דרושים » אדמיניסטרציה » דרוש /ה מזכיר /ה בכיר /ה למנהל מחלקה

למשרד עורכי דין גדול ומוביל דרוש/ה מנהל /ת משרד לתפקיד מרכזי הכולל אחריות על התפעול השוטף של המשרד, מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית להנהלה ולעורכי הדין, וניהול מגוון ממשקים פנים וחוץ ארגוניים.

תחומי אחריות:

- ניהול שוטף של המשרד ומתן מענה אדמיניסטרטיבי לעובדים ולהנהלה.
- ניהול יומנים ותיאום פגישות מרובות משתתפים.
- טיפול בהתכתבויות, מסמכים משפטיים ומעקב אחר משימות.
- עבודה מול לקוחות, ספקים וגורמים חיצוניים.
- אחריות על הזמנות ציוד, ספקים ותחזוקת המשרד.
- סיוע בארגון ישיבות, כנסים ואירועים משרדיים.
- מעקב אחר חשבוניות, הצעות מחיר ותהליכי רכש.
- תמיכה בפרויקטים אדמיניסטרטיביים ומשימות רוחב.

לרשות הטבע והגנים, חטיבת לוגיסטיקה
דרוש/ה
עוזר/ת מנהל אגף רכש ותחזוקה
משרה זמנית, החלפה לחל"ד
העסקה במעמד יומי

הגדרת התפקיד:
כללי: אחראי/ת לניהול יומן מנהל האגף וראשי התחומים, זימון ותיאום פגישות, זימון חדרי ישיבות, זימון מוזמנים פנימיים וחיצוניים, הדפסת סיכומים ומסמכי האגף, תיוקים, הכנת מצגות, צילומים והכנת חומרים לדיונים, מעקב אחר המטלות השונות של האגף, מענה טלפוני לכל פנייה פנימית וחיצונית לאגף רכש ותחזוקה.

תיאור התפקיד:
1. מדים- אחריות על חלוקה שנתית, הכנת רשימות, חלוקה, החלפות, עבודה מול הספק, ובנוסף מדים לעובדים חדשים במהלך השנה.
2. חניה- אחריות וריכוז כל נושא החניה בחניון הבניין ובחניון שופרסל, מתן אישורי חניה, הנפקת כרטיסים ובקרת תשלומים.
3. שילוח פנים ארצי- טיפול בנושא הזמנות ומשלוחים ע" חברת שליחויות הרלוונטית בכל אזורי הארץ, לאתרים ולחברות חיצוניות, מעקב אחר חשבוניות לתשלום ויצירת קשר רציף מול החברה.
4. הום סנטר- מעקב ובקרה אחר הרכישות והחשבוניות החודשיות.
5. קרביץ- הזמנת ציוד ותפעול שוטף מול הספק, חלוקת ציוד במטה י-ם.
6. גיבוי רכז הקטלוגים והרכש ורכז מכרזי החטיבה, מנהל מחלקת מלאי ואמצעים בזמן העדרם-
7. ועדת רכוש - ריכוז כל נושא הועדה, הכנת דוחות, הזמנת משתתפים, הוצאת סיכומים והכנת חומרים לקראת הוועדה.
8. גיבוי - אחריות על קליטה ופיזור הדואר (דואר יוצא ונכנס)
9. ביצוע כל מטלה נוספת בהתאם לאופי התפקיד ועל פי דרישת הממונה.

תפקיד אדמיניסטרטיבי מגוון הכולל תמיכה במנהלת המינהלה, תיאום פגישות, קשר עם בתי ספר ורשויות, מתן שירות, הזמנת ציוד, טיפול בהנה"ח ועדכון נתונים במערכות ממוחשבות.
למינהלת פר"ח ירושלים דרוש.ה מינהלנ.ית למשרה מלאה.

*סיוע שוטף ויד ימינה של מנהלת המינהלה
*תיאום וניהול יומן וקביעת פגישות
*עבודה שוטפת כולל הכנת דוחות לשויות מקומיות ובתי ספר
*מתן שירות ומענה לגורמי פנים וחוץ
*הזמנת ציוד וליווי צרכים אדמיניסטרטיביים של הרכזים
*טיפול בהנהלת החשבונות של המשרד
*עדכון ותחזוקת נתונים במערכות הממוחשבות של הארגון.

