דרושים » אדמיניסטרציה » לבית הלוחם ירושלים דרוש /ה מזכיר /ה לאגף תרבות

טיפול אדמיניסטרטיבי - תפעולי בצרכי המחלקה ומתן מענה אדמיניסטרטיבי ולוגיסטי למנהלת המחלקה, לצוות, לקהל ולכלל מדורי המחלקה. התפקיד כולל ביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה.
תחומי אחריות: מזכירות - טלפון, מייל, יומן אחריות לגביית כספים מקבוצות חינוכיות וחובות בגין פעילויות המחלקה סיוע בקליטה לוגיסטית של כלל קבוצות המחלקה המגיעות לפעילויות השונות סיוע בטיפול בהזמנת קבוצות במערכות הארגון הפנימיות, הקלדת נתוני פעילות מענה לצוות המדריכים עבודה מנהלתית שוטפת מול גורמים רלוונטיים ביד ושם וגורמי חוץ (ספקים כגון נציגי בתי ספר, חברות אוטובוסים ועוד) מתן שירות לקהל הפונים, צוותי המחלקה, צוותי ביה"ס וצוותי יד ושם סיוע בלוגיסטיקה של כנסים ואירועים במחלקה: רישום, תיאום עם גורמים חיצוניים, תיאום היסעים, מלונות וכו' סיוע בריכוז נתונים והכנת דוחות לפי דרישה

דרוש ראש צוות אדמיניסטרציה, במחלקת חינוך ולמידה בחו"ל.
אחריות על ניהול ההיבט האדמיניסטרטיבי תפעולי של המחלקה וכן ההיבט הכספי של התנהלותה; מתן מענה לצרכי המחלקה - מנהלת המחלקה והצוות, בתחומי הלוגיסטיקה, התפעול והאדמיניסטרציה. סיוע למנהלת המחלקה בניהול השוטף וכן בתהליכי מעקב ובקרה על ביצוע; מתן סיוע לרכזים במיקוד משימותיהם. התפקיד כולל ביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה.
תחומי אחריות: אחריות לטיפול אדמיניסטרטיבי ולוגיסטי בצרכי היחידה מתן סיוע אדמיניסטרטיבי למנהלת המחלקה וסיוע בהפקת התוכנית השנתית ונגזרות בהיבטי התפעול והלוגיסטיקה תכנון וניהול עבודת הצוות האדמיניסטרטיבי, מעקב אחר ביצוע המשימות ומתן פתרונות עבודה עם צוותי המחלקה וגורמים חיצוניים לזיהוי, תכנון ויישום הצרכים הלוגיסטיים -אדמיניסטרטיביים הנדרשים אפיון צרכים טכנולוגיים בשת"פ עם צוותי המחלקה ואגף טכנולוגיות מידע בארגון מתן שרות לקהל הפונים, צוותי המחלקה, צוותי האגף וצוותי יד ושם רישום קליטה ועדכון מדריכים / מרצים במערכות האגף ריכוז הטיפול בפניות הציבור של המחלקה והעברה לגורם המתאים אחריות לתיאום תפעול לוגיסטי - כנסים, סמינרים, ימי עיון והשתלמויות תכנון ותפעול סמינרים, ימי עיון, השתלמויות וכנסים רבי משתתפים בהיבט הלוגיסטי-תפעולי אחריות לטיפול בהיסעים, מלונות, מדריכים ומרצים, חדרי פעילות, מזון וצרכים לוגיסטיים שונים כולל תכנון וסידור כיתות אחריות על הקלדת נתוני הפעילות ותשלומים למדריכים, מרצים וספקים, וניהול כספים של המחלקה (החזרי טיסות, קביעת תשלום לפעילויות) הכנת דוחות וריכוז נתונים על פי הצורך.

ניהול משרד הנהלת המכון וטיפול אדמיניסטרטיבי של צרכי היחידה, אחריות לוגיסטית על ארגון אירועי מכון המחקר וסיוע בנושא מלגות ומענקי מחקר. התפקיד כולל ביצוע משימות נוספות עפ"י צרכי היחידה.
תחומי אחריות: ריכוז ועדות המכון: זימון חברי הוועדות לישיבות, הכנת חומרים לישיבה והפצתם. סיוע בכתיבת פרוטוקולים תיאום לוגיסטי של נסיעות עבודה לחו"ל של חוקרים ותלמידי מחקר, כולל אחריות על מערכת ניהול הטיסות ('קומביטס') של עובדי המכון. טיפול ואחריות כוללת על קבלת ויזות לחוקרים מחו"ל, כולל תיאום מול משרד הפנים טיפול אדמיניסטרטיבי בתחום המלגות והמענקים הזמנת ציוד וכיבוד/סיוע במערכת התקציבית אלמוג עבודות מזכירות שוטפות (מענה טלפוני ובמייל, ניהול יומנים, דברי דואר, תיוק ועוד), אחריות על מערכת ה- CRM, ניתוב ומענה לפניות המגיעות למכון המחקר עדכון רשימות תפוצה ממוחשבות של מכון המחקר, והפצת מידע על אירועים ופעילויות המכון באמצעים האלקטרונים תיאום ותפעול לוגיסטי של כלל אירועי המכון (כנסים, ימי עיון, סמינרים וכד'), כולל אחריות מלאה על ארגון אירועים פרונטליים ומקוונים; קשר עם ספקים לקבלת הצעות מחיר לשירותים שונים, פתיחת הזמנה באלמוג ועוד הכנת חומרים נלווים לאירועים כולל הזמנות, מצגות, חוברות תקצירים וביוגרפיות, מהלכי טקס ועוד, ע"פ הצורך סיוע לוגיסטי בקליטת עמיתי המחקר