דרושים » אדמיניסטרציה » באזור נווה אילן דרוש /ה רכז /ת אדמיניסטרטיבי /ת 11-12K ברוטו-ניידות חובה

משרה של כ90%, ימים א-ה   07:30-15:30  / 08:00-16:00
מה בתפקיד:
ליווי ותפעול אדמיניסטרטיבי שוטף של המנהלת האזורית
עבודה עם מערכות מידע ו-Excel
ארגון כנסים, הדרכות ופעילויות
תיאומים, דוחות ותקשורת מול מרכזי החוסן

לחברת בנייה ותשתיות מובילה דרוש/ה מזכיר/ת הנהלה מסור/ה, אחרא/ית ובעל/ת תודעת שירות גבוהה, לניהול שוטף של פעילות המשרד ולתמיכה אדמיניסטרטיבית בדרגים הבכירים.
התפקיד כולל ממשקים רבים עם גורמים פנימיים וחיצוניים.
במסגרת התפקיד
ניהול שוטף של המשרד ומתן מענה אדמיניסטרטיבי שוטף
ניהול יומנים ותיאום פגישות מורכבות, כולל פגישות עם דרגים בכירים
ניהול דלפק הקבלה קבלת אורחים, מענה טלפוני ותיאום שליחויות
מתן שירות ומענה לעובדי החברה בכל הנוגע לצורכי המשרד
הזמנת ציוד משרדי וניהול מלאי שוטף
סיוע בהפקת מסמכים, דוחות ומצגות לפי הצורך

משימות אדמיניסטרטיביות, עבודה מול ספקים, מתן שירות לעובדים ולמנהלים, ותיאום בין מחלקות
ניהול יומן ותיאום פגישות
מענה טלפוני, ניתוב שיחות, טיפול בדואר נכנס ויוצא
הזמנת ציוד משרדי, טיפול בהזמנות מול ספקים ומעקב אחר חשבוניות
תיאום נסיעות ואירועים, כולל הזמנת טיסות, מלונות
תמיכה בפרויקטים אדמיניסטרטיביים של מחלקות שונות
עבודה שוטפת עם מערכות מחשוב

ניהול שותף של לו"ז המנכ"ל וסדר יומו, כולל תיאום פגישות עם גורמי חוץ ופנים.
השתתפות בישיבות ודיונים והוצאת פרוטוקולים וסיכומי ישיבות.
מעקב אחר ביצוע הנחיות וסיכומים ושליטה בכלל המשימות הפתוחות וביצוע בקרה וסטטוס.
ווידוא קיום ישיבות בזמן (התחלה וסיום).
סיוע למנכ"ל בכל הנדרש, וטיפול בכל מה שמוגדר על ידו.

ניהול יומנים ולו"זים מורכבים תיאום פגישות מרובות משתתפים, תעדוף משימות ופתרון התנגשויות.
תמיכה בהנהלה הבכירה מתן מענה מיידי לצרכים שוטפים והנעת תהליכים פנים-ארגוניים.
הכנה וליווי ישיבות איסוף חומרי רקע, הכנת מצגות ומסמכים, סיכום החלטות ומעקב אחר ביצוען.
ניהול תקשורת שוטפת עבודה מול מנהלים, עובדים, ספקים ולקוחות תוך שמירה על רמת שירות גבוהה.
מעקב ובקרה אחריות לניהול משימות חוצי-ארגון ולעמידה ביעדים.
ניהול אדמיניסטרטיבי טיפול בתכתובות, חוזים והסכמים, כולל מסמכים רגישים.

מה כולל התפקיד?
- מתן שירות מקצועי ונעים לחברי הקיבוץ ולאורחים, מענה לפניות, תיאום פגישות ביומני ההנהלה.
- הכנת חומרים לפגישות, ניהול תקשורת פנימית וחיצונית, מעקב אחר משימות ופרויקטים, ריכוז נתונים למשכורות, עבודה שוטפת מול מנהלי ענפים.
- תיאום יומנים, ארגון ישיבות, ניהול מערכת הקלפי והודעות לחברים, אחריות על ציוד משרדי, ניקיון, תיאום כיבוד.
- מעקב גבייה מול חברים וענפים, גביית כספים, טיפול בתשלומים שוטפים, הפקדת כספים בקריית גת.
- פרויקטים ומשימות: הובלה ובקרה על משימות רוחביות, קידום פרויקטים בשיתוף גורמים פנים ארגוניים.

אנו מחפשים מנהל /ת לשכה מקצועי/ת, אחראי/ת ובעל/ת יוזמה שידע/תדע להחזיק את כל המערך המורכב בידיים מיומנות ולהיות הזרוע הימנית של ההנהלה.
תחומי אחריות עיקריים
ניהול יומנים ולו"זים מורכבים תיאום פגישות מרובות משתתפים, תעדוף משימות ופתרון התנגשויות.
תמיכה בהנהלה הבכירה מתן מענה מיידי לצרכים שוטפים והנעת תהליכים פנים-ארגוניים.
הכנה וליווי ישיבות איסוף חומרי רקע, הכנת מצגות ומסמכים, סיכום החלטות ומעקב אחר ביצוען.
ניהול תקשורת שוטפת עבודה מול מנהלים, עובדים, ספקים ולקוחות תוך שמירה על רמת שירות גבוהה.
מעקב ובקרה אחריות לניהול משימות חוצי-ארגון ולעמידה ביעדים.
ניהול אדמיניסטרטיבי טיפול בתכתובות, חוזים והסכמים, כולל מסמכים רגישים.

אם את/ה מחפש/ת עבודה משרדית יציבה בסביבה משפחתית ומקצועית - זו ההזדמנות שלך!
לחברת קייטרינג מצליחה דרוש/ה מזכיר/ה לניהול שוטף של המשרד ולעבודה מגוונת המשלבת אחריות, שירות וארגון.

תיאור תפקיד כללי:
- ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף של המשרד
- טיפול בחשבוניות, קבלות ונושאים פיננסיים יומיומיים
- עבודה מול ספקים, לקוחות וצוותים פנימיים
- ניהול יומן ותיאומים שוטפים
- ביצוע הקלדות, מעקב אחר דוחות ומשימות

תנאים:
- משרה מלאה: ימים ראשון עד חמישי, 08:00 עד 16:00
- שכר: 50 לשעה
- סביבת עבודה נעימה, משפחתית ויציבה
- תפקיד משמעותי עם אפשרויות צמיחה מקצועית

מיקום: ירושלים

רוצה להצטרף לצוות משפחתי בחברה מוכרת ויציבה? שלח/י קורות חיים והצטרף/י אלינו למשרה מלאה עם תנאים מצוינים!