טיפול אדמיניסטרטיבי בכל צרכי האגף. התפקיד כולל ביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה.
תחומי אחריות:
טיפול אדמיניסטרטיבי בצרכי היחידה - ניהול יומני פגישות מענה טלפוני ופרונטלי לגורמי פנים וחוץ טיפול בהזמנות רכש, תקציב ובספקים - כולל טיפול בחשבוניות הזמנת ציוד משרדי וציוד מטבח.  ניהול מלאי ואספקה של טונרים לכלל הארגון טיפול שוטף בצרכי האגף האדמיניסטרטיביים והלוגיסטיים טיפול ומעקב.
ביצוע החלטות מול עובדי האגף; התנהלות ותפעול קבוצת הוואטסאפ האגפית.
עבודה במערכות ממוחשבות, הזנת נתונים, עיבוד נתונים וכו'.
סיוע לאגפי יד ושם בהטמעת מערכות טכנולוגיות שפותחו ע"י האגף.

טיפול אדמיניסטרטיבי - תפעולי של המחלקה, ומתן מענה למנהל/ת המחלקה, לצוות ולפניות קהל ;קשר שוטף לטיפול ולצרכי לוגיסטיקה מול שלוחת קריית ההדרכה בנגב וכן טיפול שוטף בהיבט הכספי של המחלקה. התפקיד כולל ביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה.
תחומי אחריות: טיפול אדמיניסטרטיבי ולוגיסטי בצרכי היחידה; סיוע בתיאום ותפעול לוגיסטי של כנסים ואירועים במחלקה: - תיאום ועבודה עם גורמי חוץ ופנים בפעילויות, פרויקטים ושיתופי פעולה של המחלקה. - אפיון צרכים טכנולוגיים: עבודה מול מנהלת המחלקה וצוותי המחלקה ואל מול הגורמים הרלוונטיים באגף וביד ושם. - תיאום היסעים, מלונות, מדריכים ומרצים, חדרי פעילות, מזון, צרכים לוגיסטיים - כולל תכנון סידור כיתות.
הקלדת נתוני הפעילות וספקי שירותי ההדרכה /הרצאה עדכון, רישום וקליטה של מדריכים /מרצים. טיפול בתשלומים למדריכים/מרצים וספקים שונים. מתן שירות לקהל הפונים, צוותי המחלקה, צוותי האגף וצוותי יד ושם. הזמנת ציוד משרדי. ניהול קופה קטנה. סיוע בניהול יומן מנהל המחלקה ואירועי המחלקה. מענה טלפוני ומקוון.
גביית תשלומים; עבודה מול ארגוני הביטחון השונים: חשבוניות/הזמנות רכש/גביית כספים. עבודה שוטפת בנושא הכספים מול צוות עיר הבה"דים. הכנת דוחות וריכוז נתונים על פי דרישה.

סיוע בהכנת דוחות כספיים, ניהול תקציבי המחקר ומעקב אחריהם.
עבודה משרדית שוטפת: ניהול יומן, הדפסת מכתבים, תיוק וצילום.
טיפול במינויים ובמלגות לסטודנטים ופוסטדוקטורנטים.
טיפול בבקשות נסיעות חוקרים לכנסים בארץ ובחו"ל.
עבודה מול ספקים ונותני שירותים בארץ ובחו"ל.
סיוע בארגון כנסים מחקריים וביקורים של אורחים מחו"ל.
ניהול קשר שוטף עם גורמי חוץ לרבות תיאום ביקור אורחים ופוסטדוקטורנטים מחו"ל ומהארץ.
ביצוע משימות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

מנהלן/ מתן מידע על תוכנית הלימודים ופגישות עם מתעניינים לתואר בוגר.
ייעוץ ומעקב אחר רישום וקבלה לתואר.
סיוע לסטודנטים בבחירת קורסים והכנת תכנית הלימודים.
מעקב אחר לימודי הסטודנט והתקדמותו במסגרת בית הספר וטיפול בבעיות אישיות במידת הצורך.
טיפול מנהלי בסטודנטים בתוכניות מיוחדות של היחידה וקיום ימי אוריינטציה וסיורים בקמפוס.
קיום פגישות ייעוץ אקדמי פעמיים בסמסטר עם הסטודנטים בתוכנית הסמסטריאלית.
טיפול ברישום הסטודנטים לקורסים, כולל טיפול בבקשות לשינויים בתקופת הרישום.
השתתפות וייצוג היחידה בירידים, טקסים, ימים פתוחים ואירועים שונים של בית הספר ומוסדות אחרים.
קשר עם משרדי בית הספר, מוסדות אקדמאיים, מרצים וגורמים אוניברסיטאיים אחרים בארץ ובחו"ל.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.
ית הוראה ותלמידים-בית הספר לתלמידים מחו"ל ע"ש רוטברג

למוסד אקדמי דרוש /ה רכז /ת אדמיניסטרטיבי /ת.
ניהול משרד המעונות ובכלל זה.
מענה לפונים טלפונית ובדוא"ל.
תאום פגישות וישיבות, הכנת חומרים לקראת הישיבות, רישום פרוטוקולים ומעקב אחר ביצוע החלטות.
ריכוז פניות לדיור משפחות.
ריכוז וטיפול בפניות למעונות מותאמים (נגישים).
טיפול באורחים מהארץ ומחו"ל.
הכנה והפקת דוחות בנושאים שונים.
עבודה שוטפת מול גורמי פנים וחוץ רבים.
עדכון שוטף של אתר האינטרנט של המעונות, עדכון חוזים, תקנונים, טפסים וחומרים נוספים.
משימות נוספות בהתאם להנחיות הממונים.

טיפול בתלמידי בית הספר והמועמדים ובכלל זה: קליטה, ייעוץ בענייני תכניות הלימודים, בדיקת זכאות לתואר, סגירת תארים ורישום לקורסים.
קבלת קהל, מענה טלפוני, ומתן מידע בענייני מינהל תלמידים.
מתן סיוע לסגל בית הספר בנושאי הוראה ולימודים.
טיפול בבחינות ביה"ס ודיווח ציונים.
טיפול ביציאה לסטאז', כולל קשר עם משרד הבריאות.
עבודה מול גורמי פנים וחוץ אוניברסיטאיים.
סיוע בהכנת טקסי סיום ופרסים.
ביצוע משימות נוספות בהתאם להנחיות הממונים.