מנהלת הלשכה מהווה גורם מרכזי בתפעול השוטף של הלשכה, אחראית על ניהול יומן מנהל המחלקה, תיאום פגישות, טיפול בלוגיסטיקה, ניהול תקשורת פנימית וחיצונית, ומתן מענה מקצועי ויעיל לדסקים של מדינות שונות בארגון. התפקיד דורש יכולת ארגון גבוהה, תעדוף משימות, שליטה בשפות זרות, יחסי אנוש מצוינים ויכולת עבודה בסביבה מרובת משימות ותרבויות.
תיאור התפקיד:
- ניהול יומנים, פגישות ולוז עבור מנהל המחלקה.
- תיאום וארגון נסיעות לחו"ל, כולל הזמנת טיסות, מלונות ואשרות.
- קשר ישיר ושוטף עם דסקים של מדינות שונות (לרבות תיאום שיחות, ריכוז בקשות ומשימות, העברת מידע רלוונטי).
- הכנת חומרים לפגישות, תיעוד פרוטוקולים וסיכומי ישיבות.
- תיווך בין גורמים פנימיים וחיצוניים בארגון, לרבות נציגים בינלאומיים.
- טיפול בלוגיסטיקה משרדי ותחזוקה כללית של סביבת העבודה.
- עבודה מול מערכות ניהול מידע (CRM) ותקשורת פנים ארגוניות.
- ביצוע פרויקטים ומשימות נוספות בהתאם לצרכי העבודה ודרישות הממונים
דרישות:
- ניסיון של לפחות 5 שנים בניהול לשכה/מזכירות בכירה
- ניסיון בעבודה מול גורמים בינלאומיים - יתרון משמעותי.
- שליטה מלאה בעברית ובאנגלית - דיבור, קריאה וכתיבה ברמה גבוהה (שפות נוספות - יתרון).
- שליטה מלאה ביישומי Office ובמערכות ניהול משרד.
- שליטה במערכות CRM - יתרון.
- יכולת ארגון, סדר ודיוק ברמה גבוהה מאוד.
- יכולת עבודה עצמאית, יוזמה ואחריות אישית.
- תקשורת בין-אישית גבוהה, תודעת שירות ויכולת עבודה בצוות.
- מחויבות ואפשרות לעבוד מהבית בהתאם להחלטת הממונים.
- התאמה לאופייה המיוחד של האוניברסיטה, לערכיה ולמטרותיה.
***האוניברסיטה מעודדת גיוון תעסוקתי ומזמינה אוכלוסיות שונות בחברה הישראלית ומועמדים עםמוגבלויות להגיש מועמדות.
***האוניברסיטה רשאית להפנות מועמדים למבחני התאמה חיצוניים על פי שיקוליה.
עד ה 18.6.25
* המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.