דרושים » אדמיניסטרציה » 13,000 מנהל /ת משרד ועוזרת אישי /ת רעננה

לחברה טכנולוגית מובילה בבני ברק דרוש/ה מנהל /ת משרד לתפקיד מרכזי ודינמי, הכולל עבודה צמודה למנכ"ל, ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף ותכלול מגוון משימות וממשקים בארגון.
מה כולל התפקיד?
- ניהול יומן מורכב של מנכ"ל החברה, תיאום פגישות וניהול לו"ז.
- עבודה שוטפת וצמודה למנכ"ל ומתן מענה אדמיניסטרטיבי בהתאם לצרכים.
- אחריות על האדמיניסטרציה השוטפת וניהול המשרד.
- תיאום פגישות וישיבות מרובות משתתפים ומעקב אחר משימות בהתאם לצורך.
- טיפול בהזמנות רכש, עבודה מול ספקים ומעקב אחר הזמנות וחשבוניות.
- הזמנת ציוד משרדי וניהול מלאי שוטף.
- טיפול במסמכים, תיוק, מעקבים ובקרות אדמיניסטרטיביות.
- עבודה מול ממשקים פנימיים וחיצוניים ומתן מענה לעובדי החברה.
- טיפול במשימות משתנות ופרויקטים אדמיניסטרטיביים בהתאם לצורכי המנכ"ל והחברה.

למפעל יצרני מוביל דרוש/ה מנהל /ת משרד לתפקיד מגוון, דינמי ובעל ממשקים רבים בתוך הארגון.

התפקיד כולל:
ניהול יומן מורכב ותיאום פגישות מרובות משתתפים.
תיאום ומעקב אחר משימות הנהלה ותהליכים חוצי ארגון.
עבודה שוטפת מול מנהלים, מחלקות הייצור, תפעול, רכש, לוגיסטיקה וספקים.
הכנת מסמכים, מצגות, דוחות וחומרים לישיבות.
ריכוז נתונים, בקרה ומעקב אחר ביצוע החלטות.
תיאום ביקורים, ישיבות הנהלה ואירוח גורמים פנימיים וחיצוניים.
טיפול בנושאים אדמיניסטרטיביים שוטפים ומתן מענה אישי ומקצועי להנהלה.
עבודה בסביבה מרובת משימות, תוך שמירה על דיסקרטיות, סדר ודיוק.

ניהול שוטף ומקצועי של לשכת המנכל.
ניהול יומן ולוז מורכבים, תיאום פגישות ותעדוף משימות.
מתן תמיכה תפעולית ואדמיניסטרטיבית שוטפת למנכל.
עבודה ותיאום מול ממשקים רבים בתוך הקבוצה ומחוצה לה, לרבות עבודה שוטפת מול המחלקה המשפטית.
אחריות על מגוון נושאים אישיים ופרטיים עבור המנכל.
טיפול בתשלומים וחשבונות, ביטוחים וספקים.
תיאום טיסות, נסיעות וסידורי שהייה בארץ ובחול.
הזמנת ציוד, מזון ושירותים שונים וניהול ההתקשרויות הנלוות.
טיפול עצמאי במשימות אדהוק, מעקב ובקרה עד להשלמתן.

לחברת נדל"ן מבוססת דרוש/ה מנהל /ת משרד ומזכיר/ה אישית לתפקיד מגוון, עצמאי ודיסקרטי:

ניהול שוטף ומלא של המשרד.

ניהול יומן מורכב ותיאום פגישות מרובות משתתפים.

תמיכה אדמיניסטרטיבית ולוגיסטית צמודה למנכ"לית, כולל מעקב אחר משימות מקצה לקצה.

ניהול תכתובות ומיילים מול ממשקים בארץ ובחו"ל.

ארגון נסיעות, כנסים ואירועים.

טיפול במשימות משרד שוטפות, ניהול פגישות בזום וקבלת אורחים.

דרישות התפקיד:

ניסיון קודם כאיש אדמיניסטרציה / ניהול משרד ממשרדי עורכי דין או רואי חשבון - חובה.

עברית ברמת שפת אם, כולל ניסוח ברמה גבוהה מאוד - חובה.

אנגלית ברמה טובה (התכתבויות ותיאומים).

שליטה מלאה יישומי Office.

סדר וארגון ברמה גבוהה, דיסקרטיות מלאה, יחסי אנוש מצוינים ויכולת עבודה עצמאית בסביבה תובענית.

היקף המשרה: ימים א'-ה', 09:00-15:30 (אפשרות למשרה מלאה/גמישה).

תחומי אחריות:
ניהול יומן מורכב ודינמי, תיאום פגישות וניהול סדרי עדיפויות
ניהול ומעקב אחר משימות, תזכורות ותיאומים מול ממשקים רבים
טיפול שוטף בנושאים מקצועיים ואישיים/משפחתיים
עבודה מול גורמים בכירים, לקוחות, ספקים ונותני שירות
טיפול בסידורי נסיעות, הזמנות ותיאומים בארץ ובחו"ל
עבודה ברמת דיסקרטיות ואמון גבוהה מאוד

תחומי אחריות עיקריים:
עבודה שוטפת עם המנכ"ל בתכנון, תיעדוף וקידום סדר היום הניהולי
מתן תמיכה בקבלת החלטות ועבודת מטה עבור המנכ"ל, הכוללת הכנת חומרים, מצגות ומסמכי עבודה לדיונים, ישיבות, פגישות עסקיות ואירועים
ניהול ומעקב אחר תוכנית העבודה הארגונית והחלטות המנכ"ל וההנהלה עד להשלמתן
ניהול שגרת ישיבות ההנהלה והפורומים הניהוליים מקצה לקצה - החל מתכנון וניהול סדר היום והכנת החומרים, דרך כתיבת סיכומי דיון מפורטים והפצת החלטות, משימות ובניית לוחות זמנים
ניהול פרויקטים מיוחדים הדורשים הנעה רוחבית של ממשקים פנימיים וחיצוניים ללא סמכות ניהולית ישירה, לצד פתרון חסמים וקידום נושאים מורכבים בין יחידות הארגון.
ניהול יומן המנכ"ל: תכנון, תיאום ותיעדוף פגישות מרובות משתתפים, ניהול שינויים דינמיים בלוחות הזמנים וליווי המנכ"ל בפגישות, סיורים ואירועים מחוץ למשרד
ניהול תקשורת ותיעדוף של כלל הפניות והמידע המגיעים למנכ"ל בערוצים השונים
אחריות כוללת על התפעול האדמיניסטרטיבי והנסיעות של המנכ"ל