אנו מחפשים רכז/ת אדמיניסטרציה בעל/ת סדר וארגון ברמה גבוהה, תודעת שירות מפותחת ויכולת ירידה לפרטים, לתמיכה בצרכים התפעוליים השוטפים של הארגון. התפקיד כולל אחריות על ניהול מכשירים סלולריים וחבילות תקשורת, תיאום ציוד משרדי וכיבוד, ניהול רשומות וארכיון החברה, ומתן תמיכה אדמיניסטרטיבית ותפעולית שוטפת. המועמד/ת האידיאלי/ת יהיה/תהיה יוזמתי/ת, ממוקד/ת שירות ובעל/ת יכולת לנהל מספר משימות במקביל תוך עבודה מול ממשקים פנימיים וספקים חיצוניים. מדובר במשרה מלאה, בכפיפות למנהל/ת רכש עקיף ומתקנים (Facilities) ישראל.
Responsibilities:
ניהול כרטיסי סיבוס
* ניהול הקצאה ומעקב אחר כרטיסי סיבוס לעובדים.
* תחזוקה ועדכון נתונים במערכות הרלוונטיות.
* טיפול בפניות עובדים בנושאים הקשורים לשירותי סיבוס.
* הקפדה על עמידה במדיניות החברה ובנהליה. ניהול מכשירים סלולריים ותקשורת
* ניהול מכשירי הסלולר של החברה, מנויים ואביזרים נלווים.
* תיאום הזמנות ואספקת מכשירים סלולריים לעובדים.
* הפעלה, הקפאה ועדכון מנויים סלולריים לפי הצורך.
* תיאום חבילות תקשורת בינלאומיות לעובדים הנוסעים לחו"ל.
* טיפול במכשירים שאבדו, נגנבו או ניזוקו מול העובדים וספקי השירות.
* עדכון פרטי משתמש במערכות הסלולר.
* ניהול מלאי מכשירים חלופיים וציוד נלווה.
* מתן תמיכה ושירות שוטף לעובדי החברה בישראל ובעולם בנושאי סלולר. ניהול חשבוניות רכבי חברה
* בקרה ובדיקת חשבוניות רכבי החברה.
* וידוא דיוק החשבוניות ועמידה במדיניות החברה.
* טיפול בדוחות תנועה, העברת אחריות ותהליכי תשלום.
* פתיחת הזמנות רכש (PO) ותיאום תשלומים נלווים לפי הצורך. ניהול ציוד משרדי וכיבוד
* ניהול הזמנות שוטפות של ציוד מטבח, כיבוד וציוד מתכלה למשרד.
* עבודה שוטפת מול צוותי תחזוקה וניקיון לצורך זיהוי חוסרים וצרכי מלאי.
* מעקב אחר אספקות ואישור חשבוניות ספקים.
* טיפול בבעיות הקשורות למוצרים חסרים, פגומים או תקולים.
City:
Petah Tikva
דרישות:
* לפחות 3 שנות ניסיון בתחום האדמיניסטרציה המשרדית.
* שליטה בתוכנות משרדיות כגון Word, Outlook ו-Google Workspace.
* ניסיון בעבודה כמשתמש/ת במערכת Priority.
* 12 שנות לימוד
* תואר ראשון - יתרון.
* כושר ביטוי ותקשורת גבוה בעברית ובאנגלית.
* יחסי אנוש מצוינים ויכולת עבודה מול מגוון ממשקים.
* יכולת לבנות שיתופי פעולה בין מחלקות ולעבוד בסביבה מרובת ממשקים.
* יכולת עבודה בסביבה דינמית ומהירה תוך ניהול מספר משימות במקביל.
* יכולת תעדוף משימות וניהול עומסי עבודה.
* תודעת שירות גבוהה מאוד.
* דיוק, סדר וירידה לפרטים.
* עברית ואנגלית ברמה גבוהה בכתב ובעל פה. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.