מתן מידע למתעניינים בלימודים בחוג, קבלת קהל ומענה לפניות.
טיפול בהליך מיון וקבלה ללימודים ביה"ס הכולל - שיווק התוכנית, מתן מידע, ריכוז ועדות קבלה, זימון מועמדים ומראיינים, הכנת תיקי ראיונות, דיווח קבלה.
סיוע בהכנת תכנית לימודים עם יו"ר אקדמי, שיבוץ קורסים ומרצים, תיאום כיתות הוראה במערכות השונות וטיפול בהקצאות קורסים.
טיפול בסטודנטים ובכלל זה ניהול מידע אישי, מתן מענה לפניות, רישום לקורסים, מתן פטורים, התאמות והקלות, מניעת נשירה, הנפקת אישורים וטיפול במלגות.
סיוע בטיפול בבוגרים המתגוררים בחו"ל, הנפקת אישורים למוסדות לימודים בינלאומיים וכו'.
אחריות וטיפול על דיווח ציונים.
אחריות על הגשת תזות ומבחני גמר.
סגירת תארים, הנפקת תעודות סיום.
ארגון אירועים, טקסים וסמינרים ובפרט ימי אוריינטציה, ימים פתוחים ועוד.
סיוע בריכוז וועדות בית הספר, הכנת חומרי רקע ודוחות, כתיבת פרוטוקולים והכנת חומרים לאקרדיטציה וניטור.
אחריות לעדכון אתר אינטרנט של בית הספר ופרסום במדיה החברת

מטרת התפקיד
ניהול מקצועי, יעיל ודיסקרטי של לשכת המנכ"ל, תמיכה שוטפת בעבודת המנכ"ל והבטחת תיאום, בקרה ומעקב אחר החלטות ומשימות מול גורמי פנים וחוץ.
תחומי אחריות מרכזיים
ניהול לשכת המנכ"ל וסדר היום, לרבות תיאום ותיעדוף פגישות, ישיבות ומחויבויות.
מעקב ובקרה אחר משימות, החלטות ובקשות של המנכ"ל ומעקב אחר ביצוע.
היערכות לפגישות ולדיונים עם גורמי פנים וחוץ: ריכוז נושאים, הכנת חומרי רקע, מצעים לדיון ומצגות.
ריכוז עבודת הוועד המנהל ויו"ר העמותה: תיאום ישיבות, גיבוש סדרי יום, הפצת חומרים, כתיבת פרוטוקולים ומעקב אחר החלטות.
הכנת ישיבות, לרבות תיאום משתתפים, חומרים נלווים וסידורים תפעוליים.
כתיבת סיכומי ישיבות, הפצתם ומעקב אחר יישום ההחלטות.
ניהול מידע, מסמכים ותכתובות הקשורים לפעילות המנכ"ל, תוך שמירה על סדר, זמינות ודיסקרטיות.
טיפול בפניות המגיעות ללשכה ולארגון, ניסוח מענה, ניתוב לגורם המתאים ומעקב אחר הטיפול.
תיאום ביקורים, פגישות ואירועים משמעותיים הקשורים לפעילות

תפקיד מפתח דינמי המשלב אדמיניסטרציה, תפעול מערך הסטאז' וניהול קהילת הסטודנטים.

מה כולל התפקיד?
מענה, ליווי וסיוע שוטף לסטודנטים ולסטאז'רים.
ניהול הנוכחות הדיגיטלית (אתר אינטרנט ורשתות חברתיות) והנגשת מידע.
ניהול שיבוצים, לוחות זמנים ורוטציות במחלקות בית החולים.
תפעול משרדי שוטף וזרוע ביצועית צמודה למנהלת המערך.

***המשרה פונה לנשים וגברים כאחד***

מתן מענה למנהלים וטיפול בתחום יחסי ציבור במגוון נושאים:
גיבוי טלפוני למזכירת מנכ"ל
תיוקים והקלדות
סיוע במטלות משרדיות שונות
עזרה לבעלי תפקידים במשרד
הזמנת ציוד

מתן שירותים לסטודנטים, לסגל האקדמי ולסגל המנהלי בנושאי הוראה ותלמידים.
סיוע לסגל בית הספר לרפואה בנושאי הוראה, לימודים ובנושאים טכניים ואדמיניסטרטיביים.
סיוע בתיאום לו"ז מרצים על פי הנחיות ראש תחום הוראה ותלמידים.
סיוע בטיפול בבחינות, תיאום בחינות, עריכה והזנה במערכות ודיווח ציונים.
סיוע בבדיקת זכאות לתואר, סגירת תארים והפקת אישורי לימודים וגיליונות ציונים לסטודנטים.
סיוע בארגון טקסים, אירועים וימים פתוחים.
עבודה משרדית שוטפת: מענה לפניות טלפוניות ופניות בדוא"ל ממרצים וסטודנטים
מטלות נוספות ושוטפות בהתאם לפרויקטים השונים ולהוראות הממונים.

מתן מענה ותיאום כיתות להוראה לקורסים של הפקולטה למדעי החברה וסיוע לפקולטות אחרות, שיריון כיתות לאירועים חד פעמיים ושיבוץ במערכת האוניברסיטאית.
מתן עזרה בתפעול המערכת הממוחשבת.
סיוע בהכנה לקראת תקופת המבחנים - הזנת נתוני שעות ואולמות, סיוע בזימון משגיחים, ריכוז ודיווח שעות עבודה למשגיחים וכד'.
סיוע בתפעול ימי הבחינות - טיפול בהתאמות מיוחדות, חלוקת מחשבים ניידים לבחינות וכו'.
מסירת וקבלת בחינות, תפעול תקלות אונליין ועוד.
משימות נוספות בהתאם לדרישות הממונים.

העבודה במשרה מלאה בקמפוס הר הצופים בהעסקה לפי שעות.
במהלך תקופת הבחינות נדרשת זמינות גם אחר-הצהריים ובימי שישי.
תחילת עבודה: מיידי.

ריכוז פרויקטים ותוכניות שנתיות: תכנון, תקצוב, הצטיידות וניהול מלאי, שיווק, הכנה, ביצוע, תיעוד ודיווח.
אחריות על ימי עיון מדעיים כולל שיווק, תכנון, תקצוב, הכנה הצטיידות וביצוע.
ריכוז הטיפול במדריכים הכולל גיוס, הכשרה, ליווי ומישוב.
פיתוח תכנים, גיבוש וריכוז מערכי שיעור והדרכה של פעילויות ופרויקטים.
יצירה ותחזוקה של שיתופי פעולה עם גורמי פנים וגורמי חוץ, טיפול בלקוחות ובספקים.
השתתפות בפרויקטים גדולים של המרכז הכוללים מחנות קיץ, מחנות חגים, אירועים ועוד.
משימות נוספות בהתאם להנחיות הממונים.

אחריות וטיפול בנושאים אדמיניסטרטיביים של מרכזי המחקר: מענה לפניות טלפוניות ודוא"ל וסיוע בתיאום פגישות.
עבודה מול ספקים, טיפול בחשבוניות, הזמנות רכש ודיווח מלגות.
ניהול אתר האינטרנט ודף הפייסבוק של מרכזי המחקר.
טיפול בעריכה והפצה של קולות קוראים וכרזות אירועים.
סיוע בהכנה של דו"חות הפעילות השנתית של מרכזי המחקר.
טיפול באורחי מרכזי המחקר.
אחריות להפקה וארגון אירועים אקדמיים.
מטלות נוספות בהתאם להנחיית הממונים.
כפיפות ישירה למנהלת היחידה לניהול מרכזי מחקר.