דרושים » אדמיניסטרציה » רכז/ת שירות ואדמיניסטרציה

תפקיד מגוון בסביבה מקצועית וערכית, הכולל אחריות על תפעול שוטף של המשרד ומתן תמיכה אדמיניסטרטיבית לצוות המקצועי.

מה כולל התפקיד?

- ניהול שוטף של המשרד ומתן מענה טלפוני ללקוחות ולצוותים

- תיאום פגישות וביצוע מעקבים

- ניהול יומנים ולוחות זמנים

- תיוק וארגון מסמכים פיזיים ודיגיטליים

- הכנת דוחות, טפסים ומסמכים שונים

- עבודה מול ממשקים פנימיים וחיצוניים

- תמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת בפעילות הארגון

אחריות אדמיניסטרטיבית ותיאום עבור מנכ"ל החברה:

ניהול שוטף של יומן המנכ"ל, תיאום פגישות ומעקב אחר ביצוע משימות.
עבודה מול משרדי הממשלה בתחום רגולטורי מקצועי בממשקים מול החברה.
מעקב ובקרה על תהליכי עבודה בארגון.
הכנת דוחות ומעקב אחר נתונים תפעוליים בהתאם להנחיה.
ניהול ותפעול מלאי מקצה לקצה:

אחריות על ניהול תהליכים ובקרה של המלאי בארגון.
ניהול הזמנות רכש - פתיחה, מעקב ואישור הזמנות.
קליטת ציוד וסחורה במערכות ועדכון מלאי.
עבודה שוטפת מול הנהלת חשבונות לתיאום קליטות ותנועות מלאי.
שירות ותמיכה למחלקות פנים-ארגוניות וממשקים בקבוצה:

מתן שירות מקצועי ויעיל למחלקות החברה בנושאי ציוד, אספקה וצרכים תפעוליים.
עבודה מול ספקים, שליחים וגורמים נוספים.
מתן מענה ותיאום בין מספר ממשקים ומול חברות הקבוצה.

תפקיד תפעולי עם משמעות אמיתית משרה מלאה בחברת ציוד רפואי בפתח תקווה
לחברה מובילה בשיווק ציוד רפואי דרוש.ה רכז.ת תפעול ומכירות פנימיות
זהו תפקיד מרכזי בצוות שמחבר בין השטח למטה, עם אחריות על הזמנות, טיפול שוטף בלקוחות עסקיים, ועבודה יומיומית מול אנשי מכירות.
אם את.ה אוהב.ת סדר, שירות ואנשים זה בדיוק בשבילך.

במסגרת התפקיד:
טיפול מלא בהזמנות משלב פתיחת הקריאה ועד הפקת החשבונית
הפקת הצעות מחיר ומעקב אחר אישורים ותיאומים
תמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת בצוות המכירות
עבודה שוטפת מול מערכות ERP (Priority/ SAP ), לקוחות עסקיים וספקים
פתרון בעיות, תיאומים מול מחלקות שונות, שירות לקוחות פנימי ואחריות כוללת על תהליך

מה אנחנו מציעים:
משרה מלאה (א'-ד': 08:0017:00 | ה': עד 16:00)
שכר גבוה (תלוי ניסיון) + תנאים סוציאליים מעולים
העסקה כעובד.ת חברה מהיום הראשון
חדר אוכל, מתנות, ימי גיבוש, סביבת עבודה חמה ויציבה

-טיפול שוטף בניהול דרישות רכש מול לקוחות הארגון
- הפקת הזמנות רכש לספקים
- עבודה מול ספקים בכל תחומי אחריות הרכש - מעקב אחר אישורי אספקה וקידום הזמנות רכש
- הצעות מחיר, תיחור ספקים, איתור ספקים, השוואת מחירים, ומו"מ מול ספקים
- עבודה מול דרישות חומרים של המרלו"ג כלי עבודה, חומרי עזר, הבק אופיס ומחלקות ההנדסה
- מתן שירות ומענה לכל לקוחות הארגון בשוטף מחסנאים, טכנאים, מנהלי עבודה/שירות
עבודה בחברה מהמובילות בשוק עם אופציה ללימוד תחומי רכש נוספים

דרוש.ה מנהל.ת משרד אחראי.ת, עצמאי.ת ומסודר.ת, לתפקיד מגוון ודינמי הכולל ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף, תמיכה בהנהלה ובצוות העובדים, אחריות על תיאומים, רכש, ניהול יומן והפקת דו"חות.

תחומי אחריות:
     ניהול יומנים, תיאום פגישות וישיבות
    קבלת קהל ומענה טלפוני שוטף
    טיפול בחשבוניות, תיוק ומעקב אחר משימות
    הזמנת ציוד משרדי ואחריות על מלאי
    עבודה מול ספקים ונותני שירות
    הכנת חומר לפגישות ולהנהלה
    סיוע למחלקות שונות בארגון לפי צורך

הזדמנות להיכנס לתפקיד אדמיניסטרטיבי ריכוזי, לקחת חלק בעשייה חינוכית משמעותית ולהצטרף לארגון הפועל לפיתוח והטמעה של תכניות חינוכיות בבתי ספר ומוסדות חינוך ברחבי הארץ.

מה כוללת התפקיד?

- ריכוז ותפעול אדמיניסטרטיבי של פרויקטים חינוכיים

- תיאום שוטף מול מנהלי מוסדות, צוותים חינוכיים וגורמים מקצועיים

- בקרה ומעקב אחר תהליכים, עמידה בלוחות זמנים ויעדים

- ניהול ומעקב אחר גבייה

- סיוע בארגון ישיבות, פגישות והכנת חומרי עבודה

למחלקה לאימונולוגיה מערכתית מכון ויצמן דרוש.ה רכז.ת אדמניסטרטיבי.ת (להחלפת חל"ד - לתקופה ארוכה)
במסגרת התפקיד:
* ניהול שוטף של משרד מזכירות המחלקה כולל מענה טלפוני, ניהול יומן פגישות ועוד
* ארגון סמינרים ואירועים מחלקתיים
* טיפול ואירוח של מועמדים ואורחים של המחלקה, בניית לוח זמנים, כיבוד, ארוחות, לינה, החזרי הוצאות וכו
* קליטה וליווי של סטודנטים חדשים במחלקה
* עבודה אדמניסטרטיבית שוטפת מול גורמים שונים במכון
* טיפול בהגשות של מועמדים, עובדים לפי שעות, יועצים, עדכוני סטאטוס, הודעות התחלה וסיום וכיוצב
* הדרכה וסיוע לסטודנטים, יועצים עובדים ומדענים בנשאים שונים, כגון טפסי נסיעות וכו
* ניסוח כתיבה והוצאת הודעות באנגלית
* טיפול בהזמנות רכש ומשלוחים בארץ ובחו"ל, אישורי חשבוניות במערכת הרכש הפנימית
* טיפול בהחזרי הוצאות וניהול קופה קטנה
* הזמנת שירותים פנימיים ממגוון הגורמים בתוך המכון כגון- גרפיקה, דפוס הובלות וכו
* אחריות וטיפול בפרויקטים שונים לפי החלטת ראשת מנהל וראש המחלקה