דרושים » אדמיניסטרציה » רכז /ת אדמיניסטרטיבי /ת - משאבי אנוש ותפעול

טיפול אדמיניסטרטיבי - תפעולי בצרכי המחלקה ומתן מענה אדמיניסטרטיבי ולוגיסטי למנהלת המחלקה, לצוות, לקהל ולכלל מדורי המחלקה. התפקיד כולל ביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה.
תחומי אחריות: מזכירות - טלפון, מייל, יומן אחריות לגביית כספים מקבוצות חינוכיות וחובות בגין פעילויות המחלקה סיוע בקליטה לוגיסטית של כלל קבוצות המחלקה המגיעות לפעילויות השונות סיוע בטיפול בהזמנת קבוצות במערכות הארגון הפנימיות, הקלדת נתוני פעילות מענה לצוות המדריכים עבודה מנהלתית שוטפת מול גורמים רלוונטיים ביד ושם וגורמי חוץ (ספקים כגון נציגי בתי ספר, חברות אוטובוסים ועוד) מתן שירות לקהל הפונים, צוותי המחלקה, צוותי ביה"ס וצוותי יד ושם סיוע בלוגיסטיקה של כנסים ואירועים במחלקה: רישום, תיאום עם גורמים חיצוניים, תיאום היסעים, מלונות וכו' סיוע בריכוז נתונים והכנת דוחות לפי דרישה

דרוש ראש צוות אדמיניסטרציה, במחלקת חינוך ולמידה בחו"ל.
אחריות על ניהול ההיבט האדמיניסטרטיבי תפעולי של המחלקה וכן ההיבט הכספי של התנהלותה; מתן מענה לצרכי המחלקה - מנהלת המחלקה והצוות, בתחומי הלוגיסטיקה, התפעול והאדמיניסטרציה. סיוע למנהלת המחלקה בניהול השוטף וכן בתהליכי מעקב ובקרה על ביצוע; מתן סיוע לרכזים במיקוד משימותיהם. התפקיד כולל ביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה.
תחומי אחריות: אחריות לטיפול אדמיניסטרטיבי ולוגיסטי בצרכי היחידה מתן סיוע אדמיניסטרטיבי למנהלת המחלקה וסיוע בהפקת התוכנית השנתית ונגזרות בהיבטי התפעול והלוגיסטיקה תכנון וניהול עבודת הצוות האדמיניסטרטיבי, מעקב אחר ביצוע המשימות ומתן פתרונות עבודה עם צוותי המחלקה וגורמים חיצוניים לזיהוי, תכנון ויישום הצרכים הלוגיסטיים -אדמיניסטרטיביים הנדרשים אפיון צרכים טכנולוגיים בשת"פ עם צוותי המחלקה ואגף טכנולוגיות מידע בארגון מתן שרות לקהל הפונים, צוותי המחלקה, צוותי האגף וצוותי יד ושם רישום קליטה ועדכון מדריכים / מרצים במערכות האגף ריכוז הטיפול בפניות הציבור של המחלקה והעברה לגורם המתאים אחריות לתיאום תפעול לוגיסטי - כנסים, סמינרים, ימי עיון והשתלמויות תכנון ותפעול סמינרים, ימי עיון, השתלמויות וכנסים רבי משתתפים בהיבט הלוגיסטי-תפעולי אחריות לטיפול בהיסעים, מלונות, מדריכים ומרצים, חדרי פעילות, מזון וצרכים לוגיסטיים שונים כולל תכנון וסידור כיתות אחריות על הקלדת נתוני הפעילות ותשלומים למדריכים, מרצים וספקים, וניהול כספים של המחלקה (החזרי טיסות, קביעת תשלום לפעילויות) הכנת דוחות וריכוז נתונים על פי הצורך.

