיון של קולות קוראים עבור יחידות הרשות באמצעות מערכת ייעודית
סיוע לעובדי הרשות בכתיבה והגשה של קולות קוראים לרבות
כתיבה, הכנה, הגשה וביצוע של קולות קוראים חוצי מחלקות ואגפים, לרבות כאלו העוסקים בבינוי
פיתוח והכשרה של רפרנטים לנושא ההגשות והדיווחים בכל אחד מיחידות הרשות המקומית
.השתתפות ו/או הובלה של מופעי מעקב וסטטוס שוטפים אחר מיצוי ההכנסות וביצוע הדיווחים השוטפים במסגרת כלל הבקשות והפרויקטים המנוהלים ברשות.
סיוע ללשכת ראש הרשות בהכנת חומרים ותכלול הנושאים לקידום מול שרים, גורמי חוץ וממשל לרבות סיוע במימוש וקידום הצעות מחליטים.
ממשקים עיקריים:
ראש הרשות וחברי המליאה,מנכ"ל, גזבר, מנהל תב"רים ופרוייקטים, מנהלי מחלקות/אגפים ויחידות סמך, רפרנטים בכל אחד מן המחלקות/אגפים.
ועדת בחינה וראיינות יתקיימו בתאריך 19/12/24.
תאריך הגשת המועמדות: 14.12.2024

למוסד אקדמי דרוש /ה מתאם /ת אתיקה במחקר וקידום מאגרים.
היקף: משרה מלאה.
ייעוץ וליווי חוקרים בנוגע לדרישות האתיקה של מענקי האיחוד האירופי, המממנים האמריקאיים והמממנים הישראלים, החל משלב הגשת הצעות המחקר ובמהלכן.
איתור ומעקב אחר הזדמנויות מימון מהאיחוד האירופי וממקורות נוספים.
ניתוח של קולות קוראים מהאיחוד האירופי וגופי מימון אחרים ובדיקת התאמתם לחוקרי המוסד האקדמי.
יידוע החוקרים על הזדמנויות מתאימות וסיוע ראשוני בגיבוש רעיונות מחקר העונים על דרישות המימון, קידום שיתופי פעולה: סיוע ביצירת קשרים בין חוקרים ושותפים פוטנציאליים למאגדי מחקר.
ליווי תהליך ההגשה: תמיכה בהכנת הצעות המחקר, כולל תיאום בין השותפים וסיוע בהיבטים המנהליים.
סיוע לציבור החוקרים בניתוב הבקשות לוועדות האתיקה המתאימות.
ניהול אדמיניסטרטיבי של ועדת האתיקה העליונה ובכלל זה סיוע ליו"ר הוועדה, תיאום פגישות הוועדה, כתיבת פרוטוקולים, ועוד.
ריכוז ועדת I.R.B. (ועדת אתיקה מוסדית) וטיפול בבקשות לאישור מחקר, כולל בדיקת הבקשות והמסמכים הנלווים, מעקב אחר אישורים וביקורות.

דרוש/ה ראש ענף (ייעוץ וחקיקה).
המקום: ירושלים.

