דרושים » אדמיניסטרציה » דרוש /ה עוזר /ת מנכ"ל לחברה מובילה בארץ לבית שמש!!

אחריות על ניהול ותיאום עבודת הלשכה, הנעת תהליכים חוצי-ארגון והבטחת התקדמותם תוך מתן תמיכה מקצועית ואדמיניסטרטיבית שוטפת להנהלה. שכר 15K למתאימים+קרן השתלמות- הגעה עצמאית
תחומי אחריות עיקריים
ניהול יומנים ולוחות זמנים, תמיכה שוטפת בהנהלה מענה מיידי לצרכי המנהלים, טיפול בפניות נכנסות והנעת תהליכים
פנים-ארגוניים.
הכנה לישיבות הכנת מצגות/מסמכים, ריכוז נושאים לדיון ותיעוד החלטות.
תיווך בין מנהלים, עובדים, ספקים ולקוחות, תוך שמירה על רמת שירות גבוהה.
מעקב ובקרה ניהול משימות ותהליכים חוצי ארגון, מעקב אחר ביצוע החלטות הנהלה וביצוען, בקרה על לוחות זמנים
ועמידה ביעדים. ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף, אחריות על תכתובות, טיפול בחוזים, הסכמים ומסמכים רגישים.

משרה מלאה 8-8:30 עד 17:00 א-ה, שכר סביב 14K תנאים מעולים
הגעה עצמאית למקום.

אנחנו מחפשים מנהל.ת לשכה מקצועי.ת, אחראי.ת ובעל.ת יוזמה מישהו/י עם ראייה רחבה, שליטה בפרטים הקטנים, ויכולת להיות הזרוע הימנית של ההנהלה.
מה כולל התפקיד?
ניהול יומנים מורכבים ותיאום פגישות מרובות משתתפים
תעדוף משימות, פתרון התנגשויות ותמיכה מלאה בהנהלה
הכנת חומרי רקע לישיבות, בניית מצגות וסיכומי החלטות
תקשורת שוטפת מול מנהלים, עובדים, לקוחות וספקים
אחריות על משימות חוצות-ארגון ומעקב ביצוע
טיפול בתכתובות, מסמכים, חוזים וחומר רגיש
היקף משרה: מלאה, ימים א-ה, 8:00-17:00
מיקום: בית שמש
שכר: סביב ה15K

- מתן שירות מקצועי ונעים לחברי הקיבוץ ולאורחים, מענה לפניות, תיאום פגישות ביומני ההנהלה.
- הכנת חומרים לפגישות, ניהול תקשורת פנימית וחיצונית, מעקב אחר משימות ופרויקטים, ריכוז נתונים למשכורות, עבודה שוטפת מול מנהלי ענפים.
- תיאום יומנים, ארגון ישיבות, ניהול מערכת הקלפי והודעות לחברים, אחריות על ציוד משרדי, ניקיון, תיאום כיבוד.
- מעקב גבייה מול חברים וענפים, גביית כספים, טיפול בתשלומים שוטפים, הפקדת כספים בקריית גת.
- פרויקטים ומשימות: הובלה ובקרה על משימות רוחביות, קידום פרויקטים בשיתוף גורמים פנים ארגוניים.

לחברה באזור נווה אילן דרוש/ה רכז/ת אדמיניסטרטיבי/ת לשעות הבוקר
התפקיד כולל:
ניהול מערכות דיגיטליות
תמיכה אדמיניסטרטיבית
ליווי והדרכת מזכירות המרכזים במערכת, הטמעה ושיפור התפעול על ידי הטמעת נהלים ומתן
מענה לבעיות ושאלות
תיאום פגישות, דיווחים ותשלומים, ועבודה מול הנהלת חשבונות
ארגון אירועים ופעילויות
ארגון וטיפול בכנסים אזוריים, הכשרות והדרכות אזוריות
תיאום לוגיסטי - הזמנות רכש, ספקים, פרסומים
משרה מלאה
שעות עבודה: 8:00-16:30/ גמישות למשרת הורה

למשרד מוביל עוזר טכני לסמנכ"ל החטיבה בכל התחומים הפרויקטאלים השונים
במסגרת התפקיד
- סיוע לעובדי החטיבה
- מעקב אחר התקדמות משימות כלל חטיבתיות
-כתיבת סיכומי ישיבות ומעקב אחריהן
-וידוא זרימת מידע בין הפונקציות השונות
-ארגון חמי סיכום וגיבוש חטיבתי
- תמיכה שוטפת בסמנכ"ל
- מעקב אחר רפרנטים חיצוניים
- מעקב תקציב
- סיוע במרכזים והתקשריות

ניהול וארגון יומן ופגישות של ס. מנהל האגף לניהול פרויקטים ושל מנהלי הפרויקטים הכפופים אליו.
מענה טלפוני לספקים/קבלנים/מפקחים ועובדי האגף תאום והפניה לגורמים הרלוונטים בבית החולים.
קבלת חשבונות והצעות מספקים ובדיקה מול המערכת.
ביצוע הזמנות ודרישות במערכת ה- SAP
הכנת פקודות תשלום (מיגו) ב- SAP
מעקב וניהול סטטוסים של אישורי ועדה, דרישות רכש, הזמנות והגדלות במערכת.
שליטה בנתוני פרויקטים, כולל מספרי תקציב. וסטטוס ועידכונים ב-MONDAY.
הפקת דוחות ב- SAP לפי הנחיות המנהל.
הדפסת תכתובות הנדרשות ע"י המנהלים.
השתתפות בוועדות בהתאם למינויים רלוונטים בהתאם להחלטות הנהלה או הנהלת אגף.
רישום והפצת פרוטוקולים וסיכומים ע"פ הצורך.
גיבוי ומתן מענה ליחידות אחרות באגף בזמן העדרות מזכירה באגף על פי דרישות סגנית מנהלת מחלקת מנהל האגף.
הכנת מצגות של פעילות המחלקה והאגף בנושאי פרויקטים.