דרושים » אדמיניסטרציה » רכז /ת נושא בכיר /ה במערך האיכות בהנהלת האחיות

דרוש/ה מזכיר/ה בכיר/ה לסמנכ"ל ולצוות הנהלת אגף, ריכוז העבודה האדמיניסטרטיבית הקשורה בתפעול המנהלי של לשכת סמנכ"ל - ניהול יומנים, קביעת פגישות/ דיונים /ועדות ואירועים, אחראית לריכוז החומר להם, תיאומם ועמידה בלוחות זמנים.
הכנת מצגות בהתאם לצורך.
סיוע במשימות סמנכ"ל- רישום פרוטוקולים מישיבות /ועדות וקיום מעקב אחר החלטות שנתקבלו וביצוען.
ריכוז עבודת ועדות וצוותי עבודה.
מעורבות וסיוע בקידום פרויקטים ומשימות חוצי ארגון בהתאם להנחיות הממונה.
עבודה שוטפת מול גורמי פנים- הנהלה בכירה, מנהלים, מנהלי יחידות ואחיות בעלות תפקיד.
קיום מעקב אחר הטיפול בנושאים השונים עד לסיומם.
ריכוז ההתכתבות/ הפניות המגיעות לסמנכ"ל.
טיפול ראשוני בסוגיות הנוגעות לתלונות/פניות לסמנכ"ל.
ריכוז הפקת דיווחים שונים הנדרשים בתחומים השונים תחת אחריותה ריכוז פרסומים הקשורים לסיעוד במדיות הדיגיטליות.
ביצוע תפקידים נוספים, בתחום המקצועי בהתאם להנחיות הממונה.
משרה מלאה ימים א-ה 8:00-16:00- גמיש

אנו מחפשים מנהל /ת לשכה מקצועי/ת, אחראי/ת ובעל/ת יוזמה שידע/תדע להחזיק את כל המערך המורכב בידיים מיומנות ולהיות הזרוע הימנית של ההנהלה.
תחומי אחריות עיקריים
ניהול יומנים ולו"זים מורכבים תיאום פגישות מרובות משתתפים, תעדוף משימות ופתרון התנגשויות.
תמיכה בהנהלה הבכירה מתן מענה מיידי לצרכים שוטפים והנעת תהליכים פנים-ארגוניים.
הכנה וליווי ישיבות איסוף חומרי רקע, הכנת מצגות ומסמכים, סיכום החלטות ומעקב אחר ביצוען.
ניהול תקשורת שוטפת עבודה מול מנהלים, עובדים, ספקים ולקוחות תוך שמירה על רמת שירות גבוהה.
מעקב ובקרה אחריות לניהול משימות חוצי-ארגון ולעמידה ביעדים.
ניהול אדמיניסטרטיבי טיפול בתכתובות, חוזים והסכמים, כולל מסמכים רגישים.

הזדמנות להצטרף לצוות מוביל במוסד אקדמי איכותי 
למרכז האקדמי הרב תחומי ירושלים דרוש /ה רכז/ת חוג
אחריות על מערכת השעות של החוג
אחריות להכנת לוח בחינות ופרסומו, לסטודנטים ומרצים.
קשר עם ממשקים נוספים כגון ועדת משמעת, ועדת גמול הצטיינות, מערכות שעות ולוחות מבחנים בקמפוס שטראוס
טיפול בתהליך קליטת מרצים מול מחלקת מש"א.
הפקת דוחות, מכתבים, ריכוז נתונים והפצת נהלים.
ריכוז נתונים, חומרים והפקת דו"חות לקראת ישיבות ופורומים שונים בחוג, לרבות ועדות הוראה, כתיבת פרוטוקול, מעקב ויישום החלטות.
הכנת מצבת החוג, שיבוץ מרצים ומעקב שוטף אחר תקציבי החוג.
תיאום ושיבוץ כיתות לימוד בהתאם למערכת השעות.
טיפול בשיבוצי סטודנטים לקורסי הלימוד, לרבות תכניות חלקיות וקורסי בחירה.
טיפול בבחינות וציוני בחינות על כל היבטיו.
טיפול בדוחות לרבות דוחות בודקי תרגילים ומבחנים
הכנת בקשות זכאות לתואר, הגהת תעודות גמר וציונים.
קליטת מסמכים של אנשי סגל החוג, מעקב ודיווח אחר היעדרויות ושיעורי השלמה.

