לוח משרות דרושים מנהל אדמיניסטרטיבי בירושלים

לחברת מובילה בתחומה, באזור ירושלים ומעלה אדומים דרוש/ה מנהל /ת משרד.
במסגרת התפקיד:
מתן מענה טלפוני במרכזיית החברה וטיפול בבקשות בהתאם.
קבלת קהל, ניהול וביצוע האירוח של אורחי ההנהלה.
ניהול אדמניסטרטיבי של המשרד ולשכת המנכל בפרט.
ניהול יומן מנכל החברה.
קו"ח ניתן לשלוח למייל.

ריכוז כלל היבטי הפעילות של היחידה ללימודי שפות בהתאם להנחיות הממונים האקדמיים והמנהליים ובכלל זה:
מתן מענה פרונטלי, בדוא"ל ובטלפון לתלמידים ולצוות היחידה.
סיוע בבניית תוכניות הלימודים ובשיבוץ לימודי השפות בתיאום עם כלל הגורמים הרלוונטיים.
אחריות על מערך הבחינות ודיווח הציונים.
ייצוג היחידה בפורומים מנהליים.
ניהול מערך ספרי הלימוד בתיאום עם היבואנים, כולל מעקב רכישות וחלוקה לתלמידים.
ריכוז פניות בנושא לימודי שפות במסגרת חילופי סטודנטים ותיאום עם הגורמים הרלוונטיים.
תיעוד, שימור ועדכון נהלים והנחיות בכל הנוגע למערך לימודי השפות.
ניהול קשרים שוטפים עם מספר רב של גורמים בתוך האוניברסיטה ומחוץ לאוניברסיטה, כולל גופים בחו"ל.
ארגון וליווי אירועים, השתלמויות ומשלחות מחו"ל.
ניהול קשרים עם ספקים חיצוניים וטיפול בהזמנות רכש.
סיוע בהכנת דו"חות כספיים למגוון גורמים.
אחריות על כלל חדרי היחידה כולל מעקב בנושאי ציוד, ניקיון ותחזוקה.

דרוש/ה רכז/ת לשכה בכיר/ה בייעוץ המשפטי.
תיאור התפקיד:
סיוע בניהול ובביצוע העבודה בלשכת היועץ המשפטי, בקידום המשימות ובתיאומן.
ארגון, תיאום ווידוא פגישות פרונטליות ומקוונות, סיורים, ביקורים בגופים מבוקרים, ועדות, כנסים ואירועים שונים.
תכלול וניהול היומן של בעלי תפקידים בלשכה, ניהול התכתבויות וכדומה.
עריכה וריכוז חומרים לקראת דיונים וישיבות, ובכלל זה ניירות עבודה, דוחות ונתונים, בהתאם להנחיות בעלי התפקידים בלשכה והפצתם לגורמים הנוגעים בדבר.
ניהול בקרה ומעקב (בו"ם) אחר יישום משימות והחלטות הנקבעות, ומתן תזכורת לנוגעים בדבר לגבי מטלות שלא בוצעו במועדן.
ניהול רשומות ומידע בלשכה, תיוקם וסיווגם בהתאם לכללים ולהנחיות, לרבות ניהול חומר סודי ורגיש.
מתן מענה טלפוני לגורמים היוצרים קשר עם לשכת היועץ המשפטי.
ניתוב חומר המגיע ללשכה לגורמים הנוגעים בדבר, וניהול מעקב אחר המשך הטיפול ומתן מענה לפונים, בהתאם לעניין.
סיוע מנהלי ליועץ המשפטי ולעובדי לשכת היועץ המשפטי.
סיכום ישיבות, דיונים ופרוטוקולים, והפצתם לגורמים הנוגעים בדבר.
סיוע בממשקי עבודה עם גורמים בתוך המשרד ומחוצה לו.
עיבוד מידע והכנת מצגות לפי צורכי הלשכה.
תיאום הקשר עם לשכות ההנהלה, יחידות המשרד ועובדי המשרד ועם גורמים חיצוניים בהתאם לצורך.
עבודה במערכות המידע הרלוונטיות לעבודת הלשכה.
ביצוע פעולות נוספות בהתאם לצורך ועל פי דרישות הממונה.
התפקיד דורש נסיעות מפעם לפעם ללשכות המשרד ברחבי הארץ.
תאריך הגשת המועמדות: 16.05.2024 00:00.

