דרושים » אדמיניסטרציה » עוזר /ת ראש מכון המכון למדעי החיים, הפקולטה למתמטיקה ולמדעי הטבע

אחריות וריכוז הטיפול בנושאים שונים המגיעים ללשכת הנשיא.
מעקב שוטף אחר ביצוע ויישום החלטות המתקבלות על ידי הנשיא והנהלת האוניברסיטה.
הכנת חומרים והשתתפות בישיבות, כולל כתיבת פרוטוקולים.
ניהול צוות העובדים בלשכת הנשיא.
ניהול תקציבי הנשיא וקרנות הנשיא ובכלל זה, טיפול בבקשות לתקצוב, מעקב ובקרה, לרבות אחריות ומעקב על תקציבי הקליטה של חוקרים נקלטים.
תיאום וניהול פעילות הוועד הפועל של האוניברסיטה, כולל ארגון ישיבות הוועד הפועל וועדות הוועד הפועל, מעקב אחר ביצוע החלטות וקשר שוטף עם חברי הוועד הפועל.
ייצוג לשכת הנשיא וניהול הקשר בפני גורמים רלוונטיים באוניברסיטה ומחוצה לה.
הובלת ותכלול פרויקטים לפי הגדרת הנשיא.
משימות ומטלות נוספות על פי הנחיית נשיא האוניברסיטה.

אחריות וריכוז המערך לבקרת האיכות האקדמית ובכלל זה: ליווי היחידות המנוטרות בהכנת דו"ח הערכה עצמית, תאום ביקור וועדות באוניברסיטה ומעקב אחר יישום המלצות הוועדות והחלטות המל"ג.
טיפול בבקשות העסקה נוספת של הסגל האקדמי.
ריכוז תמיכות משרד הקליטה במדענים חוזרים ובדוקטורנטים הכולל טיפול בחוזים ודו"חות.
ריכוז פרישות סגל אקדמי בכיר ובכלל זה עריכת מכתבי פרישה.
עבודה אדמיניסטרטיבית הכוללת: מענה לפניות, הכנת מצגות, הכנת דו"חות אקסל, עדכון אתר הלשכה, ארגון טקסים ואירועים שונים ועוד.
אחריות על ריכוז פרויקטים של סגני הרקטור.
משימות נוספות בהתאם להנחיות הממונים.

ריכוז עבודת תא הבוגרים של הפקולטה לרפואת שיניים ובכלל זה: עבודה עם ראש תא הבוגרים ויו"ר ועדת בוגרים לייזום והוצאה לפועל של תוכנית עבודה שנתית.
תיאום מקצועי מול מדור בוגרים של האוניברסיטה.
שמירה על הקשר עם בוגרי הפקולטה לדורותיהם וארגון אירועים שונים עבורם.
ריכוז נושא לימודי ההמשך וההתמחויות בפקולטה לרפואת שיניים, עבודה עם יו"ר לימודי המשך ומנהלי המחלקות לייזום והוצאה לפועל של תוכנית שנתית.
ארגון אדמיניסטרטיבי של ימי העיון והכנסים של לימודי המשך.
ניהול הכנסות והוצאות של לימודי המשך, עבודה מול מכון מגיד על תשלומים לנותני שירות ומעקב תקציבי שוטף.
פרסום ותמיכה אדמיניסטרטיבית לרישום לתוכניות ההתמחות השונות.
עריכת פרסומים של הפעילויות השונות והפצתם באמצעי המדיה.

סיוע לצוות הנהלת הרשות, עבודה משרדית שוטפת ומתן מענה לפניות סגל הרשות, חוקרים וסטודנטים.
טיפול בהרשאות כניסה של חוקרים וסטודנטים.
סיוע בתהליך הנגשת מידע לחוקרים וסטודנטים ואפיון ושיפור אתר הרשות.
איסוף וניתוח מידע ממערכות ייעודיות של הרשות ושיפור תהליכים וממשקים מול החוקרים.
הכנת חוברות ריכוז פעילות שנתיות.
ריכוז הדרכות וקורסים של סטודנטים.
אחריות על ריכוז סקרי הבטיחות ברשות.
סיוע לחשב הרשות ובכלל זה; ריכוז חיובי וזיכויי חוקרים כולל גיול חובות, הזנת אחזקות למערכת ויצירת דו"חות, הוצאת חשבוניות לגורמי חוץ ועוד.
משימות נוספות על פי הנחיות הממונים.

אחריות על הפעילות המנהלית והארגונית במחלקה.
טיפול במינויים של כח אדם טכני, מנהלי ועובדים לפי שעות החל משלב הקליטה, הארכת מינוי, מעקב דיווחי רכב ושעות נוספות.
טיפול במלגות מחיה ומלגות שככר לימוד לסטודנטים.
סיוע בניהול תקציבים ועריכת דוחות שנתיים.
טיפול בהזמנות ציוד וחומרים, קשר עם ספקים ונותני שירות וטיפול בהוראות תשלום.
אחריות על ניקיון, משק, התקנות וצרכי תחזוקה של המחלקה.
תיאום ישיבות מחלקה וכתיבת פרוטוקולים.
ארגון סמינרים מחלקתיים, כנסים וימי עיון.
ארגון כנס שנתי עבור המחלקה- טיפול בהזמנת מלונות, הסעות, כיבוד, מרצים אורחים ועוד.
תיאום ביקורי אורחים מהארץ ומחו"ל.
ריכוז קשרי המחלקה עם כל הגורמים במכון, בפקולטה ובאוניברסיטה.
מטלות נוספות לפי הוראות הממונים.

