דרוש/ה מנהל /ת משרד לתפקיד מרכזי, דינמי ורב- ממשקים, המשלב ניהול משרד שוטף, תמיכה אדמיניסטרטיבית ואופרטיבית להנהלה וטיפול במשימות אישיות ועסקיות ברמת אמינות ודיסקרטיות גבוהה.
התפקיד מהווה נקודת ממשק מרכזית בארגון ודורש יכולת ניהול עצמאית של משימות ותהליכים, תעדוף משימות בסביבה דינמית, עבודה מול גורמים בכירים ושמירה על סדר, ארגון ודיוק ברמה גבוהה.
ניהול יומן ולוחות זמנים: ניהול יומן המנכ"ל, תיאום פגישות וישיבות, תכנון סדר יום וניהול לוחות זמנים מורכבים.
ניהול תקשורת והתכתבויות: טיפול במיילים, ניסוח מכתבים והתכתבויות רשמיות בעברית ברמה גבוהה, ומעקב אחר פניות ומשימות.
ניהול ותפעול המשרד: אחריות על הפעילות השוטפת של המשרד, הזמנת ציוד, רכש משרדי, עבודה מול ספקים ונותני שירות.
תמיכה בהנהלה: הכנת חומרים ומצגות לישיבות, כתיבת פרוטוקולים, תיעוד החלטות ומעקב אחר ביצוע משימות.
ניהול ממשקים מקצועיים: עבודה שוטפת מול מנהלים ועובדים בארגון, רואי חשבון, עורכי דין ויועצים חיצוניים.
דרישות:
ניסיון של שנתיים לפחות בתפקיד מנהל /ת לשכה או בתפקיד אדמיניסטרטיבי בכיר - חובה.
ניסיון רלוונטי משירות צבאי, לרבות תפקידי לשכה ועבודה מול מפקדים בכירים, ייחשב.
שליטה גבוהה מאוד ביישומי Microsoft Office, בדגש על Outlook, Excel ו-Word.
יכולת ניסוח והתבטאות מצוינת בכתב ובעל פה בעברית.
ידיעת רוסית - יתרון; שליטה באנגלית - יתרון.
יכולות ארגון, תכנון ותעדוף משימות ברמה גבוהה מאוד.
יכולת עבודה עצמאית, יוזמה, אחריות אישית ויכולת הנעת תהליכים.
יכולת עבודה תחת לחץ ובסביבה מרובת משימות וממשקים.
דיוק, ירידה לפרטים, סדר ויכולת מעקב ובקרה.
תודעת שירות גבוהה, יחסי אנוש מצוינים וייצוגיות.
יושרה אישית, שיקול דעת ודיסקרטיות מוחלטת, לרבות נכונות לחתימה על הסכם סודיות. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.