דרושים » משאבי אנוש » רכז.ת למידה ופיתוח מנהיגות

דרוש/ה רכז/ת אדמיניסטרציה ותיאום לוגיסטי - ירושלים
תפקיד אדמיניסטרטיבי משמעותי במכון מחקר מוביל עם עבודה מול הנהלה בכירה ותורמים
מוסד מחקר וחינוך מוביל הפועל בזירה הישראלית, וביהדות התפוצות בצפון אמריקה ובאירופה ומתמקד בהעמקת השיח סביב זהות יהודית, דמוקרטיה, פלורליזם וחברה משותפת.
המוסד משלב בין מחקר אקדמי מעמיק לבין פעילות חינוכית רחבת היקף, הכוללת תוכניות למנהיגות, הכשרות לאנשי חינוך ופיתוח תכנים עדכניים לקהלים מגוונים בארץ ובעולם.
הפעילות מתאפיינת בגישה פתוחה, פלורליסטית ורבתחומית, עם דגש על יצירת דיאלוג משמעותי בין קבוצות שונות בחברה.
לאורך השנים ביסס הארגון את מעמדו כגורם משפיע בעיצוב שיח ערכי וציבורי, תוך חיבור בין עולם הרוח, החברה והמדיניות.
על התפקיד
תפקיד משמעותי באגף פיתוח וגיוס משאבים, הכולל אחריות אדמיניסטרטיבית ותפעולית רחבה לצד עבודה ישירה עם הנהלה בכירה ותורמים.
התפקיד משלב ניהול יומנים מורכבים, עבודה מול תורמים ושותפים, תיאום פעילויות ואירועים, ותמיכה בתהליכי גיוס משאבים.
מדובר בתפקיד דינמי, מרובה משימות, עם חשיפה לעשייה רחבה ומשמעותית המשפיעה על התפתחות המכון.
מתאים למי שמחפש/ת תפקיד אדמיניסטרטיבי איכותי עם עבודה בסביבה בינלאומית ובעלת משמעות.
מה בתפקיד?
ניהול יומן, פגישות ותיאום נסיעות לחו"ל
הכנת חומרי רקע, מצגות וסדרי יום לפגישות הנהלה ותורמים
תפעול שוטף של ועדות ופגישות (כולל סיכומים ומעקב)
מעקב אדמיניסטרטיבי אחר קשרי תורמים ופעילות שוטפת
השתתפות בישיבות הנהלה, סיכום ומעקב אחר משימות
סיוע בארגון אירועים, משלחות וביקורי תורמים
טיפול בהוצאות, חשבוניות והחזרים לצוות
עבודה עם מערכות CRM (כגון Salesforce)
תמיכה בפרויקטים מיוחדים ויוזמות.

