דרושים » אדמיניסטרציה » דרוש /ה מנהל /ת משרד

תפקיד אדמיניסטרטיבי מגוון הכולל תמיכה במנהלת המינהלה, תיאום פגישות, קשר עם בתי ספר ורשויות, מתן שירות, הזמנת ציוד, טיפול בהנה"ח ועדכון נתונים במערכות ממוחשבות.
למינהלת פר"ח ירושלים דרוש.ה מינהלנ.ית למשרה מלאה.

*סיוע שוטף ויד ימינה של מנהלת המינהלה
*תיאום וניהול יומן וקביעת פגישות
*עבודה שוטפת כולל הכנת דוחות לשויות מקומיות ובתי ספר
*מתן שירות ומענה לגורמי פנים וחוץ
*הזמנת ציוד וליווי צרכים אדמיניסטרטיביים של הרכזים
*טיפול בהנהלת החשבונות של המשרד
*עדכון ותחזוקת נתונים במערכות הממוחשבות של הארגון.

-אנחנו מציעים בנוסף סביבת עבודה נעימה ומשמעותית בארגון חברתי מוביל
-תפקיד מגוון עם אחריות והשפעה
-משרה מלאה
-תחילת עבודה מיידית

לרשות הטבע והגנים, חטיבת לוגיסטיקה
דרוש/ה
עוזר/ת מנהל אגף רכש ותחזוקה
משרה זמנית, החלפה לחל"ד
העסקה במעמד יומי

הגדרת התפקיד:
כללי: אחראי/ת לניהול יומן מנהל האגף וראשי התחומים, זימון ותיאום פגישות, זימון חדרי ישיבות, זימון מוזמנים פנימיים וחיצוניים, הדפסת סיכומים ומסמכי האגף, תיוקים, הכנת מצגות, צילומים והכנת חומרים לדיונים, מעקב אחר המטלות השונות של האגף, מענה טלפוני לכל פנייה פנימית וחיצונית לאגף רכש ותחזוקה.

תיאור התפקיד:
1. מדים- אחריות על חלוקה שנתית, הכנת רשימות, חלוקה, החלפות, עבודה מול הספק, ובנוסף מדים לעובדים חדשים במהלך השנה.
2. חניה- אחריות וריכוז כל נושא החניה בחניון הבניין ובחניון שופרסל, מתן אישורי חניה, הנפקת כרטיסים ובקרת תשלומים.
3. שילוח פנים ארצי- טיפול בנושא הזמנות ומשלוחים ע" חברת שליחויות הרלוונטית בכל אזורי הארץ, לאתרים ולחברות חיצוניות, מעקב אחר חשבוניות לתשלום ויצירת קשר רציף מול החברה.
4. הום סנטר- מעקב ובקרה אחר הרכישות והחשבוניות החודשיות.
5. קרביץ- הזמנת ציוד ותפעול שוטף מול הספק, חלוקת ציוד במטה י-ם.
6. גיבוי רכז הקטלוגים והרכש ורכז מכרזי החטיבה, מנהל מחלקת מלאי ואמצעים בזמן העדרם-
7. ועדת רכוש - ריכוז כל נושא הועדה, הכנת דוחות, הזמנת משתתפים, הוצאת סיכומים והכנת חומרים לקראת הוועדה.
8. גיבוי - אחריות על קליטה ופיזור הדואר (דואר יוצא ונכנס)
9. ביצוע כל מטלה נוספת בהתאם לאופי התפקיד ועל פי דרישת הממונה.

ניהול יומנים ותיאום פגישות פרונטליות ופגישות בזום.
מענה טלפוני וניהול התקשורת השוטפת באמצעות וואטסאפ עסקי.
ניהול ומעקב אחר פניות ושיחות באמצעות יומן מעקב מסודר.
מתן מענה שוטף לשוכרים ולגורמים חיצוניים.
עריכה, תיוק וניהול מסמכים וארכיון החברה.
עבודה מול ספקים ונותני שירות, כולל מעקב ואישור חשבונות והוצאות שוטפות.
אחריות על הזמנת ציוד משרדי וניהול צרכי המשרד השוטפים.
קבלת והוצאת שליחויות וטיפול בדואר.
תיאום ועבודה מול גורמים מקצועיים, לרבות משרדי פרסום, שיווק ונותני שירות נוספים.
סיוע אדמיניסטרטיבי שוטף ותמיכה בפעילות העסקית של החברה.

הספרייה הלאומית בירושלים היא מרכז תרבות פועם חדשני ודינמי ובו תהליכי יצירה רעיונות למגוון רחב של אירועים וחוויות תרבותיות: הפקות מקור ייחודיות, מופעים, פסטיבלים, כנסים, הרצאות ושיחות.
דרוש/ה רכז/ת תיאום ובקרה נמרצ/ת, יעיל/ה ואחראית לריכוז ההיבטים המנהליים לתחום התרבות בספרייה הלאומית.

כפיפות: למנהלת תחום התרבות.

תיאור התפקיד:
ריכוז מידע ותיאום בין עבודת הצוותים השונים בתחום ומול תחומים ואגפים נוספים בספרייה
ארגון וניהול ארכיון פרסומים, צילומי תיעוד ופרסום טיפול בהסכמים עם ספקים ואומנים, הכנת חומרים לוועדות, מעקב אחר חשבוניות ותשלומים, הוצאת דוחות נתונים, כתיבת חומרים להצגת תכנים בפני גורמים שונים והכנת מצגות
מענה לפניות
סיוע מנהלי בהפקת אירועים גדולים

לדיור מוגן איכותי, משפחתי ומפנק באזור ירושלים דרוש/ה מזכיר/ת הנהלה לתפקיד מרכזי ומשמעותי בסביבה אנושית, שירותית ונעימה.

מדובר בתפקיד עם השפעה אמיתית על התנהלות ההנהלה, הכולל עבודה צמודה עם גורמי ניהול בארגון ופוטנציאל להתרחבות סמכויות למועמד/ת המתאים/ה.

התפקיד כולל:
ניהול יומני הנהלה, תיאום פגישות וישיבות הנהלה, סיכום ישיבות ומעקב שוטף אחר משימות וביצוע החלטות מול מנהלים במחלקות השונות.
בנוסף, אחריות על עמדת הקבלה ומתן מענה פרונטלי וטלפוני לדיירים, ספקים וגורמי חוץ, תוך ניתוב מקצועי ויעיל של הפניות.
העבודה כוללת גם הכנת מצגות ודוחות, הפצת עדכונים והודעות, ותיאום שוטף מול ממשקים פנימיים וחיצוניים.

נדרשת הגעה עצמאית (אין תחבורה ציבורית נוחה למקום).

מה תקבל/י אצלנו?
סביבת עבודה נעימה, תומכת ומשפחתית
צוות מקצועי ומנוסה
תנאים נלווים טובים - קרן השתלמות, אוכל ונסיעות
שעות עבודה נוחות