דרושים » אדמיניסטרציה » עובד/ת לתחום קשרי חוץ לאמנות בינלאומיות - השפה הגרמנית

ריכוז עבודתו השוטפת של חבר הנאמנים של האוניברסיטה ובכלל זה: עבודת הכנה וסיוע לנשיא לקראת אירועי חבר הנאמנים מדי שנה ובשיתוף פעולה מלא עם אגף קשרי חוץ, מינוי ועדות, מעקב אחר משימות, הפצת חומרים ועוד.
קשר רציף עם יו"ר חבר הנאמנים, הכנת ביקוריו בארץ ו/או בחו"ל.
ריכוז עבודת הוועד הפועל וועדות חבר הנאמנים: קשר רציף עם יושבי הראש של הוועדות השונות, הכנת סדר יום וחומרי רקע לישיבות.
טיפול במינויים והעלאות באישור הנשיא.
סיוע אדמיניסטרטיבי לנגיד האוניברסיטה ולעוזר/ת בכיר/ה לנשיא, טיפול בנסיעות וקביעת פגישות בהתאם לצורך.
עבודה שוטפת מול גורמים שונים באוניברסיטה ומחוצה לה ובכלל זה ניסוח והפצת מכתבים.
ניהול משרד ותפעול עבודת לשכת הנשיא ובכלל זה: מענה לטלפונים ודוא"ל, תיעוד, סיוע בהכנת מצגות ומסמכים לנשיא באנגלית ובעברית.
טיפול בפניות ללשכת הנשיא הכולל איתור חומר רלוונטי, בדיקת הפנייה וניסוח תשובה בהתאם.
סיוע בארגון אירועים וכנסים.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים.

לאקדמיה למוסיקה ולמחול בירושלים דרוש/ה מזכיר/ת לשכה
תיאור כללי:
האקדמיה למוסיקה ולמחול בירושלים היא מוסד להשכלה גבוהה, מוביל בישראל בתחומי היצירה, הביצוע וההוראה של מוסיקה ומחול, המוסמך להעניק תארים אקדמיים.
האקדמיה מבקשת למנות מזכירה בלשכת הנשיא - מנכ"ל.
כפיפות:
נשיא האקדמיה, מנכ"ל האקדמיה.
תיאור התפקיד:
אם יש לך שילוב בין נוכחות ייצוגית, שליטה נהדרת בשפה האנגלית ודיסקרטיות ללא פשרות - הלשכה שלנו מחפשת אותך.
אנו מציעים תפקיד מפתח דינמי, מרתק ומשפיע בלב העשייה, כזרוע הביצועית והייצוגית של הנהלת האקדמיה.
תמצית התפקיד - מזכירת הלשכה מהווה את עמוד השדרה התפעולי והייצוגי של לשכת הנשיא והמנכ"ל. התפקיד כולל תכלול משימות אסטרטגיות ואדמיניסטרטיביות מורכבות, ניהול יומנים רגישים, סינון פניות, ליווי לוגיסטי של אירועים רשמיים, ויצירת סביבת עבודה מסונכרנת, יעילה ומתוזמנת היטב.
היקף המשרה ושעות העבודה:
o היקף המשרה: 100% ימים א' - ה'
o מתכונת עבודה רוטינית (התחלת יום בין 8:30 ל-9:00 וסיום בהתאם), יחד עם נכונות מפעם לפעם להישאר בישיבות או אירועים בשעות המאוחרות (בתיאום מראש והתאמת שעות ההתחלה).
o תחילת עבודה: מיידית
רק פניות מתאימות יענו.

סיוע לדיקן של בית הספר במגוון נושאים ובכלל זה:
ניהול הלשכה, ארגון יומן ותיאום ישיבות ופגישות.
הכנת חומרים רלבנטיים וסיוע באיסוף וריכוז נתונים שונים לבקשת הדיקן.
תאום פעילות הדיקן, ריכוז פניות וקשר שוטף מול כלל גורמי הפנים והחוץ.
טיפול במלגות, ריכוז ישיבות וועדת פיתוח והשתתפות בוועדות נוספות.
אחראיות על תאום, פרסום וארגון מועצת הפקולטה.
מעקב אחר ביצוע החלטות הדיקן וכתיבת מזכרים וסיכומים בהתאם להנחייתו.
טיפול וסיוע לחברי סגל, סטודנטים ומרצים בנושאים אקדמיים ומנהליים המופנים לדיקן.
אחריות וטיפול בביקורי משלחות, תורמים ואורחים מהארץ ומחו"ל.
טיפול ואחריות על תחום הבינלאומיות.
סיוע שוטף להנהלת ביה"ס בנושא קשרי חוץ ותורמים.
סיוע בארגון כנסים ואירועים.