הובלת תחומי התכנון הארגוניים ובהם פיתוח והטמעת תוכניות עבודה, מדידה, מעקב ובקרה; וכן הובלת תהליכי תכנון רוחביים ומורכבים. במסגרת התפקיד נדרשים ריכוז ותיאום צוותי עבודה חוצי-ארגון בנושאי תוכן שונים ובחינה וקידום רוחבי של עבודות מטה ביד ושם. התפקיד דורש יכולת עבודה מול כלל דרגי העבודה ביד ושם. התפקיד כולל ביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה.
תחומי אחריות: הובלת תוכניות העבודה, תהליכי תכנון וריכוז עבודת מטה הובלה ויישום של מתודולוגיית התכנון הארגונית לרבות היערכות וגיבוש תוכניות עבודה, בהתאם למתודולוגיה הציבורית ולתפיסה הנהוגה ביד ושם. ובכלל זה תהליך הערכת מצב, עדכון מטרות ויעדים, גיבוש משימות, קביעת מדדים, מדידה שוטפת ומנגנוני בקרה. מעקב בקרה, ניתוח, גיבוש המלצות והצגה מושכלת של תוכניות העבודה השנתיות והרב-שנתיות, כולל איסוף נתונים, בחינת עמידה ביעדים ובמדדים וניתוח חסמי ביצוע הנחייה מקצועית וייעוץ לדרגי הניהול, ביחס לקידום תוכניות העבודה שתחת אחריותם תוך הסתכלות רוחבית ומניעת כפילויות ותהליכי כשל תפקודי - פנים ארגוני. עבודה שוטפת עם אגף הכספים להטמעת תהליכי תכנון-תקצוב. קידום שיתופי פעולה מקצועיים פנים וחוץ ארגוניים; סיוע למנהלת האגף בריכוז עבודות מטה מגוונות.
תכלול צוותי עבודה חוצי ארגון בנושאי תוכן שונים הובלה וריכוז צוותי עבודה ביד ושם העוסקים בתחומי עיסוק שונים לרבות תחומי תוכן ממוקדים שיוגדרו. ריכוז והובלת תוכניות העבודה השנתיות של צוותי העבודה בתחומי תוכן שיוגדרו באופן ממוקד. ליווי, מעקב, בקרה וסיוע לחברי הצוותים בקידום הסוגיות השונות. גיבוש דוחות ביצוע, מסקנות ותיאום עם גורמים רלוונטיים בתוך הארגון ובעת הצורך גם מחוצה לו. עדכון וסנכרון שוטף מול צוותי העבודה

טיפול אדמיניסטרטיבי בכל צרכי האגף. התפקיד כולל ביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה.
תחומי אחריות: טיפול אדמיניסטרטיבי בצרכי היחידה - ניהול יומני פגישות מענה טלפוני ופרונטלי לגורמי פנים וחוץ טיפול בהזמנות רכש, תקציב ובספקים - כולל טיפול בחשבוניות הזמנת ציוד משרדי וציוד מטבח ניהול מלאי ואספקה של טונרים לכלל הארגון טיפול שוטף בצרכי האגף האדמיניסטרטיביים והלוגיסטיים טיפול ומעקב ביצוע החלטות מול עובדי האגף; התנהלות ותפעול קבוצת הוואטסאפ האגפית עבודה במערכות ממוחשבות, הזנת נתונים, עיבוד נתונים וכו' סיוע לאגפי החברה בהטמעת מערכות טכנולוגיות שפותחו ע"י האגף

בשנים האחרונות האוניברסיטה העברית פועלת נמרצות בפיתוח וחיזוק קשרים בינלאומיים אקדמיים עם מוסדות וגופים באזור אסיה-פסיפיק, עם מיקוד אסטרטגי בהודו, סין, סינגפור, יפן, דרום קוריאה ואוסטרליה. ייעודו המרכזי של התפקיד הוא ייזום, טיפוח וחיזוק פעילות אקדמית בינלאומית והגדלה של היקף הפעילות בהתאם ליעדים האסטרטגיים של האוניברסיטה.
הובלת תהליכים של יצירת התקשרויות פורמליות לקידום קשרים אקדמיים בהוראה ובמחקר ותחזוקת הסכמי שת"פ בינלאומיים קיימים בין האוניברסיטה העברית ומוסדות אקדמיים באזור אסיה-פסיפיק.
תמיכה בקידום גיוס של סטודנטים מאסיה.
ריכוז, ליווי ותמיכה בתוכניות משותפות לתארים עם מוסדות אקדמיים באסיה-פסיפיק.
ייזום פרויקטים של שיתוף פעולה בינלאומי, כולל תקשורת שוטפת עם שותפים בינלאומיים וגורמים שונים באוניברסיטה, הכנת חומרי רקע ודו"חות מעקב ועוד.
קידום ניידות בינלאומית והזדמנויות לשיתוף פעולה בינלאומי, כולל ריכוז קולות קוראים לתוכניות בינלאומיות ושיתופי פעולה מחקריים, הנגשת מידע.