תאור התפקיד:
סיוע בריכוז העבודה המנהלית בלשכת המשנה ליועמ"ש מטעם המשנה ליועמ"ש ותוך סיוע לעוזר המשפטי מטעמו.
סיוע למרכז (ייעוץ וחקיקה) בביצוע מעקב ובקרה אחר יישום המשימות המחלקתיות
ותכנית העבודה המחלקתית.
ריכוז הטיפול בנושא פניות הציבור במחלקה, ובכלל זה ניתוב לרפרנט הרלוונטי,
הכנת המענה לפנייה בהתאם לנוהל הטיפול בפניות ציבור בייעוץ וחקיקה ולפי
הנחיית הרפרנט המטפל, ומעקב אחר המענה לפנייה בהתאם לפרקי הזמן הקבועים
בחוק ובתקשי"ר.
סיוע למשנה או מי מטעמו בבקרה ופיקוח על השתתפות משפטנים בדיונים רלוונטיים
בכנסת, לרבות רישום לדיונים בהם בסמוך למועד הדיון לא נרשם הרפרנט הרלוונטי מהמחלקה.
אחריות על כלל שירותי המנהל במחלקה לרבות הנושאים הבאים: תיאום ישיבות
ושיחות ועידה עבור המשנה ליועץ המשפטי לממשלה וכלל משפטני המחלקה; הכנת
חומרים לקראת דיונים הנערכים אצל המשנה ליועץ המשפטי לממשלה; ריכוז הטיפול
בתיקי עיכוב הליכים, ניהול לוגיסטי כולל של צורכי המחלקה; רישום עורכי הדין
במחלקה לדיונים בוועדות שרים, קבינטים וממשלה; טיפול בהיבטים
האדמיניסטרטיביים הנוגעים לגיוס מתמחים וסטודנטים, לרבות תיאום פגישות,
הודעה על קבלה, סיוע בהכנת המסמכים הנדרשים, וכיו"ב ; סיוע למשנה ומי מטעמו
בהזנת נתונים למערכות ממוחשבות.
סיוע הדדי בכלל מחלקות ייעוץ וחקיקה, בלשכות שבהן יש מצוקות כוח אדם,
קבועות או זמניות.
הפקת דו"חות מעקב על תחומי האחריות לעיל, בהתאם להנחיות המשנה ליועץ המשפטי
לממשלה או מי מטעמו.
סיוע בביצוע משימות הנדרשות ע"י יחידת הניהול, לרבות ריכוז נתונים, רישום
להשתלמויות וכיו"ב.
ביצוע תפקידים נוספים, בהתאם להנחיות הממונה.
15.12.24 

דרישות התפקיד:
השכלה:
השכלה תיכונית (12 שנ"ל)
נסיון:
ניסיון בתחומי העיסוק של המשרה כמפורט בתיאור התפקיד, או בתחומים בעלי זיקה לתחומים אלה, כלהלן:
לבעלי השכלה תיכונית - 3 שנים.
לבעלי תואר ראשון- שנת ניסיון.
דרישות רצויות:
כושר ארגון תאום וביצוע בקרה.
יחסי אנוש מעולים.
רמת שירותיות גבוהה.
ייצוגיות.
היכרות עם מערכות מחשוביות. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.

טיפול אדמיניסטרטיבי - תפעולי בצרכי המחלקה ומתן מענה אדמיניסטרטיבי ולוגיסטי למנהלת המחלקה, לצוות, לקהל ולכלל מדורי המחלקה. התפקיד כולל ביצוע משימות וביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחיד ה.
תחומי אחריות: סיוע בקליטה לוגיסטית של כלל קבוצות המחלקה המגיעות לפעילויות השונות. סיוע בטיפול בהזמנת קבוצות במערכת ת.ה.ל, גפן ומצפן. ליווי אנשי עדות ומענה לצוות המדריכים עבודה מנהלתית שוטפת מול גורמים רלוונטיים ביד ושם וגורמי חוץ טיפול בנושאים הכספיים של המחלקה (תשלומים ועוד) אחריות לגביית כספים וחובות בגין פעילויות המחלקה הקלדת נתוני הפעילות וספקי שירותי ההדרכה /הרצאה סיוע בטיפול בקליטת מדריכים ומרצים במערכות האגף מתן שירות לקהל הפונים, צוותי המחלקה, צוותי ביה"ס וצוותי יד ושם הקלדות שונות וצילומים, מענה טלפוני ומקוון סיוע בלוגיסטיקה של כנסים ואירועים במחלקה: רישום, תיאום עם גורמים חיצוניים, תיאום היסעים, מלונות וכו' סיוע בריכוז נתונים והכנת דוחות לפי דרישה

טיפול אדמיניסטרטיבי - תפעולי של המחלקה, ומתן מענה למנהל/ת המחלקה, לצוות ולפניות קהל ;קשר שוטף לטיפול ולצרכי לוגיסטיקה מול שלוחת קריית ההדרכה בנגב וכן טיפול שוטף בהיבט הכספי של המחלקה. התפקיד כולל ביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה.
תחומי אחריות: טיפול אדמיניסטרטיבי ולוגיסטי בצרכי היחידה; סיוע בתיאום ותפעול לוגיסטי של כנסים ואירועים במחלקה: - תיאום ועבודה עם גורמי חוץ ופנים בפעילויות, פרויקטים ושיתופי פעולה של המחלקה. - אפיון צרכים טכנולוגיים: עבודה מול מנהלת המחלקה וצוותי המחלקה ואל מול הגורמים הרלוונטיים באגף וביד ושם. - תיאום היסעים, מלונות, מדריכים ומרצים, חדרי פעילות, מזון, צרכים לוגיסטיים - כולל תכנון סידור כיתות.
הקלדת נתוני הפעילות וספקי שירותי ההדרכה /הרצאה עדכון, רישום וקליטה של מדריכים /מרצים. טיפול בתשלומים למדריכים/מרצים וספקים שונים. מתן שירות לקהל הפונים, צוותי המחלקה, צוותי האגף וצוותי יד ושם. הזמנת ציוד משרדי. ניהול קופה קטנה. סיוע בניהול יומן מנהל המחלקה ואירועי המחלקה. מענה טלפוני ומקוון.
גביית תשלומים; עבודה מול ארגוני הביטחון השונים: חשבוניות/הזמנות רכש/גביית כספים. עבודה שוטפת בנושא הכספים מול צוות עיר הבה"דים. הכנת דוחות וריכוז נתונים על פי דרישה.

