דרושים » אדמיניסטרציה » מנהל /ת משרד ועוזר /ת מנכ"ל לסוכנות רכבים יוקרתית

לחברה מובילה בתחום השירותים ההנדסיים דרוש/ה עוזר/ת מנכל לניהול תפעולי של מגוון תהליכים בחברה, עם אחריות כוללת על תחום המכרזים.
התפקיד משלב בין תפעול שוטף, עבודה מול ממשקים פנימיים וחיצוניים ולקיחת אחריות על הגשת מכרזים כולל תיאום, ניסוח, בדיקה והגשה בפועל.

תחומי אחריות:
ניהול תפעולי שוטף של תהליכים בתוך החברה
אחריות על תחום המכרזים: איתור ובחינה של מכרזים רלוונטיים
עבודה על מסמכי המכרז: ניסוח, בדיקת דרישות, תיאום עם גורמים מקצועיים
הגשה מלאה של מכרזים לגופים ציבוריים וממשלתיים
עבודה שוטפת מול גופים חיצוניים, כולל רשויות ולקוחות
תיאום ומעקב אחר משימות, תהליכים וביצועי פרויקטים
עבודה ישירה עם מנכל החברה כחלק מהנהלה תפעולית מצומצמת

במסגרת התפקיד:

* אחריות לניהול יומנים מורכבים ותיאום פגישות מרובות משתתפים.
* סיוע ותמיכה אדמיניסטרטיבית למחלקות בחברה.
* עבודה בצוות אדמיניסטרציה: ניהול משרד, מענה טלפוני, אירוח, ספקים מתן שירות לכלל עובדי החברה.
* סיוע לתחומי מש"א השונים בחברה.

ביצוע עבודות ומטלות מזכירות הנוגעות לעבודת הרשות, לפי הנחיות ראש העיר או עוזרת ראש העיר.

עיקרי התפקיד:
ביצוע עבודות אדמיניסטרטיביות בהתאם לצרכי הלשכה.
ניהול מסמכים.
ניהול דואר (רגיל ואלקטרוני).
מענה לפניות של עובדי הרשות ושל תושבים.
מענה טלפוני לשיחות נכנסות בלשכת ראש העיר.
מיון, ניתוב וטיפול בכל הפניות המגיעות ללשכת ראש העיר.
ריכוז חומר ומידע לראש העיר לדיונים ופגישות.
כתיבת פרוטוקולים לישיבות המתקיימות בהשתתפות רה"ע.
מתן מענה לפניות תושבים דרך מגוון ערוצי תקשורת, כגון: פניות טלפוניות, פניות במהלך סיורים, פניות בפלטפורמות דיגיטליות, לרבות פורומים, פייסבוק, אינסטגרם והאתר העירוני.
ממשקי עבודה מול גורמים שונים כגון: הדוברות, מוקד, מנהלי אגפים וכו'.
תיעוד אירועים, סיורים וביקורים שונים של לשכת ראש העיר.
שימוש במערכות ממוחשבות של הלשכה לרבות אפליקציות וערוצים דיגיטליים.
סיוע בארגון סיורים, ביקורים ואירועים וליווי צמוד של ראש העיר לרבות הסעות.
הכנת דוחות וחומרים לבקשת ראש העיר או עוזרת ראש העיר, לצורך מיפוי ובקרה על פעולות ביחידות העיר.
מתן מענה לפניות הציבור, תושבים וגורמי חוץ, ככל הנדרש, ובכל אמצעי הפנייה האפשריים, בכל שעות הפעילות ומחוצה להן, לאורך כל השנה.
ביצוע כל משימה, מטלה או פרויקט, בשגרה או בחירום, במסגרת עבודת העירייה, ע"פ הנחיות הממונה הישיר והנהלת העירייה.
ביצוע שעות נוספות מעבר לשעות העבודה התקניות (עבודה בשעות אחה''צ לפחות פעמיים בשבוע).