דרושים » אדמיניסטרציה » מנהל.ת לשכה בכיר.ה

דרוש.ה מנהל.ת משרד אחראי.ת, עצמאי.ת ומסודר.ת, לתפקיד מגוון ודינמי הכולל ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף, תמיכה בהנהלה ובצוות העובדים, אחריות על תיאומים, רכש, ניהול יומן והפקת דו"חות.

תחומי אחריות:
     ניהול יומנים, תיאום פגישות וישיבות
    קבלת קהל ומענה טלפוני שוטף
    טיפול בחשבוניות, תיוק ומעקב אחר משימות
    הזמנת ציוד משרדי ואחריות על מלאי
    עבודה מול ספקים ונותני שירות
    הכנת חומר לפגישות ולהנהלה
    סיוע למחלקות שונות בארגון לפי צורך

אחריות אדמיניסטרטיבית ותיאום עבור מנכ"ל החברה:

ניהול שוטף של יומן המנכ"ל, תיאום פגישות ומעקב אחר ביצוע משימות.
עבודה מול משרדי הממשלה בתחום רגולטורי מקצועי בממשקים מול החברה.
מעקב ובקרה על תהליכי עבודה בארגון.
הכנת דוחות ומעקב אחר נתונים תפעוליים בהתאם להנחיה.
ניהול ותפעול מלאי מקצה לקצה:

אחריות על ניהול תהליכים ובקרה של המלאי בארגון.
ניהול הזמנות רכש - פתיחה, מעקב ואישור הזמנות.
קליטת ציוד וסחורה במערכות ועדכון מלאי.
עבודה שוטפת מול הנהלת חשבונות לתיאום קליטות ותנועות מלאי.
שירות ותמיכה למחלקות פנים-ארגוניות וממשקים בקבוצה:

מתן שירות מקצועי ויעיל למחלקות החברה בנושאי ציוד, אספקה וצרכים תפעוליים.
עבודה מול ספקים, שליחים וגורמים נוספים.
מתן מענה ותיאום בין מספר ממשקים ומול חברות הקבוצה.

ניהול ותיאום יומנים עמוסים תוך תיעדוף משימות משתנה
תיאום פגישות וישיבות הכוללות מגוון גורמים
תקשורת שוטפת עם גורמים פנימיים וחיצוניים
אחריות על הכנה, תפעול וסגירת מעגל של פגישות הנהלה
מענה לפניות ומתן שירות מקצועי ומכבד
מעקב אחר משימות וביצוע בקרה שוטפת
סיוע אדמיניסטרטיבי לפעילות שוטפת של הדרג הניהולי

אשטרום קבלנות מגייסת מזכיר/ת מנכ"ל לחברת הנדסה ובניה 

תחומי אחריות:

-  ניהול יומן מנכ"ל ותיאום ישיבות עם גורמים פנימיים וחיצוניים (ספקים, קבלנים, יועצים)
- הכנת חומרים לפגישות הנהלה פרוטוקולים, סיכומי ישיבות, מעקב אחר משימות והחלטות
- סיוע אדמיניסטרטיבי בהנהלת החברה: טיפול במסמכים, דוחות, הזמנות רכש משרדיות ועוד
- שמירה קפדנית על דיסקרטיות בנוגע להתנהלות העסקית של החברה

מיקום המשרה - מגדלי LYFE בני-ברק, מול קניון איילון

תפקיד משמעותי בלב העשייה הארגונית אם את/ה מסודר/ת, שירותי/ת ומיומן/ת בניהול יומנים ולשכה זו ההזדמנות שלך
-תנאים טובים למתאימים/ות
-סביבת עבודה מקצועית ומכבדת
-תפקיד עם אחריות, עניין וקשר שוטף עם הדרגים הבכירים ביותר

מה כולל התפקיד?
ניהול מזכירות ואדמיניסטרציה לרבות ניהול יומנים, תיוק מסמכים, הזמנות ציוד ומענה
לטלפונים.
מתן שירות אדמיניסטרטיבי הכולל מתן תמיכה ומענה למחלקות השונות בתאגיד.
ניהול יומנים מורכבים למספר מנהלים, תיאום טלפוני של פעולות ופגישות עבור
הממונה כולל זימונים באפליקציית Zoom וTeams
רישום והכנת פרוטוקולים של הישיבות והפצתם לכלל הגורמים. תיקון מסמכים
לאחר הגהה, הכנת מצגות לישיבות.
מענה טלפוני, ניתוב פניות לכלל המנהלים ועוד
הזמנת כיבוד לישיבות, הכנה וארגון חדר הישיבות וכל הנדרש לטובת העניין.
טיפול בהזמנות רכש, אישור חשבוניות ובקרה תקציבית.
התנהלות מול גופים עירוניים וממשלתיים
כפיפות למנהלת משאבי אנוש

מנהל /ת אדמיניסטרטיבית לחברה בעלת אופי משפחתי
תיאום פגישות ויומן מנכ"ל
מענה טלפוני ללקוחות וספקי החברה
תיאום נסיעות לחו"ל
הוצאת וקליטת הזמנות רכש, טיפול ברכבי החברה
הזמנות ציוד, אחריות על נהג שליחויות
המשרה מלאה שעות 09:00- 18:00 / 08:00-17:00