דרושים » אדמיניסטרציה » רכז /ת תפעול ואדמיניסטרציה - פתח תקווה

לחברה טכנולוגית איכותית, לניהול ותיאום הפעילות האדמיניסטרטיבית והתפעולית של מחלקת השירות, תמיכה במנהלי הפרויקטים ובצוותי החברה, ומתן סיוע אישי ותפעולי למנכל.
התפקיד דורש סדר, אחריות, יכולת הנעת משימות, שירותיות גבוהה ועבודה מול ממשקים רבים בתוך החברה ומחוצה לה.
שירות ותמיכה תפעולית
ניהול מערכת הקריאות (Jira/Service Portal).
פתיחה, מעקב וסגירת קריאות שירות.
מעקב אחר עמידה ב-SLA והפקת דוחות.
תיאום ביקורי שירות מול לקוחות וטכנאים.
מעקב אחר ציוד, משלוחים והזמנות הקשורות לשירות.
הכנת דוחות שירות חודשיים.
תיעוד ועדכון נהלי שירות ומסמכים.
תמיכה בניהול פרויקטים
מעקב אחר תוכניות עבודה ומשימות.
תיאום פגישות סטטוס והכנת סיכומי ישיבות.
מעקב אחר אבני דרך ולוחות זמנים.
ריכוז מסמכי פרויקט.
עבודה מול קבלני משנה, ספקים ולקוחות.
סיוע בתיאום התקנות, מסירות ועליות לאוויר.
מעקב אחר משימות פתוחות ועדכון סטטוסים.
עזרה אישית למנכ"ל
ניהול יומן ותיאום פגישות.
תיאום נסיעות בארץ ובחול.
טיפול במסמכים, חוזים ומצגות.
הכנת חומרים לישיבות הנהלה ודירקטוריון.
מעקב אחר משימות מנכל והבטחת ביצוען.
טיפול בהתכתבויות מול גורמים פנימיים וחיצוניים.
סיוע בארגון אירועי חברה ופגישות הנהלה.
אדמיניסטרציה משרדית
ניהול ספקי משרד.
טיפול ברכש משרדי.
אחריות על ציוד משרדי.
תמיכה אדמיניסטרטיבית לכלל מחלקות החברה לפי הצורך.
עבודה מול הנהלת חשבונות בנושאי הזמנות, חשבוניות ומעקב גבייה.

דרוש/ה רכז/ת אדמיניסטרציה לחברה מצליחה בתל אביב

התפקיד כולל:
-ניהול ותפעול שוטף של המשרד ותמיכה אדמיניסטרטיבית למחלקות החברה.
-תפעול מערך קורסים והדרכות - פתיחת קורסים, תיאום מדריכים, הרשמות ובקרה.
-תמיכה באתר הסחר - עדכון מוצרים, מחירים ותוכן וטיפול בפניות.
-רכש, עבודה מול ספקים ונותני שירות.
-טיפול בתהליכי משאבי אנוש, קליטת עובדים ורווחה.
-טיפול בתקלות מערכת וטלפוניה ותיאום מול גורמי תמיכה.
-עבודה בסביבה מרובת ממשקים וביצוע מספר משימות במקביל.

משרה מלאה

לחברה מובילה בתחום עבודות בגובה דרוש/ה רפרנט/ית משרד פרויקטים ומזכירות לתפקיד תפעולי, מגוון ומרכזי, התומך מקרוב בפעילות השוטפת של החברה.

*מהות התפקיד*

* טיפול שוטף במערך האדמיניסטרטיבי והתפעולי של המשרד ועבודה מול לקוחות, ספקים וממשקים פנים-ארגוניים.
* מענה לפניות מגוונות, תיאומים, איסוף מידע וקידום תהליכים מול הגורמים הרלוונטיים.
* הכנת דוחות, טבלאות מעקב ועדכון נתונים שוטף במערכות.
* ניהול שוטף של מסמכים משרדיים, כולל סריקות, הדפסות ותיוק.
* סיוע תפעולי רחב לצוות המשרד ומענה לצרכים שוטפים בהתאם לדרישה.

*מיקום:* מתחם הבורסה, רמת גן
*היקף משרה:* מלאה, תנאים טובים למתאימים/ות ואפשרות התפתחות בחברה יציבה וצומחת.