דרושים » אדמיניסטרציה » רכז /ת אדמיניסטרטיבי /ת באגף חדשנות, מערכות מידע וטכנולוגיה

ניהול משרד, כולל: ניהול יומן, טיפול בדואר, תיוק מסמכים, מענה לטלפונים, הדפסות וכיו"ב.
ניהול המשרד כולל גם סיוע אדמיניסטרטיבי למערכים במינהלת.
ריכוז ואיסוף מידע, הכנת מצגות וחומרים על פעילות היחידה והכנת דיווחים כנדרש.
כתיבת פרוטוקולי דיון, מעקב ובקרה אחר יישום החלטות וביצוע תכנית העבודה של היחידה, כולל הטמעה במערכת המידע של היחידה.
ריכוז ובקרה של פרויקטים בניהול היחידה.
סיוע בניהול קשרי היחידה עם שותפים וגורמי פנים חוץ שונים.
סיוע בארגון כנסים והשתלמויות, כולל היבטים תוכניים ולוגיסטיים.
תפעול תהליכי רישום משתתפים לתכניות שבאחריות היחידה.
אחריות על שליחויות קצרות של היחידה במערכת הטאס.

דרוש/ה רכז/ת אדמיניסטרציה ותיאום לוגיסטי - ירושלים
תפקיד אדמיניסטרטיבי משמעותי במכון מחקר מוביל עם עבודה מול הנהלה בכירה ותורמים
מוסד מחקר וחינוך מוביל הפועל בזירה הישראלית, וביהדות התפוצות בצפון אמריקה ובאירופה ומתמקד בהעמקת השיח סביב זהות יהודית, דמוקרטיה, פלורליזם וחברה משותפת.
המוסד משלב בין מחקר אקדמי מעמיק לבין פעילות חינוכית רחבת היקף, הכוללת תוכניות למנהיגות, הכשרות לאנשי חינוך ופיתוח תכנים עדכניים לקהלים מגוונים בארץ ובעולם.
הפעילות מתאפיינת בגישה פתוחה, פלורליסטית ורבתחומית, עם דגש על יצירת דיאלוג משמעותי בין קבוצות שונות בחברה.
לאורך השנים ביסס הארגון את מעמדו כגורם משפיע בעיצוב שיח ערכי וציבורי, תוך חיבור בין עולם הרוח, החברה והמדיניות.
על התפקיד
תפקיד משמעותי באגף פיתוח וגיוס משאבים, הכולל אחריות אדמיניסטרטיבית ותפעולית רחבה לצד עבודה ישירה עם הנהלה בכירה ותורמים.
התפקיד משלב ניהול יומנים מורכבים, עבודה מול תורמים ושותפים, תיאום פעילויות ואירועים, ותמיכה בתהליכי גיוס משאבים.
מדובר בתפקיד דינמי, מרובה משימות, עם חשיפה לעשייה רחבה ומשמעותית המשפיעה על התפתחות המכון.
מתאים למי שמחפש/ת תפקיד אדמיניסטרטיבי איכותי עם עבודה בסביבה בינלאומית ובעלת משמעות.
מה בתפקיד?
ניהול יומן, פגישות ותיאום נסיעות לחו"ל
הכנת חומרי רקע, מצגות וסדרי יום לפגישות הנהלה ותורמים
תפעול שוטף של ועדות ופגישות (כולל סיכומים ומעקב)
מעקב אדמיניסטרטיבי אחר קשרי תורמים ופעילות שוטפת
השתתפות בישיבות הנהלה, סיכום ומעקב אחר משימות
סיוע בארגון אירועים, משלחות וביקורי תורמים
טיפול בהוצאות, חשבוניות והחזרים לצוות
עבודה עם מערכות CRM (כגון Salesforce)
תמיכה בפרויקטים מיוחדים ויוזמות.

ניהול מערך המינהל של המחלקה על כל היבטיו: צוות עובדים, תקציבים ותשתיות ובכלל זה:
ניהול שוטף של משרד מזכירות המחלקה וצוות עובדיה.
אחריות על מערך התלמידים והמועמדים ללימודים של המחלקה, תוך טיפול שוטף בפניות אישיות.
ארגון ותפעול הקמפיין לגיוס תלמידים.
אחריות על אתר האינטרנט של המחלקה בעברית ובאנגלית.
הכנת שנתון המחלקה, בתיאום עם מזכירות הפקולטה.
ניהול תקציבי המחלקה, כולל תקציבי קרנות.
טיפול בנושא כוח-אדם של הסגל האקדמי הזוטר.
אחריות על ביקורי אורחי המחלקה מהארץ ומחו"ל.
אחריות על ארגון כנסים, אירועים, ימי עיון וסמינרים מחלקתיים.
טיפול במלגות ופרסים לתלמידים.
ריכוז והכנת חומר רקע לוועדות המחלקה וישיבות סגל, רישום פרוטוקולים ומעקב אחר ביצוע החלטות.
ייצוגה של המחלקה מול גורמי הפקולטה והאוניברסיטה.
אחריות על ציוד המחלקה: מעקב אחר תקינות הציוד וטיפול ברכישות.
אחריות על פרויקטים בתחום בינוי ותשתיות במחלקה.
משימות נוספות בהתאם להנחיות הממונים.

סיוע אדמיניסטרטיבי לחוקרים ולסטודנטים במכון לפיזיקה יישומית, ובכלל זה:
מתן שירותים אדמיניסטרטיביים לחוקרי המכון, לצוות המנהלי ולסטודנטים.
טיפול בתקצוב העסקת עובדים במעבדות המחקר של המכון.
הכנת דוחות כספיים וסיוע בניהול ובקרה של מענקי המחקר מול הרשות למו"פ.
הזמנת שירותים וציוד מספקי פנים ומספקי חוץ, טיפול בתשלומים, החזר הוצאות ומעקב אחר ביצוע.
טיפול במינויים ובמלגות לסטודנטים ופוסט-דוקטורנטים.
טיפול בבקשות נסיעות של החוקרים והסטודנטים לכנסים בארץ ובחו"ל.
טיפול במרצים, פוסט-דוקטורנטים ודוקטורנטים אורחים מחו"ל בכל נושא הקליטה והשהות.
ארגון ותיאום כנסים מחקריים ואירועים אקדמיים בינלאומיים.
עדכון והעלאת תכנים לאתרי האינטרנט וטיפול בפרסומים.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.