ניהול שוטף של המשרד וסיוע לראש היחידה ולעובדיה, ובכלל זה:
מענה פרונטלי, טלפוני ובדוא"ל.
ניהול יומנים של צוות היחידה, תיאום פגישות וישיבות רבות משתתפים.
ביצוע הדפסות ותיוקים (סיכומי פרוטוקולים, כתבי כמויות, הזמנות עבודה ועוד) ואישורי כניסה.
העברת חשבונות חתומים ליחידת החשבות ולמהנדסי מטה.
אחריות על אחזקת המשרד וניהול מלאי ציוד משרדי וציוד מתכלה.
השתתפות וסיוע בארגון אירועים ביחידה.
מעקב אחר הזמנות במערכת ההזמנות של האגף.
משימות נוספות בהתאם להנחיות הממונים.

טיפול בתלמידי בית הספר והמועמדים ובכלל זה: קליטה, ייעוץ בענייני תכניות הלימודים, בדיקת זכאות לתואר, סגירת תארים ורישום לקורסים.
קבלת קהל, מענה טלפוני, ומתן מידע בענייני מינהל תלמידים.
מתן סיוע לסגל בית הספר בנושאי הוראה ולימודים.
טיפול בבחינות ביה"ס ודיווח ציונים.
טיפול ביציאה לסטאז', כולל קשר עם משרד הבריאות.
עבודה מול גורמי פנים וחוץ אוניברסיטאיים.
סיוע בהכנת טקסי סיום ופרסים.
ביצוע משימות נוספות בהתאם להנחיות הממונים.

דרוש/ה מנהל /ת תחום בכיר (תהליכי שירות).
היקף העסקה: 100%
תאור התפקיד:
אחריות על בנייה, כתיבה, השקה, הטמעה ותחזוקת תהליכי השירות לציבור במשרד.
אחריות על כתיבה ותחזוקה של נהלי שירות לציבור במשרד.
ריכוז ובחינת הצעות לשיפורי תהליכי שירות.
אחריות על הבנייה ויישום תהליכי המדידה והבקרה בתחום השירות ובכללם: הגדרת מדדי הבקרה (על ומשנה) והגדרת שגרות ושיטות מדידה ובקרה.
הובלת מנגנון לתחקור וניתוח אירועי שירות, למידה מהצלחות וכשלים וקידום שיפורי תהליכים בתחום השירות לציבור.
יישום תהליכי אנליזה על ביצועי ערוצי הקשר השונים עם הלקוח ברמת איכות וכמו וכן הצפת תובנות ונגזרות לטיפול.
הובלת תחום סקרי שביעות רצון ללקוחות המשרד ובכלל זה: יישום סקרי שביעות רצון שוטפים, עיבוד וניתוח הממצאים והצגתם להנהלת המשרד לטובת גזירת תכניות עבודה.
תיאום פיתוח יישומים דיגיטליים, עם אגף מערכות מידע או כל גורם רלוונטי אחר בארגון ומחוצה לו, לקידום תהליכי שירות במשרד.
בחינת תהליכי העבודה וקביעת עמידה ביעדי יעילות ורמות שירות, לרבות זמני ביצוע, תוך יישום הלקחים הנדרשים ושיפור ההליכים.
ביצוע מטלות נוספות בהתאם לצורך ולדרישת הממונה.
תאריך הגשת המועמדות: 2024-12-12 00:00:00