דרוש/ה מתאם/ת תהליך רישוי עסקים. 2 משרות.
היקף משרה 100% (40 ש"ש)
מטרות התפקיד:
ריכוז, קידום וליווי תהליכי רישוי עסק ים לצורך הנפקת רישיונות עסק בעיר, תוך מתן שירות לציבור הרחב ולגורמים פנים וחוץ עירוניים שונים, עפ"י חוק רישוי עסקים התשכ"ח-,1968 תיקוניו ותקנותיו ובהתאם למדיניות האגף ולהנחיות הממונה.
תחומי אחריות:
- ריכוז וקידום בקשות רישוי עסק המוגשות למחלקה, ומתן טיפול ראשוני בהליכי רישוי עסקים, בהתאם
למדיניות האגף ולהנחיות הממונה;
- ניהול מעקב אחר חוות דעת לקבלת רישיון, הניתנות ע"י הגורמים הקבועים בחוק וטיפול בתיקי העסק
בהתאם לחוות הדעת ולקריטריונים מקצועיים;
- קבלת בקשות לחוות דעת מקדמית לרישוי עסק, מעקב אחר הטיפול בחוות הדעת ומתן תשובה לפונים
בהתאם לקביעת הגורמים המקצועיים הרלוונטיים, עפ"י נהלים עירוניים והנחיות הממונה;
- מתן מענה וטיפול בפניות או תלונות, בקבלת קהל, טלפונית ובכתב, המתקבלות מבעלי עסקים ומגורמים
שונים בנוגע לתהליכי רישוי עסק, בתיאום עם הגורמים המקצועיים הרלוונטיים, בהתאם לחוקים
ולנהלים רלוונטיים ובתיאום עם הממונה.
כפיפות:
למנהל/ת מרחב בכיר לרישוי עסקים
מטלות עיקריות:
ריכוז וקידום בקשות רישוי עסק המוגשות למחלקה, בהתאם למדיניות האגף ולהנחיות הממונה;
פתיחת תיקי רישוי עסקים חדשים וטיפולם או העברתם לבוחני רישוי עסקים או למתאמי התברואה
המוסמכים, בהתאם נושאי הטיפול, וסגירת תיקים במקרה הצורך ובכלל זה מסירת טפסים לציבור ולבעלי עסקים בכל הקשור לרישוי עסקים, קבלת מסמכים וטפסים וסריקתם, הכנת שוברים לתשלום, הזנה ועדכון הפרטים במערכות הממוחשבות שבשימוש המחלקה והפצתם לגורמים המקצועיים הרלוונטיים;
ניהול מעקב אחר תהליך הרישוי וזמני הטיפול של גורמי הרישוי הקבועים בחוק לקבלת רישיון עסק, בהתאם לתקנות ולצווי רישוי עסקים, כולל ייזום פניות לגורמים הרלוונטיים לצורך קידום הטיפול בתיקי העסק;
קבלת בקשות לחוות דעת מקדמית לרישוי עסק, העברת הבקשות לגורמים העירוניים הרלוונטיים, ביצוע
בירורים עפ"י הצורך מול גורמים פנים וחוץ עירוניים רלוונטיים ומתן תשובות בהתאם לחוות הדעת
המקצועיות שהתקבלו, בהתאם לנהלים ולהנחיות הממונה;
קבלת בקשות להוצאת מתקנים)כגון: כסאות, שולחנות ומתקנים(מחוץ לשטחי עסקים, בדיקת הבקשות
וטיפול בהן עד לשלב הנפקת ההיתר מול הגורמים המקצועיים הרלוונטיים, כולל ביצוע סיורים ברחבי העיר לצורך אימות והיתכנות למתן היתר, בתיאום עם הממונה; מתן מידע לבעלי עסקים ולאנשי מקצוע בשלבי תכנון ורישוי העסק ומתן הסבר על תהליך הרישוי משלב הגשת הבקשה ועד להנפקת רישיון העסק; טיפול בפניות מגורמים שונים, בקבלת קהל, טלפונית ובכתב, הקשורות לנושאים המטופלים ע"י המחלקה, כולל מתן הנחיות בנוגע לתהליכי הרישוי, מתן מענה לפונים לאחר בחינת הנושאים בתיקים ובמערכת הממוחשבת או מול הגורמים פנים וחוץ עירוניים הקשורים לעניין ו/או ניתובן לגורמים הרלוונטיים או לממונה להמשך טיפול;
הכנת בקשות ומסמכים לוועדות חריגים, העברתם לגורמים המקצועיים הרלוונטיים וביצוע מעקב אחר
יישום החלטות הוועדה;
תאריך הגשת המועמדות: 11.01.2026 12:00. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.

דרוש/ה מרכז/ת תיאום מעקב ובקרה (מח"ר 38-40) למשרה זמנית מילוי מקום עד שנה.
תיאור התפקיד:
ליבת העיסוק:ביצוע מכלול הפעולות הקשורות להנעת ותיאום פעולות הבקרה והמעקב בין הממונה
לבין היחידות בתחום הניהול, להגברת האפקטיביות הניהולית. מטלות מרכזיות: ביצוע מעקב אחר מגוון משימות ומטלות רוחביות בתיאום מול גורמים שונים ביחידה.ביצוע מעקב ובקרה שוטף אחר יישום החלטות הנחיות והוראות הממונה.ביצוע משימות אדמיניסטרטיביות במסגרת היחידה, תיאום פגישות ומענה טלפוני.תכלול ממשקים ותיאום עם גורמי חוץ ופנים בנושאים הנוגעים לפעילות היחידה.תיעוד המידע ומעקב באמצעות מערכות הממוחשבות.ריכוז וועדות ופורומים באחריות היחידה, ככול שנידרש.הכנה וריכוז מצגות, טבלאות נתונים, דו"חות וסיכומים, תיקי דיון, חומרים נוספים לקראת דיונים וישיבות בכל נושאי המעקב והבקרה בתיאום עם הממונה, וריכוז המלצות ודגשים לשיפורים ולשינויים מתחייבים בפעולות אלו.מתן מענה לפניות בתיאום הגורמים המקצועיים, ובאישור הממונה.ביצוע פעולות נוספות בהתאם להנחיות הממונה.
היקף המשרה 100%
תאריך הגשת המועמדות: 7.01.2026 00:00.

עבודה מול צוות המזכירויות משפטים וקרימינולוגיה ובזאת אחריות וטיפול בכל הקשור לבחינות הפקולטה: שכפול, חלוקה לאולמות בחינה, שליפת רשימות נבחנים.
תיאום בחינות לתלמידים הזכאים להתאמות: איסוף המידע בהתאם לדיווחיהם על מועדי הבחינות אליהם ניגשים ואחריות על אכיפת ההתאמות כולל הקצאות לחדרים מתאימים.
אחריות על בניית לוח בחינות כולל שיבוץ קורסים ומועדים באורביט.
אחריות על בקשות למועדים מיוחדים ומתן זכאות לסטודנטים.
עבודה עם הסגל האקדמי בכל הקשור לקבלת הנחיות לבחינות, חומרים נלווים ושאלוני בחינה.
פיקוח ובקרה על מהלכן התקין של הבחינות.
ניהול ובקרה אחר עבודת המשגיחים: שיבוץ והקצאת משגיחים לבחינות הפקולטה, הנחייתם והדרכתם, פיקוח על עבודתם ובדיקה של דו"חות הנוכחות של כלל המשגיחים.
העברת פניות בנושאים טכניים ובתקלות הקשורות לאולמות הבחינה לגורמים הרלוונטיים בפקולטה.
הזנת שאלוני הבחינות למערכת מודל הבחינות.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.