ניהול יומן, הכנת חומרי רקע, סיכום ישיבות ומעקב אחר ביצוע משימות.
ניסוח מכתבים בשפה העברית והאנגלית.
טיפול בנסיעות לחו"ל של ראש המרכז.
איסוף, ריכוז והכנת חומרים לצורך דוחות אקדמיים, לרבות מעקב אחר פעילות ומחקרים.
ריכוז, ליווי ותיאום תהליכי מינוי וקידום של חברי סגל אקדמי, לרבות עבודה מול גורמים פנים-אוניברסיטאיים וחיצוניים.
הכנת חומרים והגשת מועמדויות לפרסים אקדמיים.
ארגון פגישות פקולטה וועדות.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים

ריכוז וטיפול בפניות תלמידי בוגר ובכלל זה: סיוע ברישום לקורסים, מתן מידע על תכנית הלימודים, הנפקת אישורים לראיונות ולהתמחות ועוד.
קבלת קהל ומתן מידע לסטודנטים בנושאי הוראה ותלמידים.
טיפול והכנסת שאלוני בחינות למערכת מודל בחינות.
אישור ציוני קורסי בחירה וסמינרים במערכת האורביט, כולל ניהול בקשות להארכת זמן וטיפול בערעורים.
מעקב אחר התקדמות הסטודנטים בהתאם לדרישות התואר
ריכוז פניות ותמיכה במערכת האורביט מול גורמים אחרים במזכירויות החוגים של משפטים וקרימינולוגיה
עבודה משרדית שוטפת במזכירות תלמידים: מענה לפניות טלפוניות ופניות בדוא"ל ממרצים וסטודנטים והפקת דוחות נתונים.
סיוע בארגון טקסים ואירועים של הפקולטה.
מטלות נוספות בהתאם להוראות הממונים

הובלת תחומי התכנון הארגוניים ובהם פיתוח והטמעת תוכניות עבודה, מדידה, מעקב ובקרה; וכן הובלת תהליכי תכנון רוחביים ומורכבים. במסגרת התפקיד נדרשים ריכוז ותיאום צוותי עבודה חוצי-ארגון בנושאי תוכן שונים ובחינה וקידום רוחבי של עבודות מטה ביד ושם. התפקיד דורש יכולת עבודה מול כלל דרגי העבודה ביד ושם. התפקיד כולל ביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה.
תחומי אחריות: הובלת תוכניות העבודה, תהליכי תכנון וריכוז עבודת מטה הובלה ויישום של מתודולוגיית התכנון הארגונית לרבות היערכות וגיבוש תוכניות עבודה, בהתאם למתודולוגיה הציבורית ולתפיסה הנהוגה ביד ושם. ובכלל זה תהליך הערכת מצב, עדכון מטרות ויעדים, גיבוש משימות, קביעת מדדים, מדידה שוטפת ומנגנוני בקרה. מעקב בקרה, ניתוח, גיבוש המלצות והצגה מושכלת של תוכניות העבודה השנתיות והרב-שנתיות, כולל איסוף נתונים, בחינת עמידה ביעדים ובמדדים וניתוח חסמי ביצוע הנחייה מקצועית וייעוץ לדרגי הניהול, ביחס לקידום תוכניות העבודה שתחת אחריותם תוך הסתכלות רוחבית ומניעת כפילויות ותהליכי כשל תפקודי - פנים ארגוני. עבודה שוטפת עם אגף הכספים להטמעת תהליכי תכנון-תקצוב. קידום שיתופי פעולה מקצועיים פנים וחוץ ארגוניים; סיוע למנהלת האגף בריכוז עבודות מטה מגוונות.
תכלול צוותי עבודה חוצי ארגון בנושאי תוכן שונים הובלה וריכוז צוותי עבודה ביד ושם העוסקים בתחומי עיסוק שונים לרבות תחומי תוכן ממוקדים שיוגדרו. ריכוז והובלת תוכניות העבודה השנתיות של צוותי העבודה בתחומי תוכן שיוגדרו באופן ממוקד. ליווי, מעקב, בקרה וסיוע לחברי הצוותים בקידום הסוגיות השונות. גיבוש דוחות ביצוע, מסקנות ותיאום עם גורמים רלוונטיים בתוך הארגון ובעת הצורך גם מחוצה לו. עדכון וסנכרון שוטף מול צוותי העבודה