ניהול ותפעול שוטף של לשכת המנכ"ל ברמה המקצועית והגבוהה ביותר.
התפקיד מהווה צומת מידע מרכזי בארגון ודורש סיוע אדמיניסטרטיבי ותפעולי למנכ"ל, תוך תיאום שוטף מול הנהלת המכללה, מנהלי השלוחות השונות, גורמי חוץ ושותפים עסקיים
תחומי אחריות מרכזיים:
ניהול יומן מורכב ודינמי: תיאום וניהול פגישות מרובות משתתפים בסביבה משתנה, תעדוף פניות בזמן אמת, סינון וניתוב בקשות בהתאם לדחיפות ולחשיבות.
הפקת דוחות ועיבוד נתונים: ריכוז נתונים ממחלקות השונות (שיווק, ייעוץ, תפעול וכספים), והכנת דוחות סטטוס תקופתיים, מצגות וחומרי רקע לקראת ישיבות הנהלה ופגישות עסקיות.
ניהול מסחרי ותפעולי: הפקה, טיפול ומעקב אחר הצעות מחיר, הסכמי התקשרות מול ספקים ומכרזים. ניהול רכש משרדי ללשכה ולגופי ההנהלה.
ממשקי עבודה וניהול רוחבי: קשר שוטף ורציף מול מנהלי מחלקות, רכזי שלוחות בפריסה ארצית וגורמי תעשייה/חברות חיצוניות שעובדות מול המכללה.
מזכירות הנהלה ומעקב ביצוע: ארגון ישיבות הנהלה, כתיבת סיכומי דיון, גזירת משימות ומעקב אחר ביצוען והטמעתן בשטח מול הגורמים הרלוונטיים.
ארגון והפקת אירועים: סיוע בארגון ימי היערכות, השתלמויות סגל, ישיבות הנהלה מורחבות ואירועי חברה פנימיים.
חדשנות וייעול: זיהוי והטמעה של כלי עבודה דיגיטליים מתקדימים (מערכות ניהול משימות, אוטומציות וכלי AI) לייעול עבודת הלשכה
דרישות:
דרישות התפקיד וניסיון מקצועי:
ניסיון קודם ומוכח של שנתיים לפחות בניהול לשכה, מזכירות בכירה או כעוזר.ת אישי.ת למנכ"ל - חובה.
שליטה מלאה בסביבת עבודה ממוחשבת, לרבות מערכות אופיס (בדגש על Excel להפקת דוחות ו-PowerPoint למצגות/ קנבה) - חובה.
ניסיון בעבודה מול מערכת גלבוע - יתרון.
ניסיון בעבודה בארגונים מבוזרים (בעלי מספר סניפים/שלוחות) או מוסדות השכלה/הכשרה - יתרון משמעותי.
עברית ברמת שפת אם, יכולת ניסוח והתנסחות ברמה גבוהה (בכתב ובעל פה). אנגלית ברמה טובה.
כישורים ומאפיינים אישיים:
"ראש גדול" ופרואקטיביות: יכולת צפייה של צרכי המנכ"ל והמערכת צעד אחד קדימה.
סדר וארגון: יכולת ניהול מספר פרויקטים במקביל (Multi-tasking) תוך ירידה לפרטים הקטנים.
יחסי אנוש מעולים: תודעת שירות גבוהה, יכולת עבודה טובה בצוות ורגישות ארגונית.
דיסקרטיות ואמינות: התנהלות מול חומרים רגישים, נתוני שכר וחוזים באופן החסוי ביותר.
יכולת עבודה תחת לחץ: תפקוד אפקטיבי בסביבה דינמית ועמוסה.
הניסוח נכתב בלשון נקבה מטעמי נוחות בלבד, אך מיועד כמובן לשני המינים. המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.