אדמיניסטרציה ותפעול משרד אתר
* ניהול שוטף של משרד האתר: דואר/שליחויות, ציוד משרדי, הזמנות, תיוקים ותיעוד.
* תיאום פגישות, סיורים וספקים מול גורמי פנים וחוץ.
* תמיכה אדמיניסטרטיבית למנהל/ת האתר וצוות המתקנים: הכנת סיכומים, מעקב משימות, תיעוד החלטות. רכש, ספקים וקבלנים
* פתיחת דרישות רכש / הזמנות עבודה במערכות הארגון, מעקב עד אספקה/סגירה.
* עבודה שוטפת מול ספקים: הצעות מחיר, השוואות, תיאום אספקות, טיפול בחשבוניות מול הנה״ח.
* תיאום כניסות קבלנים לאתר: לו״ז, ליווי תהליכי אישור, תיעוד מסמכים נדרשים (כמו ביטוחים/אישורים), ועמידה בנהלי אתר. תיאומי תחזוקה ותמיכה בצוות המתקנים
* תיאום פעולות תחזוקה מתוכננות (PM) וחלונות עבודה מול צוותי מתקנים/תפעול/אבטחה.
* ניהול יומן אתר/לו״ז תחזוקות, ודיווח סטטוסים.
* מעקב אחרי תקלות/קריאות שירות במערכת (פתיחה, עדכון, סגירה) ושיקוף לגורמים הרלוונטיים. לוגיסטיקה, נכסים ומלאי (Assets/Inventory)
* ניהול מלאי מתכלים/ציוד תפעולי בסיסי (לפי הגדרת האתר): מעקב מלאי מינימום, הזמנות השלמה, קליטה וסידור.
* סיוע בתהליכי ספירות מלאי, ניהול נכסים/תיוגים בסיסיים לפי נהלים. תיעוד, בקרה וציות
* שמירה על סדר תיעודי: נהלים, אישורי כניסה, טפסים, מסמכי ספקים, ארכיון הצעות מחיר/הזמנות.
* סיוע בעמידה בדרישות בטיחות/איכות/ביקורות (תיעודית ותיאומית): איסוף מסמכים, הכנת תיקי ביקורת, מעקב השלמות.
* עבודה בסביבה מאובטחת ורגישה: הקפדה על נהלי סודיות, בקרת גישה ותיעוד כניסות/ביקורים.
דרישות:
ניסיון וכישורים
* ניסיון של מינימום שנתיים בתפקיד אדמיניסטרטיבי/תפעולי/תיאום ספקים (יתרון משמעותי לניסיון באתר תעשייתי/מתקן קריטי).
* ניסיון בעבודה מול ספקים, רכש, הצעות מחיר, חשבוניות ומעקב תהליכים מקצה לקצה.
* שליטה גבוהה ביישומי Office, בעיקר Excel/Outlook/Teams. יכולת עבודה עם מערכות ארגוניות ERP/רכש/קריאות שירות - יתרון. יכולות עבודה
* סדר, ארגון וירידה לפרטים, עם יכולת לנהל כמה משימות במקביל ולעבוד תחת לחץ.
* שירותיות גבוהה, תקשורת בין־אישית מצוינת ויכולת עבודה מול ממשקים רבים (תפעול, מתקנים, ביטחון, ספקים, הנה״ח).
* אחריות אישית, דיסקרטיות, ועמידה בנהלים בסביבה מאובטחת. שפה וניידות
* עברית ברמה גבוהה (דיבור/ כתיבה).
* אנגלית ברמה טובה (קריאה/ מיילים/ מסמכים) – יתרון משמעותי בדאטה סנטר.
* ניידות (לצורך גיבוי מתקנים נוספים)
יתרונות
* ניסיון קודם בסביבת דאטה סנטר / מתקנים קריטיים (חשמל, UPS, גנרטורים, מיזוג מדויק, בקרות וכו’) — גם אם אדמיניסטרטיבי.
* היכרות עם מערכות קריאות שירות/ אחזקה (MMS) ומערכות רכש ERP
* ניסיון בתיאום קבלנים ועמידה בדרישות בטיחות/אישורי עבודה.
* היקף: משרה מלאה
* מיקום: בסיס רמלה + הגעה לפתח־תקווה לפי צורך.
* כפיפות: מנהל/ת אתר / מנהל/ת מתקנים.
* סביבת עבודה: אתר מאובטח, כניסה מבוקרת, עבודה מול ספקים וקבלנים. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.