דרושים » אדמיניסטרציה » דרוש /ה עוזר /ת אישי /ת למנהל מרכז השילוח במודיעין

העסקה במעמד יומי

הגדרת התפקיד:
כללי: אחראי/ת לניהול יומן מנהל האגף וראשי התחומים, זימון ותיאום פגישות, זימון חדרי ישיבות, זימון מוזמנים פנימיים וחיצוניים, הדפסת סיכומים ומסמכי האגף, תיוקים, הכנת מצגות, צילומים והכנת חומרים לדיונים, מעקב אחר המטלות השונות של האגף, מענה טלפוני לכל פנייה פנימית וחיצונית לאגף רכש ותחזוקה.

תיאור התפקיד:
1. מדים- אחריות על חלוקה שנתית, הכנת רשימות, חלוקה, החלפות, עבודה מול הספק, ובנוסף מדים לעובדים חדשים במהלך השנה.
2. חניה- אחריות וריכוז כל נושא החניה בחניון הבניין ובחניון שופרסל, מתן אישורי חניה, הנפקת כרטיסים ובקרת תשלומים.
3. שילוח פנים ארצי- טיפול בנושא הזמנות ומשלוחים ע" חברת שליחויות הרלוונטית בכל אזורי הארץ, לאתרים ולחברות חיצוניות, מעקב אחר חשבוניות לתשלום ויצירת קשר רציף מול החברה.
4. הום סנטר- מעקב ובקרה אחר הרכישות והחשבוניות החודשיות.
5. קרביץ- הזמנת ציוד ותפעול שוטף מול הספק, חלוקת ציוד במטה י-ם.
6. גיבוי רכז הקטלוגים והרכש ורכז מכרזי החטיבה, מנהל מחלקת מלאי ואמצעים בזמן העדרם-
7. ועדת רכוש - ריכוז כל נושא הועדה, הכנת דוחות, הזמנת משתתפים, הוצאת סיכומים והכנת חומרים לקראת הוועדה.
8. גיבוי - אחריות על קליטה ופיזור הדואר (דואר יוצא ונכנס)
9. ביצוע כל מטלה נוספת בהתאם לאופי התפקיד ועל פי דרישת הממונה.

פיקוח וניהול המרפאה
קבלת קהל ומתן שירות למטופלים.
מענה טלפוני, תיאום תורים וניהול יומני רופאים.
פתיחת תיקים רפואיים, עדכון נתונים והזנת מידע במערכות.
טיפול בהתחייבויות, טפסים רפואיים, הפניות ואישורים.
עבודה שוטפת מול רופאים, צוותים רפואיים, קופות חולים וחברות ביטוח.
גביית תשלומים והפקת קבלות בהתאם לצורך.
טיפול במסמכים רפואיים תוך שמירה מלאה על סודיות רפואית.
מתן מענה אדמיניסטרטיבי שוטף לצוות המרפאה.

קבלת פניות מדיירים ומתן מענה מקצועי ושירותי בערוצי התקשורת השונים.
פתיחת קריאות שירות, תיעוד הפניות ומעקב שוטף עד להשלמת הטיפול.
תיאום ביקורים וטיפולים בין דיירים, אנשי מקצוע, קבלני משנה וספקים.
מעקב ובקרה אחר עמידה בלוחות הזמנים וטיפול בחריגים.
עבודה שוטפת מול קבלני משנה, ספקים וגורמים מקצועיים.
הפקת דוחות, עדכון נתונים וביצוע בקרה על תהליכי הטיפול בפניות.
ביצוע משימות אדמיניסטרטיביות ומתן סיוע שוטף למנהל/ת המחלקה.

לחברת שילוח בינלאומית דרוש/ה פקיד/ת גבייה לתפקיד מגוון ודינמי במחלקת הכספים.
התפקיד כולל עבודה שוטפת מול ממשקים פנימיים וחיצוניים, אחריות על תהליכי גבייה, ניהול מסמכים והתאמות כספיות.
תחומי אחריות:
ניהול שוטף של תחום הגבייה במחלקת הכספים
הנפקת חשבוניות וניהול מסמכים שוטפים
ביצוע התאמות כרטיסים
רישום תקבולים בש"ח ובמט"ח
עבודה מול גורמים פנימיים וחיצוניים
שמירה על סדר, דיוק ועמידה בלוחות זמנים
משרה מלאה, ימים א-ה
שעות עבודה: 08:00-17:00

חברת Insite-HR מתמחה באיתור ודיוק קריירה בעולמות הנדל"ן. אנו כאן כדי ללוות אותך באופן אישי למציאת התפקיד הבא שמתאים בדיוק ליכולות ולשאיפות שלך.
אנו מגייסים כעת למספר חברות נדל"ן מובילות בפריסה ארצית. אם את.ה מולטי-טאסקר.ית בנשמה, בעל.ת יכולת ארגון יוצאת דופן ורצון להיות הלב הפועם של הארגון - המקום שלך איתנו.
תחומי האחריות כוללים:
ניהול אופרטיבי מלא: תפעול שוטף של מטה החברה, ניהול יומנים מורכבים ותיאום פגישות מרובות משתתפים.
ליווי הנהלה: תמיכה אישית (Personal Assistant) למנכ"לים ומשנה למנכ"ל, כולל מעקב אחר משימות, כתיבת פרוטוקולים והכנת מצגות ודוחות.
עבודה מול ספקים ולקוחות אסטרטגיים ברמת דיסקרטיות גבוהה.

מתן שירותי אדמיניסטרציה בלשכת הנגיד ובכלל זה:

1. ניהול יומן מרובה ממשקים באמצעות יומן ממוחשב לרבות, תיאום פגישות, ישיבות, ועדות ופורומים מקצועיים עם גורמי פנים וחוץ;

2. ריכוז מידע והכנת חומרים לקראת ישיבות, הפצתם למשתתפים ומתן תמיכה מנהלית במהלכן;

3. כתיבת פרוטוקולים וביצוע מעקב ובקרה אחר יישום המשימות וההחלטות שהתקבלו;

4. מתן מענה מקצועי לפניות בכתב ובעל-פה, לרבות דוא"ל וטלפון;

5. תמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת לעובדי הלשכה בהתאם לצרכים;

6. ביצוע משימות מנהליות שונות כגון רכש, הדרכה ארגון פעילויות מקצועיות וימי עיון, תוך תעדוף וניהול יעיל של משימות;

7. סיוע במשימות שוטפות נוספות וריכוז תחומים מקצועיים בהתאם לצורך;

8. עבודה מרובת ממשקים ותחת לחץ, תוך טיפול בחומרים רגישים ודיסקרטיים ברמה הגבוהה ביותר.