דרושים » אדמיניסטרציה » דרושה מזכירה תותחית לחברה מפנקת בהרצליה!

לקבוצת כרמל דרוש/ה מזכיר/ת הנהלה
התפקיד כולל: ניהול יומנים מורכבים, זימון ותאום פגישות, התנהלות מול גורמים בכירים פנים וחוץ ארגוניים,
מעקב אחר משימות, אירוח, הכנת נסיעות עסקיות, לווי וקבל אורחים,
ניהול משרדי של מטה החברה כולל שירותי ניקיון, עבודה מול ספקים חציוניים, טיפול ואחריות ברכש המשרדי ועוד
עבודה במשרה מלאה (קיימת גמישות בשעות)
בפתח תקווה

משרה מלאה, ימים א'-ה' 08:00-16:30
עבודה כחלק מצוות הלשכה בשיתוף פעולה מקצועי עם סמנכ"ל מחקר, פיתוח וחדשנות ומנהל האגף הפנימי
ניהול יומנים מורכבים ותיאום פגישות מרובות משתתפים מול ממשקים פנים וחוץ ארגוניים, לרבות גורמים בכירים
מענה לפניות טלפוניות וכתובות, ריכוז והכנת חומרים לפגישות, מעקב אחר משימות וסיוע בקידום תהליכים אדמיניסטרטיביים
טיפול בתהליכי רכש, הזמנת כיבוד וציוד משרדי, ניהול תיעוד, ארכיון וחומרים מקצועיים
מתן סיוע אדמיניסטרטיבי שוטף ללשכה וביצוע משימות נוספות בהתאם לצורך

תפקיד: מזכיר.ת צוות אדמינ'

חברה: חברת פרוייקטי הנדסה (30 איש במטה)

מיקום: הרצליה פיתוח

מיקום ישיבה: קבלה

כפיפות: מנכ"ל

היקף: משרה מלאה א'-ה' 8/9-17/18
או משמרות: 8-15/11-18

משימות:
ניהול יומנים מורכבים ותיאום פגישות/ישיבות מרובות משתתפים
ניהול שוטף של המשרד ותפעול אדמיניסטרטיבי לצוות המשרד
עבודה מול לקוחות, ספקים, וגורמים מקצועיים
טיפול בתכתובות, מסמכים וחשבונות

חברת Insite-HR מתמחה באיתור ודיוק קריירה בעולמות הנדל"ן. אנו כאן כדי ללוות אותך באופן אישי למציאת התפקיד הבא שמתאים בדיוק ליכולות ולשאיפות שלך.
אנו מגייסים כעת למספר חברות קבלניות ונדל"ן מובילות בפריסה ארצית. אם את.ה מולטי-טאסקר.ית בנשמה, בעל.ת יכולת ארגון יוצאת דופן ורצון להיות הלב הפועם של הארגון - המקום שלך איתנו.
תחומי האחריות כוללים:
ניהול אופרטיבי מלא: תפעול שוטף של מטה החברה, ניהול יומנים מורכבים ותיאום פגישות מרובות משתתפים.
ליווי הנהלה בכירה: תמיכה אישית (Personal Assistant) למנכ"לים ומשנה למנכ"ל, כולל מעקב אחר משימות, כתיבת פרוטוקולים והכנת מצגות ודוחות.
רווחה ומשאבי אנוש: ניהול רכש וציוד, ארגון ימי גיבוש, טיפול בהסכמי עובדים וקליטת עובדים חדשים.
ממשקים עסקיים: עבודה מול ספקים, חברות ביצוע, ולקוחות אסטרטגיים ברמת דיסקרטיות גבוהה.

לחברה מובילה בתחום ניהול ופיקוח פרויקטים הנדסיים דרוש/ה מזכיר/ת אתר / PMO להשתלבות בפרויקט משמעותי באזור גני יהושע ברמת גן.

התפקיד כולל אחריות אדמיניסטרטיבית ותפעולית שוטפת באתר, עבודה מול צוותי הפרויקט, ספקים וגורמים מקצועיים, ומתן תמיכה אדמיניסטרטיבית לצוות הניהול בשטח.

זוהי הזדמנות מצוינת להשתלב בסביבת עבודה מקצועית ודינאמית, בתפקיד מרכזי בלב הפעילות באתר.

תחומי אחריות:
ניהול ותיאום יומנים ופגישות של צוות האתר
מעקב ובקרה אחר חשבונות, הזמנות ותשלומים
עבודה אדמיניסטרטיבית שוטפת ותמיכה בצוות הפרויקט
טיפול במסמכים, דוחות ומעקב אחר משימות
עבודה מול ספקים, קבלנים וגורמים מקצועיים
סיוע בתיאום ישיבות והכנת חומרים מקצועיים
אחריות על סדר וארגון המידע באתר