דרושים » אדמיניסטרציה » .ע. מנהל /ת אדמיניסטרטיבי /ת לחברה גלובלית ברחובות

דרוש/ה מנהל /ת משרד ועוזר/ת אישי/ת לחברת הייטק ברחובות למשרה מלאה, מהמשרד בלבד - לא היברידי.
תחומי אחריות:
- ניהול משרד:
אחריות על תפעול שוטף ולוגיסטיקה של המשרד, כולל הכנות לאירועים, תערוכות ומפגשים.
ניהול תהליך קליטת עובדים חדשים: תיאום מול HR ומנהלי מחלקות, הזמנת ציוד, פתיחת גישה למערכות, משלוח ציוד לעובדים מרוחקים.
תמיכה שוטפת בצרכים תפעוליים של כלל העובדים.
- תמיכה אדמיניסטרטיבית:
ניהול יומנים מורכב עבור שני המנכ"לים, כולל תיאום פגישות פנימיות וחיצוניות.
תיעדוף משימות וניהול סדר יום עסקי באופן פרואקטיבי.
ארגון נסיעות עסקיות: הזמנת טיסות, מלונות, ביטוחים ותכנון מסלולים תוך איזון בין עלות ליעילות.
עוזר/ת אישי/ת:
תכלול משימות מגוונות, ניתוח מידע והצגת תובנות ותוכניות בצורה ברורה ומסודרת.
תמיכה בהחלטות ניהוליות ובביצוע משימות רגישות ודיסקרטיות.

לחברת Merck בפארק המדע ברחובות אנחנו מחפשים עובד/ת אדמיניסטרטיבי/ת למחלקת האחזקה.
תקופת מילוי מקום: שנה.

מה התפקיד יכלול:
סגירת דרישות במערכת
עבודה מול מערכות רכש בחברה: הנפקת הזמנות וקבלתן. ריכוז ואישור חשבוניות.
אחריות על משלוחים לאתר: ייבוא וייצוא.

למחלקה לאימונולוגיה מערכתית מכון ויצמן דרוש.ה רכז.ת אדמניסטרטיבי.ת (להחלפת חל"ד - לתקופה ארוכה)
במסגרת התפקיד:
* ניהול שוטף של משרד מזכירות המחלקה כולל מענה טלפוני, ניהול יומן פגישות ועוד
* ארגון סמינרים ואירועים מחלקתיים
* טיפול ואירוח של מועמדים ואורחים של המחלקה, בניית לוח זמנים, כיבוד, ארוחות, לינה, החזרי הוצאות וכו
* קליטה וליווי של סטודנטים חדשים במחלקה
* עבודה אדמניסטרטיבית שוטפת מול גורמים שונים במכון
* טיפול בהגשות של מועמדים, עובדים לפי שעות, יועצים, עדכוני סטאטוס, הודעות התחלה וסיום וכיוצב
* הדרכה וסיוע לסטודנטים, יועצים עובדים ומדענים בנשאים שונים, כגון טפסי נסיעות וכו
* ניסוח כתיבה והוצאת הודעות באנגלית
* טיפול בהזמנות רכש ומשלוחים בארץ ובחו"ל, אישורי חשבוניות במערכת הרכש הפנימית
* טיפול בהחזרי הוצאות וניהול קופה קטנה
* הזמנת שירותים פנימיים ממגוון הגורמים בתוך המכון כגון- גרפיקה, דפוס הובלות וכו
* אחריות וטיפול בפרויקטים שונים לפי החלטת ראשת מנהל וראש המחלקה

לחברת הייטק גלובלית ברחובות דרוש/ה מנהל /ת משרד ועוזר/ת אישי/ת (Executive Assistant) בכיר/ה להוביל את התמיכה האדמיניסטרטיבית והתפעולית עבור שני המנכ"לים וניהול המשרד.

תחומי אחריות מרכזיים
ניהול משרד ותפעול שוטף
אחריות על תפעול שוטף ולוגיסטיקה של המשרד.

הכנות לוגיסטיות מלאות לאירועים, תערוכות ומפגשים פנים וחוץ ארגוניים.

תמיכה שוטפת בצרכים תפעוליים של כלל עובדי החברה.

עוזר/ת אישי/ת ותמיכה אדמיניסטרטיבית בכירה
ניהול יומנים מורכב עבור שני המנכ"לים, כולל תיאום פגישות פנימיות וחיצוניות רבות.

ניהול סדר יום עסקי באופן פרואקטיבי ותיעדוף משימות קריטיות.