אחריות על הפעילות המנהלית והארגונית במחלקה.
טיפול במינויים של כח אדם טכני, מנהלי ועובדים לפי שעות החל משלב הקליטה, הארכת מינוי, מעקב דיווחי רכב ושעות נוספות.
סיוע בניהול תקציבים ועריכת דוחו"ת שנתיים.
טיפול בהזמנות ציוד וחומרים, קשר עם ספקים ונותני שירות וטיפול בהוראות תשלום.
אחריות על תחזוקת המחלקה והציוד בה.
תיאום ישיבות מחלקה וכתיבת פרוטוקולים.
טיפול בסטודנטים בינלאומיים.
ארגון כנסים וימי עיון.
ארגון כנס שנתי בעבור המחלקה (טיפול בהזמנת מלונות, הסעות, כיבוד, מרצים אורחים ועוד).
תיאום ביקורי אורחים מהארץ ומחו"ל.
ריכוז קשרי המחלקה עם כל הגורמים במכון, בפקולטה ובאוניברסיטה.
מטלות נוספות לפי הוראות הממונים.

טיפול בהסכמים של חילופי סטודנטים עם מוסדות בחו"ל, בדיקת זכאות המועמדים לצאת לחילופים, ריכוז הטיפול בהיבטים האקדמיים של יציאה לחילופים וקשר רציף עם הרשות לבינלאומיות.
הכנת קולות קוראים לתוכניות חילופי סטודנטים מחלקתיות ופקולטאיות והפצתם לסטודנטים.
מתן מענה שוטף לשאלות המועמדים והנבחרים לחילופים, גם במהלך שהייתם בחו"ל.
ליווי וסיוע לסטודנטים בנושאים מנהלתיים לפני יציאתם לחילופים ולאחר חזרתם, כולל מתן אישורים אקדמיים ללימודים בחו"ל, הכרה בקורסים, רישום חריג ועוד.
עדכון נתוני הסטודנטים היוצאים לחילופים במערכות הממוחשבות.
עדכון שוטף של תוכן באתר האינטרנט ובאמצעי המדיה החברתית במידע הנוגע לחילופי סטודנטים.
ריכוז הטיפול במלגות ובפרסים שבאחריות הדיקנט והפקולטה ובכלל זה: הפצת קולות קוראים, ריכוז הפניות, הכנת תיקי מועמדים, הוצאת מכתבים לזוכים, ייעול תהליכי דיווח והכנת הדיווחים לאוניברסיטה ולתורמים.
ריכוז עבודת וועדת המלגות הפקולטאית וועדת החריגים: זימון הישיבות, רישום פרוטוקולים

אחריות על תכנית ביה"ס לקשר עם התעשייה, ריכוז התוכנית וקשר עם חברות חיצוניות.
ייזום, טיפוח ושימור קשרים עם גופים בתעשייה, ארגונים ציבוריים ופרטיים, וסטארט-אפים לקידום שיתופי פעולה אקדמיים.
ריכוז תא בוגרים, ייזום וטיפוח קשרים עם בוגרי הפקולטה בארץ ובחו"ל.
ארגון כנסים, ימי עיון ואירועים מיוחדים בביה"ס.
אחריות על ניהול ועדכון אתר האינטרנט של ביה"ס, על המדיות החברתיות ועל צוות עובדי המדיה.
אחריות וטיפול בביקורי משלחות, תורמים ואורחים מהארץ ומחו"ל.
אחריות על מרכזי מחקר ותקציבים מיוחדים.
סיוע שוטף להנהלת ביה"ס בנושא קשרי חוץ ותורמים.
טיפול בפרויקטים מיוחדים וכן בפרויקטים בתחום הבינוי בביה"ס.
ביצוע מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

אחריות על ריכוז ותפעול של תוכניות קצרות וארוכות של המכון: בניית לוחות זמנים מדויקים, תיאום מול מוקד טבע, תיאומי בטחון, הזמנת אוטובוסים, לינות ועוד - בהתאם לתכנית העבודה.
ניהול שוטף של התוכניות: הזמנת ציוד ואוכל, ניהול המחסן, תחזוקה ובדיקת תקינות של ציוד משרדי וטיפול בתקלות.
סיוע לממונת התפעול בטיפול בקליטת מרצים או עובדים זמניים אחרים.
מתן שירות תפעולי לצוותי המכון השונים כולל מנהלי המכון, ממונת חינוך, מחנכים ומדריכים.
ריכוז, איסוף ומעקב אחר מסמכי ספקים.
סיוע באיתור וביישום של דרכי התייעלות תפעוליות.
ליווי ואחריות על בנות שירות שעובדות במשרד.
כפיפות לממונת התפעול של המכון.