דרושים מתנ"ס קרית אונו

אנחנו מחפשים מנהל /ת משרד עם אוריינטציה לתחום הכספים
תפקיד מפתח בעולם התפעולי של לופה -
הלב האדמיניסטרטיבי של הארגון, ניהול ממשקים פנימיים וחיצוניים,  ניהול  שוטף ונעים של המשרד, לתמיכה בהנהלה בדגש על מחלקת הכספים.

התפקיד כולל: 

- מתן תמיכה שוטפת למחלקת שירות הלקוחות: הפקת חשבוניות, קבלות, בדיקה, אישור והפקת זיכויים ללקוחות.
- הפקדות והתאמות אשראי.
- התאמת לקוחות, מעקב וגבייה.
- הפקת הזמנות רכש וקליטת תעודות משלוח למלאי.
- עבודה צמודה עם מנהלת הכספים, וממשקי עבודה עם מחלקות פיתוח, בית הדפוס, שיווק, שירות לקוחות.
- טיפול בלוגיסטיקה היומיומית במשרד (ציוד משרדי, קבלת דואר, תחזוקת המשרד).
- תמיכה אדמיניסטרטיבית להנהלת החברה וליווי אירועים פנים ארגוניים.

המשרה הינה משרה מלאה
ימים א' - ה'

עיריית קריית-אונו מודיעה על משרה פנויה כמפורט להלן:
תואר המשרה: מ"מ מזכיר/ה בלשכת מנכ"ל (במעמד מזכיר/ת אגף).
היקף משרה: 100% משרה.
כפיפות ארגונית: מנכ"ל העירייה.
דרוג דרגה: מתח דרגות 7-9 בדרוג המנהלי/ 37-39 בדרוג המח"ר.

תיאור תמציתי של התפקיד:
טיפול אדמיניסטרטיבי בלשכת מנכ"ל, ביצוע פעולות שוטפות בתחום המזכירות לרבות מענה טלפוני וניתוב שיחות נכנסות, תיאום פגישות וניהול יומן, תאום בין גורמי פנים וחוץ עירוניים, טיפול בדואר נכנס ויוצא, הדפסות מכתבים, הזנת נתונים למערכת הממוחשבת, ביצוע עבודות מזכירות שונות, ריכוז וארגון נתונים שונים, רישום פרוטוקולים ומעקב אחר ביצוע, טיפול בהזמנות עבודה, ציוד משרדי וחשבונות, מתן מענה לפניות, תיוק, תכלול, כתיבה ועדכון נהלים ברשות המקומית, בשיתוף אגפים ויחידות הרשות, תוך הבטחת אחידות, בהירות ועמידה בהוראות דין והנחיות רגולטוריות. תיאום ומעקב אחר עבודת ספקים ונותני שירות חיצוניים בהתאם להסכמים ונהלי הרשות. ביצוע כל מטלה נוספת שתידרש ותינתן ע"י המנכ"ל ועוזרת המנכ"ל.

לחברת מצליחה דרוש/ה רכז/ת תפעול ותחזוקת סביבת עבודה.

תחומי אחריות עיקריים:
אחריות על נראות המשרדים ותחזוקה שוטפת.
פיקוח על ניקיון, כיבוד ושירותי אירוח.
מתן שירות מצוין לעובדי ומבקרי האתר.
טיפול בבעיות שוטפות ובלת"מים.
שמירה על נהלי משק, ביטחון ובטיחות.
ניהול ספקים, תקציבים ומרחבי עבודה.
עבודה שוטפת מול צוות Re&F ותמיכה בצרכים התפעוליים.

תיאור התפקיד תחומי אחריות

ניהול מטריצת נושאים לדירקטוריון ולוועדותיו הפצת מטריצה שנתית ורבעונית, ביצוע מעקב ומתן תזכורות, סנכרון מול ישיבות הנהלה ויישום החלטות הדירקטוריון. עדכון המטריצה בהתאם לשינויים רגולטוריים וניהוליים.

ניהול ובקרת תקציב טיפול שוטף בתשלומים, בקרה ומעקב תקציבי, כולל אחריות על תשלום גמול לדירקטורים בהתאם לנהלים ולרגולציה.

תכנון וניהול תכנית הדרכה שנתית לדירקטוריון בניית תכנית ההדרכות, תיאום ספקים וליווי ביצוע בפועל.

תקשורת שוטפת עם בנק ישראל העברת החלטות דירקטוריון, פרוטוקולים, חומרי רקע ומענה לדרישות הפיקוח.

תיאום וביצוע ישיבות דירקטוריון וועדות עבודה שוטפת מול כלל יחידות הבנק לצורך הכנת החומרים וניהול התהליך מקצה לקצה.