דרושים » מכירות » דרוש /ה עוזר /ת אישית למנכ"ל

לארגון ציבורי חברתי מוביל דרוש/ה עוזר/ת מנכ"ל (החלפה לחופשת לידה לשנה)

תחומי אחריות עיקריים:
עבודה שוטפת עם המנכ"ל בתכנון, תיעדוף וקידום סדר היום הניהולי
מתן תמיכה בקבלת החלטות ועבודת מטה עבור המנכ"ל, הכוללת הכנת חומרים, מצגות ומסמכי עבודה לדיונים, ישיבות, פגישות עסקיות ואירועים
ניהול ומעקב אחר תוכנית העבודה הארגונית והחלטות המנכ"ל וההנהלה עד להשלמתן
ניהול שגרת ישיבות ההנהלה והפורומים הניהוליים מקצה לקצה - החל מתכנון וניהול סדר היום והכנת החומרים, דרך כתיבת סיכומי דיון מפורטים והפצת החלטות, משימות ובניית לוחות זמנים
ניהול פרויקטים מיוחדים הדורשים הנעה רוחבית של ממשקים פנימיים וחיצוניים ללא סמכות ניהולית ישירה, לצד פתרון חסמים וקידום נושאים מורכבים בין יחידות הארגון.
ניהול יומן המנכ"ל: תכנון, תיאום ותיעדוף פגישות מרובות משתתפים, ניהול שינויים דינמיים בלוחות הזמנים וליווי המנכ"ל בפגישות, סיורים ואירועים מחוץ למשרד
ניהול תקשורת ותיעדוף של כלל הפניות והמידע המגיעים למנכ"ל בערוצים השונים
אחריות כוללת על התפעול האדמיניסטרטיבי והנסיעות של המנכ"ל

למפעל יצרני מוביל דרוש/ה עוזר/ת אישי/ת להנהלה לתפקיד מגוון, דינמי ובעל ממשקים רבים בתוך הארגון.

התפקיד כולל:
ניהול יומן מורכב ותיאום פגישות מרובות משתתפים.
תיאום ומעקב אחר משימות הנהלה ותהליכים חוצי ארגון.
עבודה שוטפת מול מנהלים, מחלקות הייצור, תפעול, רכש, לוגיסטיקה וספקים.
הכנת מסמכים, מצגות, דוחות וחומרים לישיבות.
ריכוז נתונים, בקרה ומעקב אחר ביצוע החלטות.
תיאום ביקורים, ישיבות הנהלה ואירוח גורמים פנימיים וחיצוניים.
טיפול בנושאים אדמיניסטרטיביים שוטפים ומתן מענה אישי ומקצועי להנהלה.
עבודה בסביבה מרובת משימות, תוך שמירה על דיסקרטיות, סדר ודיוק.

ניהול שוטף ומקצועי של לשכת המנכל.
ניהול יומן ולוז מורכבים, תיאום פגישות ותעדוף משימות.
מתן תמיכה תפעולית ואדמיניסטרטיבית שוטפת למנכל.
עבודה ותיאום מול ממשקים רבים בתוך הקבוצה ומחוצה לה, לרבות עבודה שוטפת מול המחלקה המשפטית.
אחריות על מגוון נושאים אישיים ופרטיים עבור המנכל.
טיפול בתשלומים וחשבונות, ביטוחים וספקים.
תיאום טיסות, נסיעות וסידורי שהייה בארץ ובחול.
הזמנת ציוד, מזון ושירותים שונים וניהול ההתקשרויות הנלוות.
טיפול עצמאי במשימות אדהוק, מעקב ובקרה עד להשלמתן.