דרושים » אדמיניסטרציה » מנהל.ת לשכת ראש אגף בינוי ואחזקה במכון ויצמן למדע

למכון לסביבה וקיימות במכון ויצמן למדע דרוש.ה רכז.ת אדמניסטרטיבי.ת להחלפת חל"ד
במסגרת התפקיד:
* ניהול יומנים וקביעת פגישות של ראש המכון לסביבה וקיימות וראש פרויקטים ותהליכים
* תיאום פגישות תכנית עמיתים, תיאום סדרת הרצאות וסיוע לראשי המרכזים
* תמיכה בראש משרד הקיימות וראש הקמפוס הירוק באותם תחומים
* סיוע בארגון סמינרים הרצאות וכנסים ותיאום כל הלוגיסטיקה הנילווית (הזמנת חדרים, תמיכה טכנית כיבוד ופרסומים)
* תמיכה בביקורי אורחים בארץ ומחו"ל מול ממשקים רלוונטיים והמשרד הבינלאומי במכון, ארגון טיסות, איסופים וניהול לו"ז ביקורים
* תמיכה ותיאום וועדות שיפוט למענקי מחקר של המכון לסביבה וקיימות
* ביצוע רכש משרדי וכללי עבור המכון לסביבה וקיימות והקמפוס הירוק וכן ביצוע העברות תקציביות לגורמים רלוונטיים

מכון ויצמן מגייס רכז.ת נסיעות בתחום הנהלת חשבונות באגף הכספים.
התפקיד כולל אחריות על טיפול בנסיעות לחו"ל של מדעני ועובדי מכון ויצמן ובין היתר:
* טיפול בנסיעה בתפקיד - רישום לכנסים, תשלום לסוכני נסיעות והעברת מקדמות
* דיווח וסגירת נסיעה, החזר הוצאות לנוסע והחזרי מארחים
* הנפקת דוחות תקופתיים
* עבודה בממשקים רבים במכון ומחוצה לו

למחלקה לאימונולוגיה מערכתית מכון ויצמן דרוש.ה רכז.ת אדמניסטרטיבי.ת (להחלפת חל"ד - לתקופה ארוכה)
במסגרת התפקיד:
* ניהול שוטף של משרד מזכירות המחלקה כולל מענה טלפוני, ניהול יומן פגישות ועוד
* ארגון סמינרים ואירועים מחלקתיים
* טיפול ואירוח של מועמדים ואורחים של המחלקה, בניית לוח זמנים, כיבוד, ארוחות, לינה, החזרי הוצאות וכו
* קליטה וליווי של סטודנטים חדשים במחלקה
* עבודה אדמניסטרטיבית שוטפת מול גורמים שונים במכון
* טיפול בהגשות של מועמדים, עובדים לפי שעות, יועצים, עדכוני סטאטוס, הודעות התחלה וסיום וכיוצב
* הדרכה וסיוע לסטודנטים, יועצים עובדים ומדענים בנשאים שונים, כגון טפסי נסיעות וכו
* ניסוח כתיבה והוצאת הודעות באנגלית
* טיפול בהזמנות רכש ומשלוחים בארץ ובחו"ל, אישורי חשבוניות במערכת הרכש הפנימית
* טיפול בהחזרי הוצאות וניהול קופה קטנה
* הזמנת שירותים פנימיים ממגוון הגורמים בתוך המכון כגון- גרפיקה, דפוס הובלות וכו
* אחריות וטיפול בפרויקטים שונים לפי החלטת ראשת מנהל וראש המחלקה

ביצוע עבודה אדמיניסטרטיבית, הכוללת בין היתר:
* ניהול שוטף של המשרד: מענה טלפוני, ניהול יומן, טיפול בנסיעות, החזרי הוצאות והזמנות שוטפות
*עבודה מול מדענים וסטודנטים מהארץ ומחול, כולל ליווי אדמיניסטרטיבי ומנהלי וטיפול בצרכים השונים שעולים מן השטח, במהלך שהותם במכון
* ארגון סמינרים ואירועים מחלקתיים
* סיוע בטיפול בנושאי כח אדם במחלקה, בסגל האקדמי והמנהלי-טכני
* סיוע ותיאום נסיעות מדענים וסטודנטים לחו"ל
* סיוע בטיפול בהזמנות רכש ומשלוחים, עבודה מול ספקים ואישורי חשבוניות
* ביצוע משימות נוספות בהתאם לצורך וע"פ בקשת הממונים
* עבודה מול ממשקים רבים בתוך המכון ומחוצה לו

אחריות על המשאבים, התקציבים והתשתיות הדרושים לפעילות המדעית והמנהלית של המחלקה, הכוללת:
o ניהול תקציבים - תכנון, ניהול, מעקב ובקרה על תקציבים, מרכזים, מענקי מחקר והתקציב השוטף
o טיפול בנושאי כח אדם - ריכוז הטיפול במשאב האנושי מול אגף משאבי אנוש והמזכירות האקדמית: קליטה, שיבוץ, שינוי סטטוס ותקצוב צרכי איוש ושכר
o ניהול הרכש המחלקתי - אחריות על הפקה ומעקב אחר הזמנות הרכש
o בקרה על תפעול ותחזוקת התשתיות הפיזיות - שותפות בפרויקטי בינוי ושיפוץ מבנים, הקצאה וחלוקת שטחים למדענים, בקרה אחר תחזוקה ואספקה תקינה של שירותים מרכזיים
o טיפול במדענים וסטודנטים אורחים מול המשרד הבינלאומי ודיור אורחים
o תכנון ותקצוב אירועים, סמינרים וכנסים
o ניהול צוות העובדים האדמיניסטרטיביים והמנהליים במחלקה

לחטיבת המכירות של קבוצת דוד לובינסקי, יבואנית הרכב בראשון לציון דרוש/ה: מזכיר/ה חטיבה

מהות התפקיד:
ניהול יומן ותיאום פגישות
טיפול בהזמנות רכש ומעקב אחר ביצוען
עבודה שוטפת מול ממשקים פנימיים (כגון: כספים, רכש, תפעול) וחיצוניים (ספקים)
סיוע בהכנת מצגות, דוחות ומסמכים ניהוליים
מעקב אחר משימות ופרויקטים חטיבתיים
תמיכה אדמיניסטרטיבית מלאה
שותפות בהכנת אירוע מכירות,השקות, ימי גיבוש.

משרה מלאה א - ה 17:00 - 08:00

מה אנחנו מציעים?
סביבת עבודה מקצועית ודינאמית
ארוחות מסובסדות
ביטוח בריאות פרטי
אופק קידומי ובניית מסלול קרירה

לחברה מובילה בענף הרכב דרוש/ה מזכיר/ה לסמנכ"ל עסקי
מיקום: ראשון לציון, שורק
התפקיד כולל:
- ניהול וביצוע משימות מול יחידות המטה והממשקים בחברה.
- מעקב ובקרה אחר טיפול בנושאים שונים למול גורמים בכירים בחברה.
- עזרה בתיאום ותפעול פרויקטים שונים בחטיבה.
- תפעול אופרטיבי שוטף של טיסות, מלונות, מסעדות בעת ביקור אצל היצרן ובעת הגעת היצרן לארץ.
- ניהול יומן פגישות ואדמיניסטרציה משרדית
- ביצוע הזמנות רכש, ניהול הנדרש אל מול התקציב.
- מעקב בקרה תקציבי
משרה מלאה: א-ה 8:00-17:00
* נא לציין ציפיות שכר