דרושים » אדמיניסטרציה » מנהל/ת לשכת מנכל

לארגון מוביל בעל צביון דתי בירושלים דרוש/ה מרכז/ת לשכת מנכ"ל, לתפקיד המשלב: עבודה שוטפת עם המנכ"ל וצוות המטה, מעקב אחר קבלת החלטות והוצאה לפועל שלהן, ריכוז והובלת פרוייקטים ותהליכים ארגוניים, סיוע בבניית נהלים ארגוניים, בניית תכניות עבודה, ניהול יומן, תיאום ישיבות ודיונים רבי משתתפים, הכנת חומרים, תיעוד וכתיבת פרוטוקלים, איסוף וסידור מידע ארגוני, כתיבת מסמכים, דוחות ומצגות עבור הנהלת הארגון, עבודה מול גורמים בכירים פנים וחוץ ארגוניים, מענה לפניות וביצוע מטלות אדמיניסטרטיביות שוטפות בלשכה, ועוד.
*המשרה ממוקמת בירושלים*

לארגון מוביל ודינאמי דרוש/ה מנהלת לשכה, לתפקיד מפתח הכולל עבודה צמודה למנכ"ל וניהול שוטף של פעילות הלשכה.

מדובר בתפקיד מרכזי, דיסקרטי ורב-אחריות, הדורש סדר, יוזמה, חשיבה קדימה ויכולת תמרון בין משימות רבות במקביל.

תחומי אחריות:

- ניהול יומן מנכ"ל מורכב ותיאום פגישות מרובות משתתפים

- ריכוז והכנת חומרים לישיבות הנהלה ודירקטוריון

- מעקב אחר משימות והנעת תהליכים חוצי-ארגון

- עבודה שוטפת מול הנהלה בכירה, גורמים חיצוניים ושותפים עסקיים

- טיפול בהתכתבויות, מסמכים רגישים ונושאים דיסקרטיים

- סיוע אדמיניסטרטיבי ותפעולי שוטף למנכ"ל

לחברת נדל"ן דינאמית וצומחת דרוש/ה מזכיר/ת מנכ"ל לתפקיד משמעותי הכולל ניהול אדמיניסטרטיבי שוטף של לשכת המנכ"ל ועבודה מול ממשקים פנים וחוץ ארגוניים.

תחומי אחריות:

ניהול יומן מנכ"ל ותיאום פגישות מרובות משתתפים

מענה טלפוני וניהול תכתובות

הכנת חומרים לישיבות הנהלה וישיבות דירקטוריון

מעקב אחר משימות, החלטות ולוחות זמנים

עבודה מול גורמים בכירים, משקיעים, יועצים וספקים

טיפול במסמכים, חוזים וחומרים רגישים

סיוע אדמיניסטרטיבי שוטף בהתאם לצורך

הספרייה הלאומית בירושלים היא מרכז תרבות פועם חדשני ודינמי ובו תהליכי יצירה רעיונות למגוון רחב של אירועים וחוויות תרבותיות: הפקות מקור ייחודיות, מופעים, פסטיבלים, כנסים, הרצאות ושיחות.
דרוש/ה רכז/ת תיאום ובקרה נמרצ/ת, יעיל/ה ואחראית לריכוז ההיבטים המנהליים לתחום התרבות בספרייה הלאומית.

כפיפות: למנהלת תחום התרבות.

תיאור התפקיד:
ריכוז מידע ותיאום בין עבודת הצוותים השונים בתחום ומול תחומים ואגפים נוספים בספרייה
ארגון וניהול ארכיון פרסומים, צילומי תיעוד ופרסום טיפול בהסכמים עם ספקים ואומנים, הכנת חומרים לוועדות, מעקב אחר חשבוניות ותשלומים, הוצאת דוחות נתונים, כתיבת חומרים להצגת תכנים בפני גורמים שונים והכנת מצגות
מענה לפניות
סיוע מנהלי בהפקת אירועים גדולים