דרישות התפקיד:
השכלה:
השכלה אקדמית (תואר ראשון), רצוי באחד או יותר מהתחומים הבאים: כלכלה, מינהל עסקים, תעשייה וניהול, סטטיסטיקה.
ניסיון:
לבעלי/ות תואר ראשון - 5 שנות ניסיון (לבעלי/ות תואר שני - 4 שנות ניסיון) בניהול מערכי שירות ו/או באנליטיקה של מערכי שירות, לרבות: מוקדים טלפונים, פרויקט שירות, מערכי שירות פרונטליים.
נתונים רצויים:
הובלה של פרויקטים גדולים בארגוני שירות.
ניסיון בניהול תהליכי שירות מרחוק באמצעות טפסים מקוונים, מערכות צ'אט, רשתות חברתיות וכיוצ"ב.
היכרות עם טכנולוגיות בתחום השירות
היכרות מעמיקה עם השירות הציבורי בכלל והממשלתי בפרט
ניסיון בעבודה מול גופים גדולים
כושר הבעה בכתב ובעל פה
הערות:
בהתאם לחוק ההנדסאים והטכנאים המוסמכים, התשע"ג - 2012, ובתיאום בין נציבות שירות המדינה לבין הארגון היציג של הסתדרות ההנדסאים והטכנאים, הנדסאי/ת או טכנאי/ת מוסמכ/ת, הרשומ/ה בפנקס ההנדסאים והטכנאים המוסמכים, רשאי/ת להתמודד במכרזים דירוג האקדמאים בהם נקבעה דרישה להשכלה אקדמית כללית. במקרה זה הניסיון הנדרש מטכנאי/ת מוסמכ/ת הוא של 7 שנים בתחומים המפורטים לעיל, ומהנדסאי/ת של 6 שנים בתחומים המפורטים לעיל.
בעלי תעודת הנדסאי או טכנאי מוסמך אשר ייבחרו למשרה ידורגו בדירוג המנהלי.  המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.

לפרוייקט לאומי רפואי גדול דרוש/ה מתאמ/ת מחקר התפקיד כולל: עבודה אדמיניסטרטיבית וטכנית לצוות המחקר ולחוקרים חיצוניים עבודה טכנית מול אגף מערכות מידע פגישות מול מטופלים וכו'...

מתן מידע על תוכנית הלימודים ופגישות עם מתעניינים לתואר בוגר.
ייעוץ ומעקב אחר רישום וקבלה לתואר.
סיוע לסטודנטים בבחירת קורסים והכנת תכנית הלימודים.
מעקב אחר לימודי הסטודנט והתקדמותו במסגרת בית הספר וטיפול בבעיות אישיות במידת הצורך.
טיפול מנהלי בסטודנטים בתוכניות מיוחדות של היחידה וקיום ימי אוריינטציה וסיורים בקמפוס.
קיום פגישות ייעוץ אקדמי פעמיים בסמסטר עם הסטודנטים בתוכנית הסמסטריאלית.
טיפול ברישום הסטודנטים לקורסים, כולל טיפול בבקשות לשינויים בתקופת הרישום.
השתתפות וייצוג היחידה בירידים, טקסים, ימים פתוחים ואירועים שונים של בית הספר ומוסדות אחרים.
קשר עם משרדי בית הספר, מוסדות אקדמאיים, מרצים וגורמים אוניברסיטאיים אחרים בארץ ובחו"ל.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

הארכה למכרז רכז/ת הסעות חוגים למחלקת תחבורה.
היקף משרה: 80%-100%
תיאור התפקיד
אחריות על תחום ההסעות של החוגים במועצה
עיקרי התפקיד
1. ביצוע מטלות בתחום הסעות תלמידים של החוגים במועצה
2. קשר עם גורמי חוץ ופנים
3. קשר רציף עם חברות ההסעות, פיקוח ובקרה בשטח.
4. ריכוז הסעות לפעילויות נוספות בהתאם לצורך.
5. עבודה בשעות הצהריים- ערב.
תאריך הגשת המועמדות: 12.12.2024 12:00.

