דרושים גרומן ושות' חברת עורכי דין

לחברה מובילה דרוש/ה מנהל/ת משרד / עוזר/ת אישית למנהלים לניהול שוטף של פעילות המשרד ומתן תמיכה אדמיניסטרטיבית למנהלי החברה.
תיאור התפקיד:
- ניהול ותפעול שוטף של המשרד ואחריות על התנהלותו התקינה.
- ניהול יומנים, תיאום פגישות והכנת חומרים בהתאם לצורך.
- מתן מענה שוטף למנהלים, לעובדי החברה, ללקוחות ולספקים בארץ ובחו"ל.
- טיפול בהתכתבויות, שיחות טלפון ופניות ומתן מענה מקצועי ושירותי.
- אחריות על עמדת הקבלה וקבלת אורחים.
- ניהול הזמנות ציוד משרדי, עבודה מול ספקים ודאגה לצורכי המשרד ורווחת העובדים.
- הכנת מסמכים, ניהול קבצים וביצוע משימות אדמיניסטרטיביות מגוונות.
- עבודה עם מערכות Office, Google Workspace, מערכות CRM וכלים טכנולוגיים נוספים.
- סיוע למחלקת הנהלת החשבונות וביצוע משימות נוספות בהתאם לצורכי החברה.

משרה מלאה (קיימת גמישות).
ימים א'-ה', בין השעות 9:00-18:00.
העבודה במשרדי החברה בבניין הכשרת היישוב, בני ברק.
סביבת עבודה חרדית.
תנאים טובים למתאימים/ות.

התפקיד כולל:
- אחריות כוללת על ניהול ותפעול שוטף של המשרד.
- הבטחת סביבת עבודה מסודרת, יעילה ונעימה לעובדים ולהנהלה.
- ניהול ספקים, תחזוקה, ציוד משרדי ורכש.
- אחריות על תקציב המשרד, הזמנות, חשבוניות ותשלומים.
- קבלת אורחים ותיאום פגישות.
- תמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת להנהלה, ניהול יומנים ותיאום ישיבות.
- אחריות על ציוד עובדים, הרשאות ותהליכי קליטה.
- עבודה מול ספקי אחזקה, ניקיון, ביטחון ותמיכה טכנית.
- הובלת פרויקטים תפעוליים בהתאם לצורכי הארגון.
- הובלת תחום רווחת העובדים, אירועי חברה, ימי הולדת, מתנות ופעילויות גיבוש.
- נגיעה בכל עולמות משאבי האנוש, לרבות גיוס, קליטת עובדים, רווחה ותמיכה בתהליכי HR.
- עבודה שוטפת מול מחלקות משאבי אנוש, כספים, אופרציה והנהלה.

*ניהול לו"ז ויומנים- ניהול, תיאום ומעקב אחר יומנים של מנהלים בחטיבה.
*ריכוז חומרים ומעקב- הכנה וריכוז של חומרים לקראת ישיבות ומעקב שוטף אחר ביצוע דרישות ומשימות.
*עבודה שוטפת מול הנהלת החטיבה, מזכירות הבנק ועובדי החטיבה.
*עזרה בארגון אירועים פנים חטיבתיים.
*עבודה מול גורמי חוץ- התנהלות שוטפת וריכוז עבודה מול ספקים ונותני שירות חיצוניים.
*התפקיד בכפיפות לעוזרת האישית של מנהלת החטיבה.

*ניהול ותיאום של 4 יומנים מורכבים.
*תיאום פגישות, ניהול לוחות זמנים ומעקב אחר משימות.
*טיפול באדמיניסטרציה השוטפת של המחלקה.
*ביצוע הזמנות רכש ומעקב אחר תהליכי הזמנה.
*ארגון ותכנון ישיבות הנהלה  / מפגשים חטיבתיים
*עבודה מול ממשקים פנים-ארגוניים וחיצוניים.
*טיפול ותפעול ברווחה במחלקה, לרבות ארגון הרמות כוסית, אירועי צוות ופעילויות גיבוש בשיתוף מנהלת משאבי אנוש.
 
עיקר התפקיד הוא עיסוק בניהול יומנים ותיאום פגישות.

*ניהול ותיאום של 4 יומנים מורכבים.
*תיאום פגישות, ניהול לוחות זמנים ומעקב אחר משימות.
*טיפול באדמיניסטרציה השוטפת של המחלקה.
*ביצוע הזמנות רכש ומעקב אחר תהליכי הזמנה.
*ארגון ותכנון ישיבות הנהלה  / מפגשים חטיבתיים
*עבודה מול ממשקים פנים-ארגוניים וחיצוניים.
*טיפול ותפעול ברווחה במחלקה, לרבות ארגון הרמות כוסית, אירועי צוות ופעילויות גיבוש בשיתוף מנהלת משאבי אנוש.
 
עיקר התפקיד הוא עיסוק בניהול יומנים ותיאום פגישות.