ניהול מערך תוכנית ארסמוס על כל היבטיה ובכלל זה: טיפול בהגשות ארסמוס למוסדות אירופיים שותפים, חתימה על הסכמי ארסמוס וקשר שוטף עם השותפים בפרוייקט.
ריכוז מערך ההסכמים ובכלל זה: ריכוז ועדת ההסכמים השבועית של הרשות לבינלאומיות כולל הכנת חומרים לישיבה השבועית, טיפול בשלבי המו"מ, מעקב אחרי ביצוע החלטות הועדה, תיוק ותיעוד.
טיפול בסטודנטים לחילופין נכנסים כולל הכנה והנגשת מידע לגורמים הרלוונטיים, טיפול במלגות, קשר שוטף עם יחידות האוניברסיטה לגבי קבלה וטיפול בסטודנטים, ומעקב כללי אחרי הסטודנטים במהלך כל התהליך.
טיפול בניידות סגל כולל הכנת קולות קוראים לסגל אקדמי ומנהלי יוצא, טיפול בבקשות ושיפוט, סיוע בהסדרי יציאה וכניסה של סגל יוצאים ונכנסים של ארסמוס+.
ניהול מערכת MOBILITY ONLINE לטיפול בהסכמים וחילופי סטודנטים וסגל וריכוז נתונים על ניידות.
ריכוז, ליווי ותמיכה בפרויקטים של שיתוף פעולה בינלאומי, כולל תקשורת שוטפת עם שותפים בינלאומיים וגורמים שונים באוניברסיטה.

דרושים רכזים למשגיחי בחינות!
העבודה כוללת:
גיוס משגיחים ושיבוצם במוסדות הלימוד.
הדרכת המשגיחים.
טיפול אדמיניסטרטיבי החל מקליטת העובד ועד לשכר.
משרה מלאה, 08:00-17:00.
מיקום: באר שבע/ תל אביב/ ירושלים.

אנו מחפשים טור אופרטור עבור תכנית מנהיגות בינלאומית לנוער המקיימת סמינרים, כנסים, תכנית קיץ בישראל, שבתונים ועוד.
עבודה מול הלקוח - יצירה ושימור של חווית לקוח חיובית
ביצוע הזמנות לוגיסטיות ועבודה מול ספקים בתחומי התיירות: לינות, תחבורה, ארוחות, אתרים וכו'
מתן מענה לקבוצות בשטח, תמיכה ותפעול שוטף
גיוס וניהול צוותים זמניים
כתיבת הצעות מחיר ובניית תקציבים.

אחריות אדמיניסטרטיבית וריכוז פעילות התוכנית הכוללים עבודה מול חברי הסגל, סטודנטים וארגונים שותפים בארץ ובחו"ל.
אחריות על מערך התלמידים והמועמדים ללימודים של התוכנית וטיפול שוטף בפניות אישיות.
ניהול תקציבי התוכנית כולל הכנת תקציבים ייעודים לתורמים.
ארגון ותפעול הקמפיין לגיוס תלמידים.
הכנת שנתון התוכנית בתיאום עם מזכירות הפקולטה.
טיפול בנושא כוח-אדם של הסגל האקדמי הזוטר.
טיפול במלגות ופרסים לתלמידים.
טיפול בפן הלוגיסטי-תפעולי של ההתמחויות מול האוניברסיטה וארגונים שותפים כגון: שגרירויות וגופים בינ"ל (כולל טיפול בנושאי ויזה, ביטוח, מלגות וכו').
ריכוז אירועי התוכנית: ימי עיון, כנסים, ימים פתוחים וכדומה.
ייצוגה של התוכנית מול גורמי הפקולטה והאוניברסיטה.
מטלות נוספות על פי הוראות הממונים.

אנו מחפשים מנהל /ת תפעול מחוזי/ת מוכשר/ת להצטרף לצוות שלנו!
מי אנחנו?
הרשת קיימת משנת 1983 ומציעה שירותי דימות מתקדמים במעל ל-50 סניפי החברה ברחבי הארץ.
הרשת חרטה על דגלה חדשנות ומצוינות בתחום הדימות הרפואי. אנו מציעים מגוון רחב של בדיקות דימות מתקדמות, תוך שימוש בטכנולוגיות המובילות בעולם והקפדה על מקצועיות ודיוק.
ניהול צוות רפואי (טכנאים, רנטגנאים, רופאים, פרמדיקים):
ניהול צוות של כ-35 עובדים.
היקף משרה: מלאה.

טיפול שוטף בענייני המזכירות: קבלת קהל, מענה לפניות טלפוניות, פרונטליות ובדוא"ל (בעברית ואנגלית).
ריכוז הטיפול בתלמידי התואר הראשון והשני: רישום לקורסים, מתן ייעוץ בבניית תוכנית הלימודים, מעקב אחרי התקדמות התלמידים בלימודים, בדיקת יתרת חובות, טיפול בתיקי תלמידים מול היועצים האקדמיים של החוג, טיפול בבחינות ורישום עבודות, דיווח ציונים וסגירת תארים.
סיוע בהכנת רשימות/מדרגים של תלמידים לחלוקת מלגות ופרסים.
סיוע בריכוז והכנה של תכנית הלימודים של החוג ושל המכון בתיאום עם הנהלת המכון והזנתה למערכות האוניברסיטה.
סיוע בהפעלת "התוכנית המואצת" לתלמידים מצטיינים של החוג: הפצת קול קורא, טיפול במועמדים ובתלמידים של התוכנית.
השתתפות בטקסי הפקולטה, היום הפתוח, ימי אוריינטציה וכו'.
משימות נוספות בהתאם להנחיות הממונים.