מתן שירותי אדמיניסטרציה ובכלל זאת:
1. ניהול יומן מרובה ממשקים באמצעות יומן ממוחשב לרבות, תיאום פגישות, תיאום ישיבות, וועדות ופורומים שונים עם גורמי פנים וחוץ;
2. ריכוז מידע והכנת חומרים לקראת ישיבות והפצתם למשתתפים, מתן תמיכה מנהלית במהלכן;
3. כתיבת פרוטוקולים לישיבות וביצוע מעקב ובקרה אחר יישום המשימות והחלטות שהתקבלו;
4. ריכוז ומתן מענה בכתב, לרבות בדוא"ל ובעל פה, לרבות טלפונית;
5. יתכן מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית לעובדים על פי השיוך הארגוני;
6. ביצוע משימות מנהליות שונות כגון: רכש, הדרכה ארגון פעילויות ארגוניות וימי עיון, תוך תיעדופן וניתובן באופן המקצועי והיעיל ביותר;
7. סיוע במשימות שוטפות נוספות וריכוז תחומים מקצועיים בהתאם לצורך;
8. עבודה מרובת ממשקים, עם חומרים רגישים ודיסקרטיים.

מתן שירותי אדמיניסטרציה ובכלל זאת:
1. ניהול יומן מרובה ממשקים באמצעות יומן ממוחשב לרבות, תיאום פגישות, תיאום ישיבות, וועדות ופורומים שונים עם גורמי פנים וחוץ;
2. ריכוז מידע והכנת חומרים לקראת ישיבות והפצתם למשתתפים, מתן תמיכה מנהלית במהלכן;
3. כתיבת פרוטוקולים לישיבות וביצוע מעקב ובקרה אחר יישום המשימות והחלטות שהתקבלו;
4. ריכוז ומתן מענה בכתב, לרבות בדוא"ל ובעל פה, לרבות טלפונית;
5. מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית לעובדים על פי השיוך הארגוני;
6. ביצוע משימות מנהליות שונות כגון: רכש, הדרכה ארגון פעילויות ארגוניות וימי עיון, תוך תיעדופן וניתובן באופן המקצועי והיעיל ביותר;
7. סיוע במשימות שוטפות נוספות וריכוז תחומים מקצועיים בהתאם לצורך;
8. עבודה מרובת ממשקים ותחת לחץ, עם חומרים רגישים ודיסקרטיים.

הזדמנות להצטרף לצוות מוביל במוסד אקדמי איכותי 
למרכז האקדמי הרב תחומי ירושלים דרוש /ה רכז/ת חוג
אחריות על מערכת השעות של החוג
אחריות להכנת לוח בחינות ופרסומו, לסטודנטים ומרצים.
קשר עם ממשקים נוספים כגון ועדת משמעת, ועדת גמול הצטיינות, מערכות שעות ולוחות מבחנים בקמפוס שטראוס
טיפול בתהליך קליטת מרצים מול מחלקת מש"א.
הפקת דוחות, מכתבים, ריכוז נתונים והפצת נהלים.
ריכוז נתונים, חומרים והפקת דו"חות לקראת ישיבות ופורומים שונים בחוג, לרבות ועדות הוראה, כתיבת פרוטוקול, מעקב ויישום החלטות.
הכנת מצבת החוג, שיבוץ מרצים ומעקב שוטף אחר תקציבי החוג.
תיאום ושיבוץ כיתות לימוד בהתאם למערכת השעות.
טיפול בשיבוצי סטודנטים לקורסי הלימוד, לרבות תכניות חלקיות וקורסי בחירה.
טיפול בבחינות וציוני בחינות על כל היבטיו.
טיפול בדוחות לרבות דוחות בודקי תרגילים ומבחנים
הכנת בקשות זכאות לתואר, הגהת תעודות גמר וציונים.
קליטת מסמכים של אנשי סגל החוג, מעקב ודיווח אחר היעדרויות ושיעורי השלמה.