דרושים » אדמיניסטרציה » עוזר /ת אישית למנהל /ת משק לקיבוץ בעוטף

לחברה המובילה בתחומה דרוש/ה עוזר/ת אישית למנכ"ל החברה.
תיאור התפקיד:
- ניהול יומן- תיאום פגישות מורכבות, שמירה על לו"ז מסודר ותכנון ימי עבודה.
-מעקב ובקרה- אחר ביצוע משימות ופרויקטים, מעקב אחרי מועדים ודד-ליינים.
-טיפול במידע ומסמכים- עריכת מסמכים, מצגות ודוחות, תוך הקפדה על דיוק ופרטים.
-תמיכה אדמיניסטרטיבית שוטפת- טיפול במשימות משתנות, כולל מענה למיילים, שיחות טלפון ופתרון בעיות.
-תיאום עם ממשקים חיצוניים ופנימיים- עבודה מול לקוחות, ספקים וצוותים שונים בארגון.
-הובלת פרויקטים קטנים- לקיחת יוזמה וניהול משימות באופן עצמאי.
-סיוע בארגון אירועים ומפגשים- הובלה של ההכנות הלוגיסטיות והאדמיניסטרטיביות.

מחפשים/ות תפקיד מרכזי בליבת ההנהלה האקדמית?

זו משרה שמחברת בין ניהול לשכה, קשרי חוץ ופנים, תקציבים, קידום סגל אקדמי, אירועים, פרוטוקולים ופרויקטים פקולטיים תפקיד בכיר, עצמאי ובעל אחריות רחבה.

מה כולל התפקיד?
- ניהול ותפעול לשכת הדיקן ומתן מזכירות אישית לדיקן
-הובלת קשרי פנים וחוץ, לרבות קשרים עם אוניברסיטאות בארץ ובחול
-טיפול בתקציבי הדיקן וביצוע פעולות תקציביות שוטפות
-ריכוז ועדות, מועצת הפקולטה וכתיבת פרוטוקולים איכותיים
-תיאום ומעקב אחר יישום החלטות ועדות
-טיפול בקידום וקביעות של הסגל הבכיר: ריכוז תיקים, המלצות והתכתבויות מקצועיות
- ניהול בקשות קרנות השתלמות ושבתונים לרבות חריגים
-ביצוע רכש ומעקב תקציבי עבור הלשכה
-ריכוז קרנות החוקרים בפקולטה
-כתיבה ועריכת דוח פעילות הפקולטה (כולל ריכוז נתונים, עריכה, גרפיקה והפקה)
-עדכון נתוני סגל במערכות הפקולטה והפקת דוחות מקצועיים
-ארגון אירועים פקולטיים, אירוח אורחים וליווי הדיקן בפעילות שוטפת

לחברה מובילה ויציבה בקריית גת דרוש/ה אדמיניסטרטור/ית / מנהל /ת משרד לתפקיד מרכזי הכולל אחריות על תהליכים אדמיניסטרטיביים, עבודה מול לקוחות, תמיכה במשאבי אנוש ופעילות שוטפת מול מערכות מידע.
התפקיד משלב עבודה בקצב דינמי, אחריות רבה וסביבת עבודה מקצועית ונעימה.

?? תחומי אחריות מרכזיים:
מעקב אחר הזמנות לקוחות משלב קבלה ועד סיום הטיפול במפעל
עדכון נתונים וקליטה של ניירת לקוחות במערכות ייעודיות
עבודה שוטפת במערכת SAP חובה ניסיון
תקשורת ומתן דיווחים שוטפים באנגלית
עבודה שוטפת עם Office ובדגש על Excel
סיוע לרווחת העובדים ומשימות תומכות בתחום משאבי אנוש
תפעול שוטף של המשרד ותקשורת עם גורמים פנימיים וחיצוניים
דרישות התפקיד
ניסיון קודם בתפקיד אדמיניסטרטיבי חובה
ניסיון מוכח בעבודה עם SAP חובה
שליטה גבוהה באנגלית (כתיבה ותקשורת)
שליטה מלאה ביישומי Office ובמיוחד Excel
יכולת ארגון גבוהה, סדר, אחריות וראש גדול
שירותיות ויחסי אנוש מצוינים

במסגרת התפקיד:
?? ניהול צי רכב- מעקב וניהול אחר כלי הרכב בחברה, כולל רישום תחזוקה, מצב וזמינות.
??תחזוקה ותיקונים- תיכנון ופיקוח על טיפולים תקופתיים ותיקונים, עבודה מול מוסכים וספקים חיצוניים.
?? עמידה בדרישות חוק- הבטחת עמידה בדרישות חוק לרבות רשיונות, ביטוחים ועמידה בתקנים.
??דוחות ובקרה- הכנת דוחות שוטפים על מצב צי הרכב, תחזוקה ותקלות.

רפרנט.ית משאבי אנוש שירות ואדמיניסטרציה אחרא.ית על מתן שירות לעובדי המכללה ומתן וניהול המערך המנהלתי של המחלקה, תוך מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית לצוות משאבי האנוש ושמירה על תפקוד תקין ויעיל של המחלקה.

תחומי אחריות:
שירות משאבי אנוש
מתן מענה ושירות לבקשות סגל אקדמי ומנהלי כגון אישורי לימודים, העסקה,
קליטה ובקשות מיוחדות של עובדים, הנפקת כרטיסי עובדים.
מענה לשיחות טלפון ופניות פרונטליות וממוחשבות בכל ערוצי התקשורת עם
המח'
הפקת דוחות תקופתיים למול הגופים השונים כגון מל"ג, ות"ת ודוחות פנימיים.
סיוע בתהליכי גיוס כגון תיאום ראיונות, זימון מועמדים לראיונות, מעקב אחר
מועמדים, שליחת תשובות למועמדים ועדכון סטטוס במערכת הגיוס ממוחשבת.
ניהול יומן של מנהל.ת המחלקה
אדמיניסטרציה של מחלקת משאבי אנוש
אחריות על הארכיון הדיגיטלי של המחלקה תיוקים וסריקות
סיוע בפעילויות רווחה
סיוע במטלות שונות לבעלי תפקידים במחלקה בהתאם לצורך ועפ"י החלטת
הממונה