דרוש/ה מרכז/ת צוות.
היקף משרה 100% (40 ש"ש)
מטרות התפקיד: מתן שירותי מזכירות למנהל ולצוות התחנה בשירות הפסיכולוגי.
תחומי אחריות:
- קבלה, וניתוב שיחות טלפוניות וביצוע תיאום טלפוני בין גורמים פנים וחוץ עירוניים, בהתאם
להנחיות הממונה;
- ביצוע הדפסות והזנת הנתונים במערכות ממוחשבות שבשימוש היחידה;
- טיפול בדואר נכנס ובדואר יוצא של היחידה וניהול תיקיון התחנה;
- קבלת קהל המגיע לתחנה לקבלת שירות פסיכולוגי וניתובו, בהתאם לסוג הפנייה;
- ניהול יומ נו של מנהל התחנה;
- מתן שירות לפסיכולוגים העובדים בתחנה וביצוע עבודות עזר שונות בעבודת המזכירות.
כפיפות מקצועית: למנהל/ ת הצוות האזורי
כפיפות מנהלית: למנהל/ת מחלקה בכיר/ה למינהל ומשק
מטלות עיקריות:
קבלת פניות טלפוניות מגורמים שונים)כגון: הורים, מורים, תלמידים וכו'(, בירור נושאי השיחות, מתן מענה מתאים ו/או העברתן למנהלי התחנה או ניתובן לגורמים הרלוונטיים בתחנה;
ביצוע תיאומים טלפוניים שונים בין גורמים פנים וחוץ עירוניים רלוונטיים, בהתאם להנחיות מנהל התחנה,
בנושאים הקשורים למשימות השירות הפסיכולוגי (כגון: קביעת ישיבות, פגישות ופעילויות שונות, ארגון ישיבות ואירועים שונים וכו').
ביצוע עבודות הדפסה שונות עבור מנהל וצוות התחנה)מסמכים, מכתבים, פרוטוקולים, טבלאות וכו'(, בהתאם להנחיות הממונים ועפ"י סדרי עדיפויות שנקבעו על ידם; ריכוז, ארגון והזנת נתונים שונים במערכות הממוחשבות שבשימוש היחידה והפקת דוחות ממוחשבים, בהתאם להנחיות הממונים ;
טיפול בדואר נכנס ובדואר יוצא של היחידה, כולל קבלה, רישום ומיון מכתבים ופקסים נכנסים, פתיחתם וצילומם בהתאם לצורך, ניתובם לממונ ים או ליחידות הרלוונטיות בהתאם לנושאי הטיפול, להפצה ולמשלוח מכתבים ופקסים יוצאים, בהתאם להנחיות הממונה;
ניהול תיקיון התחנה, כולל ארגון, מיון ותיוק מסמכי היחידה ובקרה וניהול מעקב אחר העברת תיקי התחנה למגנזה תעשייתית, בהתאם לנהלים עירוניים ובתיאום עם כל הגורמים העירוניים הרלוונטיים;
קבלת קהל, המגיע לתחנה לקבלת השירות הפסיכולוגי, בירור נושאי הפנייה והפנייתם לגורמים הרלוונטיים באזור; קביעת פגישות וישיבות למנהל התחנה, כולל ניהול ועדכון יומני הפגישות, בהתאם ללוח זמנים, לחשיבות הנושאים ולהנחיות הממונה; ניהול מעקב אחר טיפול במסמכים, מכתבים ומזכרים שנשלחו לטיפול גורמים פנים וחוץ עירוניים שונים, כולל משלוח תזכורות בנדון, בתיאום עם כל הגורמים הרלוונטיים לנושאי הטיפול; הגשת סיוע למנהל ולצוות התחנה בריכוז, צילום והכנת מסמכים שונים לקראת ישיבות ודיונים שונים; ניהול מלאי הציוד המשרדי, המצרכים והטפסים לשימוש צוות התחנה, כולל ביצוע ההזמנות להשלמתם מהנהלת השירות עפ"י נהלי העירייה ובתיאום עם הממונה;
וידוא תקינותם, ניקיונם ותחזוקתם התקינה של מבנה התחנה והציוד הנמצא בו, בתיאום עם גורמים רלוונטיים והממונה; השתתפות בישיבות צוות מטה של השירות הפסיכולוגי, בהתאם להנחיות הממונה;
ביצוע מטלות ותפקידים נוספים עפ"י קביעות והנחיות הממונה.
מקבלי שירות של נושא התפקיד:
בתוך העירייה: מנהל וצוות התחנה, מינהל חינוך, השירות הפסיכולוגי החינוכי;
מחוץ לעירייה: תלמידים, הורים ומוסדות חינוך באזור גיאוגרפי של התחנה.
תאריך הגשת המועמדות: 11.1.26 00:00.
דרישות:
תואר אקדמי וניסיון של שנה אחת לפחות בעבודה בתחומי ארגון ומינהל או השכלה תיכונית מושלמת (תעודת בגרות) וניסיון של שלוש שנים לפחות כאמור;
רצוי קורסים בנושאי מזכירות ומינהל;
ידע וניסיון בהפעלת מערכות מחשב ובשימוש בתוכנות הOffice
יוזמה, כושר ארגון ותיאום;
יכולת ליצירת תקשורת בין אישית טובה;
כושר קיום מגע נאות עם עובדים, קהל ומוסדות;
כושר הבעה בכתב ובע"פ ;
ערבית – על בורייה ;
עברית - ברמה טובה מאוד;
רצויה ידיעת השפה האנגלית.
אישור ממשטרת ישראל כי אין מניעה להעסקת המועמד לפי החוק למניעת העסקה של עברייני מין במוסד המכוון למתן שירות לקטינים, התשס"א-2001 (הדרישה הנייל חלה על נשים). המשרה מיועדת לנשים ולגברים כאחד.