דרושה רכזת פרויקטים 
הגדרת תפקיד: ניהול וטיפול בפרויקטים רוחביים בעמותה, בהיבט הארגוני והתפעולי שלהם, ניהול הרכש, רישוי מסגרות, ניהול אתר האינטרנט והרשתות החברתיות, משאבי אנוש - גיוס עובדים וסיוע למשאבי אנוש, ריכוז נושא שרות לאומי
תחומי אחריות
הצטיידות, רכש ושיפוצים - תקציב פיתוח, הצעות מחיר בעמותה, מכרזים הקשורים ברכש, משא ומתן מול ספקים, תמיכה במרכזים בנושאי רכש ושיפוצים (למעט אחזקה שוטפת)
מלאי ניהול נושא המלאי של כלל המרכזים
הסכמי שירות - בדיקת הסכמי השירות הקיימים בעמותה ובחינתם מחדש אחת לתקופה, הכנת חוזי שירות מול ספקים שונים.
הסכמי שכירות: הקצאות קרקע, שימוש במבנה, שכירות
רשם העמותות: ניהול הקשר מול רשם העמותות, הוצאת ניהול תקין
רישוי מסגרות: טיפול בכל תהליך הרישוי של המסגרות
כפיפות: לסמנכל"ית תפעול
משרה מלאה
משרדי העמותה - ג.שאול, ירושלים
שכר 9k

סיוע למנהל האדמיניסטרטיבי של המכון ובכלל זה:
עבודה משרדית שוטפת: מענה לפניות טלפוניות ופניות דוא"ל, חלוקת דואר, תיוק, הדפסות, טיפול בהוצאת אישורי חניה וכו'.
ריכוז, דיווח ומעקב אחר תקלות, תחזוקה בבניין המכון ובמחסני הממצאים שלו.
סיוע בניהול תקציב סיורים ותקציב החפירה הלימודית.
טיפול בהזמנות רכש, קליטת ספקים חדשים, הוראות תשלום, החזרי הוצאות (בכלל תקציבי המכון), מקדמות ומעקב אחר תשלומים לספקים.
טיפול בנושאי כח אדם של עובדים המועסקים לפי שעות.
ארגון כנסים, ימי עיון וטיפול בהזמנת אורחים מחו"ל.
ריכוז, תיעוד ומעקב אחר קבלת רישיונות חפירה, נספחי ביטוח ונספחי בטיחות.
ריכוז, תיעוד ומעקב אחר רשימות מתנדבים בחפירות ועדכון יחידת הביטוח.
תיאום הדרכות למנהלי חפירה, רישום נוכחות ועדכון מחלקת הבטיחות.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

למרכז תרבות בלב ירושלים
דרוש/ה מנהל/ת משרד להחלפה לחל"ד
עם אופציה להארכה

תיאור התפקיד:
מתן שירותי אדמיניסטרציה
ניהול משרד ויומן אירועים
טיפול בחשבוניות , תשלומים וגביה
מעקב משכורות ודיווחים לשכר
מענה טלפוני שוטף
תיאום פגישות

ניהול כולל של משרד ראש המינהל האקדמי ומזכירות המינהל האקדמי ובכלל זה:
מעקב אחר ביצוע משימות מנהליות של ראש המינהל האקדמי.
ניהול יומן, תיאום פגישות וזימון משתתפים, הכנת חומרים רלוונטיים והפצתם.
תיאום ועדות מינויים לפרוצדורות אקדמיות.
הוצאת הזמנות במערכת הכספית SAP, מעקב אחר תשלומים וביצוע בקרות תקציביות.
ניהול קופה קטנה של המינהל האקדמי.
ניהול מלאי וביצוע הזמנות של ציוד ומצרכים שוטפים.
ריכוז נושאי אחזקה שוטפת וטיפול בתקלות מול מוקד אב"ת.
סיוע בטיפול בכח אדם אקדמי ומינהלי.
ארגון ימי עיון, סדנאות ואירועים.
קשר שוטף עם גורמי חוץ ופנים אוניברסיטאיים.
משימות נוספות בהתאם להנחיות הממונים.

למרכז היזמות במרכז אקדמי דרוש/ה רכז/ת פעילות שטח.
סיוע בתכנון ובהפקת אירועים ופרויקטים, תוך תחזוקה שוטפת של משימות יומיומיות.
ניהול קשר רציף עם סטודנטיות - נוכחות פיסית ופעילה בקמפוסים.
עידוד וגיוס הסטודנטיות להשתתף בתוכניות מרכז יזמות - שיחות אישיות, פעולות שיווק, ועוד.
תפעול אדמיניסטרטיבי, טכני ולוגיסטי של הפעילויות השונות.
עבודה משותפת ומתואמת עם גורמים שונים בקמפוס.
היקף משרה: 100%.
מקום המשרה: ירושלים.
הגעה מעת לעת לקמפוס ברמת גן.
העסקה מיידית, עד סוף ספט' 2024 (עם אופציה להארכה).