לחברה גדולה דרוש/ה מנהל /ת לשכה
אחריות על ניהול ותיאום עבודת הלשכה, הנעת תהליכים חוצי-ארגון
והבטחת התקדמותם תוך מתן תמיכה מקצועית ואדמיניסטרטיבית שוטפת להנהלה.
תחומי אחריות עיקריים
? ניהול יומנים ולוחות זמנים תיאום פגישות מורכבות, עמידה בלו"ז צפוף, תיעדוף
משימות ופתרון התנגשויות.
? תמיכה שוטפת בהנהלה מענה מיידי לצרכי המנהלים, טיפול בפניות נכנסות
והנעת תהליכים פנים-ארגוניים.
? הכנה לישיבות איסוף ועיבוד חומרי רקע, הכנת מצגות/מסמכים, ריכוז נושאים
לדיון ותיעוד החלטות.
? ניהול תקשורת שוטפת תיווך בין מנהלים, עובדים, ספקים ולקוחות, תוך שמירה
על רמת שירות גבוהה.
? מעקב ובקרה ניהול משימות ותהליכים חוצי ארגון, מעקב אחר ביצוע החלטות
הנהלה וביצוען, בקרה על לוחות זמנים ועמידה ביעדים.
? ניהול אדמיניסטרטיבי אחריות על תכתובות, טיפול בחוזים, הסכמים ומסמכים
רגישים.

דרישות תפקיד
? ניסיון קודם כעוזרת אישית / מזכירה בלשכה בכירה חובה.
? שליטה מצוינת ביישומי Office פריוריטי.

הגדרת תפקיד: רכזת פרויקטים תפעוליים.
מהות התפקיד:
" הדרכת משגיחים לקראת עבודה בהשגחה בבחינות ממשלתיות ואקדמיה.
" גיוס כוח אדם וראיון.
" יציאה מהמשרד לפגישות עם לקוחות ולקיום הדרכות.
" ניהול קשר יומי עם לקוחות.
" שיבוץ כוח האדם לפי מוסדות.
" טיפול אדמיניסטרטיבי החל מקליטת עובד ועד לשכר (101, אישורי שנדרש להמציא, הקלדה של נתונים למערכת מידע ושכר לפי דוח נוכחות).

תיאור התפקיד:
מתן שירותי מזכירות למחלקה המשפטית, ובכלל זאת:
1. ריכוז ומתן מענה בכתב, לרבות בדוא"ל ובעל פה, לרבות טלפונית, ובכלל זאת ניתוב הפנייה וביצוע מעקב אחר המענה ;
2. תיאום פגישות, ישיבות, וועדות ופורומים שונים עם גורמי פנים וחוץ, לרבות באמצעות ניהול יומן ממוחשב;
3. ריכוז מידע והכנת חומרים לקראת ישיבות והפצתם למשתתפים, מתן תמיכה מנהלית במהלך הישיבות,;
4. כתיבת פרוטוקולים לישיבות וביצוע מעקב ובקרה אחר יישום המשימות והחלטות שהתקבלו;
5. מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית לעורכי הדין ולכלל העובדים במחלקה המשפטית;
6. ביצוע המשימות המנהליות במחלקה המשפטית, לרבות בתחומי הרכש וההדרכה, תוך תיעדופן וניתובן באופן המקצועי והיעיל ביותר:
- תיוק וניהול מסמכים במערכת הממוחשבת והפקת דוחות;
- סיוע בארגון אירועים ופעילויות של המחלקה המשפטית;
- ריכוז תחומים מקצועיים בהתאם להנחיית היועצת המשפטית;
7. ביצוע תפקידים נוספים בהתאם להנחיית היועצת המשפטית;
8. עבודה מרובת ממשקים ותחת לחץ, עם חומרים רגישים ודיסקרטיים.

תיאום פגישות פנימיות וחציוניות, בין היתר מול גורמים בכירים.
הקמת דרישות והזמנות רכש במערכת פריורטי.
הפקה, בקרה ומעקב אחר דוחות תפעול ואחזקה
הכנת דוחות תקופתיים באמצעות תוכנות אופיס.

למרכז לימודים מוביל דרוש/ה רכז/ת אדמיניסטרציה אחראי/ת ומסודר/ת לתפקיד מגוון ודינמי.

תיאור התפקיד:

- ניהול שוטף של משרד ומערך אדמיניסטרטיבי

- מתן מענה לסטודנטים, מרצים וצוות המרכז

- טיפול ברישום תלמידים, גבייה ותיאומי מערכת שעות

- אחריות על תקשורת מול ספקים וגורמים חיצוניים

- הפקת דו"חות, מעקב אחר תשלומים ותחזוקת נתונים במערכות מחשב

עבודה משרדית שוטפת ומענה טלפוני
ניהול יומן פגישות
תיאום וארגון כנסים, ימי עיון וישיבות מחלקתיות
קבלת מאושפזים חדשים ורישומם ופתיחת תיק
ניהול רשומה מנהלית בפרדיגמה לכל המאושפזים
טיפול ותיאום בהעברות, התחייבויות, תורים, ייעוץ, שליחות
אחריות על רישום הסעות יומי
מעקב קבלת התחייבויות ממאוחדת, לאומית, מכבי והעברתן בדיווח מסודר למנהל הכספים.
עבודה מול משפחות החולים
עבודה מול גורמי חוץ נהגים, ספקים, שליחות ביה"ח, מחלקות
מילוי טפסים- צילומים וסגירת גיליונות אשפוז
סיוע שוטף לרופאים ולצוות הרב מקצועי
מעקב, רישום וטיפול בשינוע כביסה פרטית
הזמנת ציוד משרדי למחלקות
ביצוע עבודות שונות בהתאם להוראות המנהל