לחברה קבלנית דרושה מנהלת אדמיניסטרטיבית לסמנכ"ל החברה.
כפיפות ישירה לסמנכ"ל.
ייצוג החברה מול גורמי חוץ, לפי צרכי החברה.
אחריות לנראות ותחזוקת המשרד, דלפק הקבלה, חדרי ישיבות וכו'.
שירות וכיבוד לאורחי החברה ומשתתפי הישיבות.
אחריות לנראות המשרד, הקפדה על סדר, ארגון ותיאום בין מחלקות.
ממלאת מקום בעמדת הקבלה על פי הצורך, לפי הגדרת תפקיד פקידת קבלה (קבלת קהל, מתן שירותי משרד, מענה טלפוני וכו').
עבודה לפי נהלי החברה ותהליכיה.
אחריות על ניהול ותפעול משימות אדמיניסטרטיביות, לפי צרכי המנהלים, כגון סיכומי ישיבות, בניית מצגות ודוחות ע"פ הצורך.
ניהול יומנים ולוחות זמנים של מנהלים בכירים, תיאום ישיבות ופגישות.
ניהול לוחות זמנים ותמיכה במנהלים, עבודה מול ספקים, טיפול בחוזים, ניהול תהליכים לוגיסטיים, עמידה בדרישות הרגולציה הביטחונית, ופיקוח על תהליכים משרדיים קריטיים.
ניהול מסמכים וארכיון מסודר בהתאם לנהלי אבטחת מידע.
אחריות לטיפול באישורי כניסה לחברות בטחוניות.
שינויים בהגדרת התפקיד יבוצעו לפי צרכי החברה.
דרישות:
שליטה מצוינת ביישומיי האופיס ובשפה האנגלית
-ניסיון של חמש שנים לפחות באדמיניסטרציה
- תואר ראשון-יתרון משמעותי
- מולטי-טסקינג ויכולת תעדוף משימות תחת לחץ - חובה
- תקשורת בינאישית טובה, אדיבות
- יכולת התנסחות גבוהה בכתב ובעל פה המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.
מתאים גם למגזר החרדי
מתאים גם למגזר הדתי