-אנחנו מציעים בנוסף סביבת עבודה נעימה ומשמעותית בארגון חברתי מוביל
-תפקיד מגוון עם אחריות והשפעה
-משרה מלאה
-תחילת עבודה מיידית

תיאור התפקיד:
- ניהול יומן מורכב, תיאום וזימון פגישות מרובות משתתפים.
- ניהול שוטף של תיבות המייל והמענה הטלפוני בלשכה.
-מתן שירות אדמיניסטרטיבי תומך ומקצועי לכלל צוות האגף.
-אחריות מלאה על תחזוקה ותפעול המשרד.
-התנהלות רציפה מול ספקים ונותני שירות.
-טיפול בהסכמים עם נותני שירותים.
-הוצאה וניהול של דרישות רכש אגפיות במערכות הארגון.
-הזמנת כיבוד לאירועים.

תנאי העבודה:
שעות עבודה: ראשון-חמישי 08:00-16:00.

תנאים מעולים למתאימים!
-שכר גלובלי.
-עובד/ת הדסה מהיום הראשון.
-קרן השתלמות מהיום הראשון.
-ימי חופשה ומחלה מוגדלים מהיום הראשון.
-חניה לעובדי הדסה.
-חדר אוכל חלבי/ בשרי בסבסוד.

על התפקיד:
הזדמנות להשתלב בתפקיד מרכזי, משמעותי ובעל השפעה אמיתית בדיור מוגן איכותי, משפחתי ומפנק באזור ירושלים. התפקיד מציע עבודה צמודה עם שדרת הניהול של הארגון, בסביבה אנושית חמה ושירותית, עם פוטנציאל אמיתי להתרחבות סמכויות בהמשך הדרך עבור המועמד/ת המתאימ/ה.

תחומי אחריות ופעילות:

אדמיניסטרציה ותמיכה בהנהלה: ניהול יומני הנהלה מורכבים, תיאום פגישות רבות ממשקים, זימון ישיבות הנהלה, כתיבת סיכומי ישיבות ומעקב שוטף אחר ביצוע החלטות והנעת משימות מול מנהלי המחלקות השונות.

ניהול עמדת הקבלה: אחריות על חוויית הקבלה, מתן מענה פרונטלי וטלפוני אדיב לדיירים, משפחות, ספקים וגורמי חוץ, וניתוב מקצועי של הפניות.

תוצרים ודיווחים: הכנת מצגות, הפקת דוחות, ניסוח והפצת עדכונים והודעות שוטפות, ותיאום מול ממשקים פנימיים וחיצוניים כאחד.

תיאור התפקיד:

מתן מענה למנהלים
גיבוי טלפוני לסגנית מנכ"למנהל אגף
תיוקים והקלדות
סיוע במטלות משרדיות שונות
עזרה לבעלי תפקידים במשרד
הזמנת ציוד
סיוע למנהל האגף ולמנהלים בארגון

ניהול יומנים ותיאום פגישות פרונטליות ופגישות בזום.
מענה טלפוני וניהול התקשורת השוטפת באמצעות וואטסאפ עסקי.
ניהול ומעקב אחר פניות ושיחות באמצעות יומן מעקב מסודר.
מתן מענה שוטף לשוכרים ולגורמים חיצוניים.
עריכה, תיוק וניהול מסמכים וארכיון החברה.
עבודה מול ספקים ונותני שירות, כולל מעקב ואישור חשבונות והוצאות שוטפות.
אחריות על הזמנת ציוד משרדי וניהול צרכי המשרד השוטפים.
קבלת והוצאת שליחויות וטיפול בדואר.
תיאום ועבודה מול גורמים מקצועיים, לרבות משרדי פרסום, שיווק ונותני שירות נוספים.
סיוע אדמיניסטרטיבי שוטף ותמיכה בפעילות העסקית של החברה.