ארגון נסיעות עסקיות גלובליות (E2E): הזמנת טיסות, מלונות, ביטוחים ותכנון מסלולים תוך איזון בין עלות ליעילות.

תכלול משימות ניהוליות, ניתוח מידע והצגת תובנות ותוכניות בצורה ברורה ומסודרת.

ביצוע משימות רגישות ודיסקרטיות ותמיכה בהחלטות ניהוליות.

מחלקת פניות הציבור עוסקת בבירור פניות של לקוחות, ניהול קשר עם לקוחות באמצעות שיחות טלפוניות ובאמצעות האימייל. כמו כן, המחלקה עוסקת בטיפול בפניות מטעם רשות שוק ההון (המפקח על הביטוח), ביצוע תחקירי אירוע, בקרות על תהליכי המכירה והשירות, הדרכות מקצועיות והפקת לקחים.

למכון ויצמן למדע- אגף בינוי ואחזקה דרוש.ה מנהל.ת לשכה לראש האגף.
במסגרת התפקיד:
* מתן סיוע אדמיניסטרטיבי לראש האגף ולראשי הענפים
* ניהול שוטף של המשרד: קבלת קהל, מענה טלפוני, ניהול היומן ותיאום פגישות רבות
* משתתפים, תיעוד ותיוק מידע דיגיטלי
* סיוע בריכוז חומרים והכנת מצגות לדיונים וישיבות
* ביצוע הזמנות רכש, מעקב ובקרה אחר תקציבי הלשכה
* הקמת קבלנים במערכות המכון ומתן אישורי כניסה זמניים/קבועים
* סיוע בארגון כנסים ואירועים אגפיים
* עבודה בממשקים רבים במכון ומחוצה לו

לחטיבת המכירות של קבוצת דוד לובינסקי, יבואנית הרכב בראשון לציון דרוש/ה: מזכיר/ה חטיבה

מהות התפקיד:
ניהול יומן ותיאום פגישות
טיפול בהזמנות רכש ומעקב אחר ביצוען
עבודה שוטפת מול ממשקים פנימיים (כגון: כספים, רכש, תפעול) וחיצוניים (ספקים)
סיוע בהכנת מצגות, דוחות ומסמכים ניהוליים
מעקב אחר משימות ופרויקטים חטיבתיים
תמיכה אדמיניסטרטיבית מלאה
שותפות בהכנת אירוע מכירות,השקות, ימי גיבוש.

משרה מלאה א - ה 17:00 - 08:00

מה אנחנו מציעים?
סביבת עבודה מקצועית ודינאמית
ארוחות מסובסדות
ביטוח בריאות פרטי
אופק קידומי ובניית מסלול קרירה

עוזר מנהל פרויקט / בקר פרויקטים מסייע בניהול ופיקוח על פרויקטים הנדסיים או בניהול תשתיות, תוך דגש על מעקב אחר לוחות זמנים, תקציבים, איכות ובטיחות. התפקיד משלב עבודה מול מנהלי פרויקטים, צוותי עבודה וגורמים חיצוניים, ומחייב סדר, דיוק ויכולת עבודה תחת לחץ.
סיוע במעקב ובקרה על התקדמות הפרויקט מול לוחות זמנים ותקציבים.
הכנת דוחות סטטוס, מסמכים ותיעוד פרויקט.
מעקב אחר ביצוע עבודות איכות ובטיחות באתרי העבודה.
ניהול תקשורת עם קבלנים, ספקים וגורמים פנימיים.
תמיכה בביצוע ביקורות ומפגשים תקופתיים עם הנהלת הפרויקט.
משרה מלאה / גמישה - תנאים מעולים!

ביצוע עבודה אדמיניסטרטיבית, הכוללת בין היתר:
* ניהול שוטף של המשרד: מענה טלפוני, ניהול יומן, טיפול בנסיעות, החזרי הוצאות והזמנות שוטפות
*עבודה מול מדענים וסטודנטים מהארץ ומחול, כולל ליווי אדמיניסטרטיבי ומנהלי וטיפול בצרכים השונים שעולים מן השטח, במהלך שהותם במכון
* ארגון סמינרים ואירועים מחלקתיים
* סיוע בטיפול בנושאי כח אדם במחלקה, בסגל האקדמי והמנהלי-טכני
* סיוע ותיאום נסיעות מדענים וסטודנטים לחו"ל
* סיוע בטיפול בהזמנות רכש ומשלוחים, עבודה מול ספקים ואישורי חשבוניות
* ביצוע משימות נוספות בהתאם לצורך וע"פ בקשת הממונים
* עבודה מול ממשקים רבים בתוך המכון ומחוצה לו