אנחנו מחפשים מנהלת משרד חדה, אסרטיבית ובעלת ראש גדול, שתיקח אחריות מלאה על ניהול היומן והתפעול השוטף.
זהו תפקיד מפתח הדורש יכולת עבודה תחת לחץ, סדר וארגון ברמה גבוהה מאוד, ויכולת להבין במהירות את סדרי העדיפויות והאנשים המשמעותיים בארגון.

תחומי אחריות:
ניהול יומן מורכב ואינטנסיבי של מנכ"לית (ריבוי פגישות, אילוצים ושינויים תכופים)
תיאום יומנים, פגישות וישיבות הנהלה
תפעול שוטף של המשרדים והבטחת סביבת עבודה תקינה ויעילה (ירושלים ומודיעין)
טיפול בתקלות, מעקב אחר הזמנות וביצוע הזמנות
ניהול ספקים ושירותים (תחזוקה, רכש, ציוד משרדי וכו)
תמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת להנהלה הבכירה
תיאום אירועים וישיבות מרובות משתתפים
עבודה מול ממשקים פנימיים וחיצוניים בארגון
יוזמה ושיפור תהליכים

מיזם משותף של משרד החינוך, משרד האוצר וקרנות פילנתרופיות, הפועל לקידום תהליכי שיפור מואצים ומדידים בבתי ספר יסודיים המשרתים אוכלוסיות מרקע סוציו-אקונומי נמוך. המיזם מקדם התערבות מערכתית רחבה לחיזוק הישגי התלמידים, פיתוח המנהיגות הבית-ספרית, שיפור איכות ההוראה והעצמת הצוותים החינוכיים, במטרה ליצור שינוי משמעותי ובר-קיימא במערכת החינוך.

המיזם מחפש רכז/ת תפעול ורכש לתפקיד מגוון ומשמעותי הכולל אחריות על תחומי הרכש, הלוגיסטיקה והתפעול. התפקיד כולל ניהול תהליכי רכש והתקשרויות מול ספקים, טיפול בהזמנות במערכת salesforce, מעקב אחר הצעות מחיר ותשלומים לספקים. בנוסף, אחריות על תפעול ולוגיסטיקה של פעילויות המיזם משלב התכנון ועד הביצוע, לרבות תיאום ספקים, הזמנת מקומות אירוח, כיבוד וציוד, ונוכחות בשטח בעת הצורך. התפקיד כולל גם טיפול בתהליכי קליטת עובדים, דוחות נוכחות, החזרי הוצאות ומתן מענה תפעולי ולוגיסטי לצוות המיזם.

טיפול אדמיניסטרטיבי בכל צרכי האגף. התפקיד כולל ביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה.
תחומי אחריות: טיפול אדמיניסטרטיבי בצרכי היחידה - ניהול יומני פגישות מענה טלפוני ופרונטלי לגורמי פנים וחוץ טיפול בהזמנות רכש, תקציב ובספקים - כולל טיפול בחשבוניות הזמנת ציוד משרדי וציוד מטבח ניהול מלאי ואספקה של טונרים לכלל הארגון טיפול שוטף בצרכי האגף האדמיניסטרטיביים והלוגיסטיים טיפול ומעקב ביצוע החלטות מול עובדי האגף; התנהלות ותפעול קבוצת הוואטסאפ האגפית עבודה במערכות ממוחשבות, הזנת נתונים, עיבוד נתונים וכו' סיוע לאגפי החברה בהטמעת מערכות טכנולוגיות שפותחו ע"י האגף

הובלת תחומי התכנון הארגוניים ובהם פיתוח והטמעת תוכניות עבודה, מדידה, מעקב ובקרה; וכן הובלת תהליכי תכנון רוחביים ומורכבים. במסגרת התפקיד נדרשים ריכוז ותיאום צוותי עבודה חוצי-ארגון בנושאי תוכן שונים ובחינה וקידום רוחבי של עבודות מטה ביד ושם. התפקיד דורש יכולת עבודה מול כלל דרגי העבודה ביד ושם. התפקיד כולל ביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה.
תחומי אחריות: הובלת תוכניות העבודה, תהליכי תכנון וריכוז עבודת מטה הובלה ויישום של מתודולוגיית התכנון הארגונית לרבות היערכות וגיבוש תוכניות עבודה, בהתאם למתודולוגיה הציבורית ולתפיסה הנהוגה ביד ושם. ובכלל זה תהליך הערכת מצב, עדכון מטרות ויעדים, גיבוש משימות, קביעת מדדים, מדידה שוטפת ומנגנוני בקרה. מעקב בקרה, ניתוח, גיבוש המלצות והצגה מושכלת של תוכניות העבודה השנתיות והרב-שנתיות, כולל איסוף נתונים, בחינת עמידה ביעדים ובמדדים וניתוח חסמי ביצוע הנחייה מקצועית וייעוץ לדרגי הניהול, ביחס לקידום תוכניות העבודה שתחת אחריותם תוך הסתכלות רוחבית ומניעת כפילויות ותהליכי כשל תפקודי - פנים ארגוני. עבודה שוטפת עם אגף הכספים להטמעת תהליכי תכנון-תקצוב. קידום שיתופי פעולה מקצועיים פנים וחוץ ארגוניים; סיוע למנהלת האגף בריכוז עבודות מטה מגוונות.
תכלול צוותי עבודה חוצי ארגון בנושאי תוכן שונים הובלה וריכוז צוותי עבודה ביד ושם העוסקים בתחומי עיסוק שונים לרבות תחומי תוכן ממוקדים שיוגדרו. ריכוז והובלת תוכניות העבודה השנתיות של צוותי העבודה בתחומי תוכן שיוגדרו באופן ממוקד. ליווי, מעקב, בקרה וסיוע לחברי הצוותים בקידום הסוגיות השונות. גיבוש דוחות ביצוע, מסקנות ותיאום עם גורמים רלוונטיים בתוך הארגון ובעת הצורך גם מחוצה לו. עדכון וסנכרון שוטף מול צוותי העבודה