דרוש/ה ראש/ת ענף (תאום, מעקב ובקרההשירות להתמכר).
רמת תפקיד: משרה תחילית מתקדמת.
היקף העסקה: 100%.
ליבת העיסוק:
ביצוע מכלול הפעולות הקשורות להנעת ותיאום פעולות הבקרה והמעקב בין הממונה
לבין היחידות בתחום הניהול, להגברת האפקטיביות הניהולית.
מטלות מרכזיות:
ביצוע מעקב אחר מגוון משימות ומטלות רוחביות בתיאום מול גורמים שונים ביחידה.
ביצוע מעקב ובקרה שוטף אחר יישום החלטות הנחיות והוראות הממונה.
ביצוע משימות אדמיניסטרטיביות במסגרת היחידה, תיאום פגישות ומענה טלפוני.
קיום ממשקים ותיאום עם גורמי חוץ ופנים בנושאים הנוגעים לפעילות היחידה.
תיעוד המידע ומעקב באמצעות מערכות הממוחשבות.
תיאום וועדות ופורומים באחריות היחידה, ככול שנידרש.
איסוף וריכוז מצגות, טבלאות נתונים, דו"חות וסיכומים, תיקי דיון,
חומרים נוספים לקראת דיונים וישיבות בכל נושאי המעקב והבקרה בתיאום עם הממונה,
וריכוז המלצות ודגשים לשיפורים ולשינויים מתחייבים בפעולות אלו.
מתן מענה לפניות בתיאום הגורמים המקצועיים, ובאישור הממונה.
ביצוע פעולות נוספות בהתאם להנחיות הממונה.
תאריך הגשת המועמדות: 10.12.2024 00:00:00

דרוש/ה ראש/ת ענף (תאום, מעקב ובקרה-ייעוץ משפטי).
היקף העסקה: 50%

ליבת העיסוק:
ביצוע מכלול הפעולות הקשורות להנעת ותיאום פעולות הבקרה והמעקב בין הממונה
לבין היחידות בתחום הניהול, להגברת האפקטיביות הניהולית.
 
מטלות מרכזיות:
* ביצוע מעקב אחר מגוון משימות ומטלות רוחביות בתיאום מול גורמים שונים
ביחידה.
* ביצוע מעקב ובקרה שוטף אחר יישום החלטות הנחיות והוראות הממונה.
* ביצוע משימות אדמיניסטרטיביות במסגרת היחידה, תיאום פגישות ומענה טלפוני.
* קיום ממשקים ותיאום עם גורמי חוץ ופנים בנושאים הנוגעים לפעילות היחידה.
* תיעוד המידע ומעקב באמצעות מערכות הממוחשבות.
* תיאום וועדות ופורומים באחריות היחידה, ככול שנידרש.
* איסוף וריכוז מצגות, טבלאות נתונים, דו"חות וסיכומים, תיקי דיון,
חומרים נוספים לקראת דיונים וישיבות בכל נושאי המעקב והבקרה בתיאום עם
הממונה,
וריכוז המלצות ודגשים לשיפורים ולשינויים מתחייבים בפעולות אלו.
* מתן מענה לפניות בתיאום הגורמים המקצועיים, ובאישור הממונה.
* ביצוע פעולות נוספות בהתאם להנחיות הממונה.
 
תאריך הגשת המועמדות: 10.12.2024 00:00.

דרוש/ה מרכז/ת (שירות מבחן נוער - מחוזי).
רמת תפקיד: משרת ביניים.
היקף העסקה: 100%.
תיאור המשרה:
ביצוע העבודה המנהלית בשירות המבחן, ובכלל זה קליטת הפניות ממערכת אכיפת החוק, קבלת קהל, הזמנת מטופלים, מענה טלפוני, שליחה והוצאת דואר, סגירת תיקים, הוצאת תיקים מהארכיב והחזרתם, קליטת נתונים מהמערכת הממוחשבת, הפקת דוחות ועוד.
מתן מענה מנהלי לקציני המבחן וניהול יומני קציני המבחן בנפה/מחוז.
סיוע למנהל הנפה במטלות השוטפות.
סיוע למנהל הנפה ולקציני המבחן בזימון המופנים לשירות, בזימון מתורגמנים
ובארגון בדיקות השתן ותוצאותיהן בנפה.
סיוע בארגון וביצוע ימי אבחון מרוכזים בנפות.
קיום קשר שוטף עם מרכז/ת העבודה המנהלית בשירות המבחן במחוז וביצוע המשימות בהתאם להנחיות.
קיום קשר שוטף עם גורמים שונים בקהילה, כגון: משטרה, שירות בתי הסוהר, בתי משפט, בתי מעצר, פרקליטות, לשכות רווחה.
ביצוע מטלות נוספות בהתאם לצורך ולהוראות הממונה.
תאריך הגשת המועמדות: 10.12.24 00:00.