אחריות על הפעילות האדמיניסטרטיבית השוטפת של לשכת המנכ"ל בדגש על ניהול יומן המנכ"ל וראש המטה,
על ריכוז חומרי רקע וסיכומי ישיבות, ועל תמיכה לוגיסטית בישיבות ובאירועי לשכת המנכ"ל.
ניהול הידע ותיעוד מסמכי הלשכה ומעקב ובקרה על משימות ופרויקטים שונים.
מענה וטיפול בפניות המגיעות ללשכת המנכ"ל וקבלת קהל.
עבודה מול גורמים בכירים באו"פ ומחוץ לה, כולל אורחים.
עבודה בשיתוף פעולה וסיוע הדדי עם לשכת הנשיא ולשכת הרקטורית.
יצירת סביבת עבודה שירותית, מקצועית ויעילה.
משרה מלאה 8.00-16.00, 5 ימים, + גמישות לשעות נוספות
דרישות:
השכלה אקדמית.- חובה
ניסיון ויכולת בעבודה מול גורמים בכירים.
ניסיון אדמיניסטרטיבי קודם של למעלה מ-3 שנים, בדגש על עבודה רבת- ממשקים, ניהול תהליכים ותיאום בין גורמים.
ניסיון קודם כעוזר.ת מנכ"ל או מזכיר.ת הנהלה / ר' לשכה או תפקיד דומה - יתרון.
יכולת עבודה בעצימות גבוהה ובאופן עצמאי על מספר רב של משימות בתחומים שונים ובמקביל.
כושר ביטוי מעולה, בכתב ובעל פה - בעברית.
שליטה גבוהה ביישומי אופיס (Outlook, Word, PowerPoint, Excel)
יכולת הנעת תהליכים, וביצוע בקרה ומעקב.
ראייה אינטגרטיבית וחשיבה מערכתית. תודעת שירות גבוהה.
יכולת הבחנה בין עיקר לטפל. סדר, ארגון ודיוק בעבודה. דיסקרטיות. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.